Conduire une réunion efficace

Information

Projet/collaboration

Réflexion/brainstorming

Résolution de problèmes

Formation

Conférence

Conseil d'administration

Point de situation/récurrent

Carte mentale

Durée par point/sous-objectf

Ambitieuse

Réaliste

Présence/représentation indispensable?

"Guest star"

Présence facultative

Est joignable en cas de besoin au cours de la réunion

One-to-one (tête à tête)

Visio

Idéal en alternance avec présentiel

Outil

éprouvé

performant

maîtrisé par tous les participants

Tester plusieurs jours avant si besoin

Stand up

Machine à café

Sur le terrain

Walk and Talk

"classique" en salle de réunion

Communiquer ordre du jour

Modalités pratiques précises

Lieu

Horaires

Lien intégration dans agenda

Rappeler la veille de la réunion

Support animation

Qui?

Quand?

Matériel

Vdéoprojecteur

Ecran

Paperboard

Connexions

Salle

A prévoir au plus vite

Anticiper besoins

Sonder participants requis

Framadate

Doodle

Statuer rapidement

Horaires

Début

Fin

Lieu

Objectif

Ordre du jour

Timing

Règles

Respect des horaires

Respect de l'ordre du jour

Attitude

Bienveillante

Factuelle

Positive

Constructive

Ecoute

"gage" si

digressions

conversations annexes entre participants

téléphone sonne

activité annexe (sms, mails, PC, Candy crush ou autre...)

Rôles

Maître du temps

Veille au respect du timing

Secrétaire/Prise de notes

Établit le compte-rendu en cours de réunion

Gardien du sujet

Recadre les éventuelles digressions

Être à l'écoute

Attitude/posture des participants

Répartition du temps de parole

Ajuster si écart important

"Qu'en penses-tu...?"

"Et toi, ....?"

Recentrer en cas de digression

"pour en revenir à notre sujet..."

"y-a-t-il un rapport avec notre sujet?"

"si ce point ne concerne pas l'objet de notre réunion d'aujourd'hui, et nous pourrons l'inscrire à l'ordre du jour de notre prochaine réunion si vous estimez que c'est nécessaire"

"c'est intéressant, cependant nous devons nous en tenir à l'ordre du jour pour respecter le timing"

Recadrer en cas d'indiscipline

Rappel de la règle évoquée en début de réunion

Demander de quitter la réunion en cas de participant récalcitrant

Faire des points d'étapes

Récap intermédiaire

Synthèse décisions

Avancement réunion

Synthèse (compte-rendu)

Décisions

Plan d'action

CQQCOQP

Mode de vérification

de la réalisation du plan d'action

de l’application des décisions prises

Bavard

Faire résumer/aller à l'essentiel

Reformuler pour conclure son intervention

Mr/Mme "Je-sais-tout"

Prendre en compte les apports

Donner un rôle (maître du temps ou autre) pour le canaliser

Lui proposer d'animer un point précis de l'ordre du jour

Pessimiste/contradicteur

Remercier pour l'observation

Inviter à rebondir sur proposition positive et constructive

Dormeur

Demander son avis

Impliquer dans la réunion

Donner un rôle

Rigolo

Accepter l'humour et reformuler sérieusement le propos si pertinent

Recadrer si propos hors sujet

Efficace

Clair

Rapidement

Avancement avant échéance

A l'échéance