Objetivos de la Digitalización
sin eliminación de soporte fisico
Con fines Archivisticos
Con fines de control y tramite
Con fines de continuidad del negocio
con situación de soporte fisico
Digitalización Certificada
Proceso de Digitalizacion Certificada
• Planeación
• Organización Archivista
• Alistamiento físico
1. Preparación de documentos
2. Escaneo y captura
• Plano:
Mixto con Alimentador Automático
• Automático o Dinámico
• Cenital o Planetario
• Modelos especiales: Cámaras digitales, Escáner de diapositivas, Digitalizador de microfilmes
3. Optimización de la imagen
• Mejoras: calidad de la imagen como Brillo, Contraste, Tamaño, Color.
• Aplicación de Técnicas de escaneo: OCR, ICR.
• Edición
4. Control de Calidad
La calidad de la digitalización es el resultado de:
– La resolución del escaner utilizado
– La resolución del proceso de digitalización,
– El bit – depth utilizado
– El material fuente a digitalizar,
– Herramientas de mejora de calidad utilizada
– El dispositivo final de reproducción (monitor o impresora).
5. Indexación o captura de metadatos
. Metadatos
. Búsquedas por texto libre (O.C.R.)
. Firma Electrónico
6. Captura
• Etapa en la que las imágenes digitales y la base de datos es incorporada al Sistema de Gestión de Documento Electrónico (de Archivo).
• El SGDEA debe garantizar :
– Autenticidad
– Accesibilidad
– Integridad
– Portabilidad
– Confidencialidad
7. Consulta
• Equipo individual
• LAN
• Intranet
• Vía Web
8. Mantenimiento
• Back Ups
• Migración de medios
• Actualización de versiones del Software
• Actualización de equipos
Garantía de fidelidad
Segun el Decreto 2609 de 2012, en su artículo 24, el documento electrónico debe cumplir las siguientes condiciones:
• Expresar desde el momento de su creación los atributos.
• Definición de los procedimientos de protección.
• Atender lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999.
• Reglamentación en el contexto administrativo y documental.
• Autenticidad.
• Metadatos.
• Procedimientos de preservación a largo plazo.
El documento electrónico digitalizado resultante de un proceso de digitalizacion debe:
. Ser valido como documento electrónico con las características establecidas en la normativa existente.
. Ser fiel al documento en soporte físico y garantizar su integridad,
Copia Auténtica
Nuevo documento, expedido por una entidad acreditada para hacerlo, con valor probatorio, equivalente al documento original.
Formatos para documentos
electrónicos
Los formatos de los documentos electrónicos resultantes de una digitalización certificada deben ser los mismos que los admitidos por las entidades; para que se puedan preservar documentos electrónicos durante largos plazos se debe escoger un formato adecuado a este fin, de acuerdo al formato que se utilice serán las técnicas que se aplicarán para comprimir o digitalizar el archivo.
Nivel de resolución La resolución
Debe ser adaptada a las necesidades particulares de documentación a procesar, el nivel mínimo recomendado para imágenes electrónicas es de 200 pixeles
CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Esta consiste en la generación de un nuevo documento electrónico con diferente formato o versión a la del documento original,
Características:
.La aplicación de procedimientos de conversión establecidos en el programa de gestión documental y las políticas de tecnologías de la información de la entidad.
.La preservación del contenido, contexto y estructura del documento original, e identificar sus componentes para aplicar la conversión.
.El formato del nuevo documento convertido será seleccionado de entre los admitidos por las entidades para los documentos electrónicos y permitirá la
lectura de la información contenida en el documento original.
Proceso de cambio de formato
En un proceso de cambio de formato se pueden definir las siguientes fases: planificación, conversión, validación y conformación.
planificación: determina la apariencia física del documento original colores, fuentes, estilos y formatos, su objetivo es asegurar que el formato de conversión seleccionado posea, las mismas características que permitan leer y ver la información contenida en el documento original.
Fase de conversión: procedimiento informático que realice el cambio de formato del documento electrónico, garantizando las condiciones establecidas en la fase de planificación.
Fase de validación: proceso de comparación con el contenido, contexto y estructura del documento original para validar la garantía del proceso, validado el contenido se procede a la conformación del documento electrónico final, es decir a la asignación de metadatos y firma electrónica del mismo.
Fase de conformación del documento electrónico: se incorporan los metadatos mínimos obligatorios al nuevo documento electrónico convertido cuyos valores pueden heredarse o no del documento origina.
Subtema
Es el procedimiento tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo, (papel) o electrónico, en una imagen digital”con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad.
