Decreto 088 de 2022 : Digitalización y automatización de trámites en Colombia
Introducción
Objetivo del decreto
busca regular la
digitalización y automatización de trámites en
línea en Colombia.
Marco legal
Se fundamenta en la Constitución Política de
Colombia y en la Ley 2052 de 2020.
Establece principios de racionalización de
trámites y el uso de tecnologías de la información.
Importancia de la digitalización
Promueve la eficiencia en la administración
pública y mejora el acceso de los ciudadanos a
los servicios.
Busca reducir tiempos y costos en la
realización de trámites
Lineamientos para la digitalización
Guia de Implementación
Las autoridades deben asegurar acceso
gratuito a medios electrónicos en sus sedes
físicas.
Facilitar el acceso a derechos y obligaciones a través de los medios digitales
Condiciones generales
Las autoridades deben asegurar acceso gratuito a medios electrónicos en sus sedes fisicas
Se requiere personal capacitado para guiar a
los ciudadanos en el uso de plataformas digitales
Integración politicas existentes
Los lineamientos deben implementarse en conjunto con la Política de Gobierno Digital y la racionalización de trámites.
Se busca una alineación con estándares de
seguridad y privacidad establecidos por el
Ministerio de Tecnologías de la Información
Trámite
OPA (Otros Procedimientos Administrativos)
Proceso establecido por una autoridad administrativa para que los ciudadanos accedan gratuitamente a beneficios específicos derivados de programas o estrategias gubernamentales. A diferencia de los trámites, los OPA no necesariamente implican la regulación estatal y pueden surgir de iniciativas institucionales.
CAIP (Carpeta de Acceso Integral para el Ciudadano):
Herramienta digital que centraliza y organiza los documentos y trámites de un ciudadano en un formato accesible y seguro, garantizando su autenticidad, integridad y disponibilidad.
Definiciones clave
Conceptos Fundamentales
Automatización: Ejecución de tareas
administrativas por sistemas digitales en lugar
de humanos.
Digitalización: Uso de medios digitales para
gestionar trámites con intervención humana.
esmaterialización: Conversión de documentos
físicos a formatos digitales cumpliendo el
principio de equivalencia funcional
Cadena de trámites: Conjunto de trámites
interrelacionados que requieren la intervención
de diferentes autoridades.
Interoperabilidad: Capacidad de las
organizaciones para intercambiar información y
Colaborar en procesos.
Racionalización de trámites
Mejora la transparencia y participación
ciudadana en la administración pública.
Gestión Documental y Seguridad
Sistema de Gestión Documental Electrónica
Las autoridades deben contar con un sistema
que garantice autenticidad, integridad y
disponibilidad de documentos electrónicos.
Se debe asegurar un adecuado tratamiento
archivístico de la información digitalizada
Normas de Seguridad y Protección de Datos
Cumplimiento de normas de seguridad digital y
protección de datos personales durante el
proceso de digitalización.
Se deben adoptar medidas para garantizar el
tratamiento adecuado de datos personales
recolectados.
Acceso a la Carpeta Ciudadana Digital
Las autoridades deben vincular los trámites con
el servicio de carpeta ciudadana digital.
Se busca facilitar el acceso de los ciudadanos
a sus trámites y documentos a través de
plataformas digitales.
Requisitos para digitalizar y automatizar trámites:
Planificación
Las autoridades deben priorizar los trámites según su impacto y demanda (alta, media, baja). Esto incluye organizar en bloques para una implementación gradual:
Bloque 1: 30% de trámites más demandados.
Bloque 2: 30% de prioridad media.
Bloque 3: 40% de menor prioridad.
Interoperabilidad
Los sistemas deben permitir la interacción y el intercambio de información entre las autoridades públicas para facilitar la gestión de trámites digitales.
Gestión documental
Uso de sistemas electrónicos para garantizar que todos los documentos cumplan con estándares de autenticidad, fiabilidad y disponibilidad, integrándose al expediente electrónico.
Protección de datos
Respetar las normativas sobre privacidad (Ley 1581 de 2012) y garantizar la seguridad digital.
Infraestructura
Las entidades deben disponer de recursos tecnológicos adecuados y mecanismos de acceso gratuito en sus sedes físicas para usuarios con dificultades tecnológicas.
Plazos
El proceso es gradual y varía según la entidad (nacional, territorial o especial), con plazos diferenciados para la digitalización y automatización.
Acceso inclusivo
Asegurar que los ciudadanos puedan gestionar sus trámites a través de la CAIP y recibir apoyo técnico en caso necesario.