Digitalización Certificada:
Características de las copias electrónicas autenticadas
.Las copias electrónicas generadas que por ser idénticas al documento electrónico original no requieren cambio de formato ni de contenido, tendrán la misma validez y eficacia jurídica del documento electrónico original.
.Las copias auténticas se expedirán a partir de documentos con calidad de original o de copia auténtica.
Las copias electrónicas auténticas serán nuevos documentos electrónicos que incluirán total o parcialmente el contenido del documento original sobre el que se expiden.
.La relación entre la copia real autentica y el documento original se reflejará en los metadatos de la copia a través del metadato «Identificador del documento origen» que tomará el valor del identificador del original.
.Las copias electrónicas auténticas serán firmadas mediante algunos de los sistemas de firma electrónica.
pasos en la perfección de un documento:
•Borrador: Una o más de las versiones previas de un documento.
•Original: Documento definitivo, validado por su autor y emitido por éste,
•Copia: Nuevo documento correspondiente a una reproducción de un documento original.
Copia Electrónica Autenticada de Documento en papel
Se toma un documento original cuyo soporte se encuentre en papel físico, se crea un nuevo documento electrónico con calidad de copia autenticada es necesario aplicar un proceso de digitalización, se le asignará en el metadato “Estado de elaboración” el valor “Copia electrónica Auténtica de documento papel”, con el fin de mantener su valor probatorio.
BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA
MoReq2: establece un modelo europeo de los requisitos de tipo general para un sistema electrónico de gestión de documentos.
ISO 15489-1 y 15489-2: regula la implementación de sistemas de gestión de documentos.
ISO 23081-1 y 23081-2: trata sobre los metadatos para la gestión de documentos.
ISO/TR 13028:2010: Tiene como objetivo establecer buenas prácticas en la digitalización de documentos para garantizar su autenticidad.
• NTC 5985 Información y documentación. Directrices de implementación para digitalización
de documentos.
• ISO 19005 – PDF/A
CERO PAPEL:
Es la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos, gracias a la utilización
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Usando el papel de forma racional:
. Fotocopiar e imprimir a doble cara.
. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar
. Elegir el tamaño y fuente pequeños
. Configuración correcta de las páginas
. Revisar y ajustar los formatos
. Lectura y corrección en pantalla
. Evitar copias e impresiones innecesarias
. Guardar archivos no impresos en el computador
. Guardar archivos no impresos en el computador
. Reutilizar el papel usado por una cara
. Reciclar
Promover la implementación de herramientas de tecnología
. la Intranet
. correo electrónico
. herramientas de colaboración
FUENTES CONSULTADA:
• El libro verde de la oficina. Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA. Bogotá. 2006.
• Programa de manejo sustentable para el uso óptimo de los recursos naturales. Ferrocarriles Nacionales de México en Liquidación. México. 2007.
• Actúa: consejos para una vida sostenible. Greenpeace. Madrid. 2005.
• Hazte amigo de los bosques: manual de autoayuda, prácticas para mejorar tu relación personal con los bosques. Guías de educación ambiental. Ayuntamiento de Barcelona. 2006.
• Archivo General de la Nación. Programa de Gestión Documental (PGD) < http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232 >
• Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas” http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010# >
Objetivos:
1. proporcionar un conjunto de herramientas, en su mayoría de tipo cultural, que permitirán cambiar los malos hábitos en el consumo de papel.
2. Promover entre los servidores públicos un sentido de responsabilidad con ambiente y con el desarrollo sostenible del país.
3. Promover entre los directivos de las entidades un compromiso con las políticas de eficiencia administrativa y Cero Papel en la administración pública.
PROPÓSITO DE LA GUÍA
la implementación en oficinas Cero Papel un proyecto que permita combinar los esfuerzos en mejorar la eficiencia de la administración pública con las buenas prácticas ambientales.
Subtema
Subtema
Beneficios que se esperan obtener al implementar oficinas Cero Papel Para las entidades y servidores públicos:
- Procesos y servicios más eficientes.
- Uso óptimo de los recursos
- Aumento de la productividad
- Buenas prácticas de gestión documental
- Almacenamiento y materiales.
- Disminución de los costos asociados a la administración de papel, tales como almacenamiento y materiales.
- Disminuir el tiempo de localización de los archivos.
Para los ciudadanos, empresas y otras entidades:
-Acceso rápido y fácil a la información y a los servicios de las entidades.
-Mejorar la calidad y rapidez al servicio al reducir los tiempos de respuesta
-Mejorar la relación entre organizaciones, empresas y ciudadanos
Para el ambiente:
. Ahorro de papel
. Reducción de residuos
. Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del papel árboles, agua y energía.
. Reducir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta.