DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE
LA ORGANIZACIÓN

Definición

serie de pasos

Permite trabajar correctamente

Disminuye la probabilidad de accidentes

Eliminar errores

Modo de ejecutar determinadas operaciones, que se realizan de la misma manera

Como hace el trabajo

Procesos que se deben hacer respecto al trabajo

Orientado hacia las tareas que se deben hacer

Escrito en un documento formal, el propósito principal
es el medio de instrucción

Documento que contiene instrucciones detallada de las personas que realizan una actividad y se pueden generar registros para demostrar la actividad que realizo

Quién hace qué

Dónde

Cuándo

Por qué

Cómo

Donde se aplican

Recepción de pedidos

Elaboración de nóminas

Por lo general se involucran en diferentes áreas de la empresa

Estructura

Directores

Son quienes están en condiciones de conocer las necesidades
totales y determinan la forma de trabajo de toda la empresa

Organismo social

Es aquel tiene perfectamente establecidos sus objetivos
y procedimientos. (Quiroga, 2001)

Relación

Procedimientos

Se formulan para indicar como hacer el trabajo.
Constituye una guía para la acción. Se encarga de señalar una serie de etapas a seguir

Políticas

Son orientaciones verbales o escritas de decisiones sobre asuntos y problemas, esta se encarga de determinar lo objetivos y límites de la organización

Métodos

Son la manera prescrita de realizar un trabajo considerando un objetivo.

Objetivo

Objetivo principal

Simplificar métodos de trabajo

Eliminar operaciones

Eliminar papelería innecesaria

Objetivos secundarios

Cambiar el orden de las operaciones para lograr mayor eficaci

Eliminar operaciones, combinándolas entre sí o suprimiéndolas

Eliminar envíos y demoras innecesarios o reducirlos a un mínimo

Elementos estructurales en u organismo social

Sistema

Conjunto de partes
interrelacionadas e interdependientes dispuestas de tal forma que se produce un todo unificado

Red de procedimientos integrados y diseñados para cumplir
con un conjunto de actividades

Facilita la comprensión del procedimiento

Se aplica para designar a una red de procedimientos relacionados de tal
manera que alcance un objetivo concreto

Estructura organizacional

Comprende la distribución de las funciones relaciones, indica el alcance de control y la cadena de mando representada por el organigrama

Estructura procedimental

Refleja los movimientos de la organización que la
mantiene, al ritmo de la realidad del ambiente y permite trabajar por el logro de sus fines. Su naturaleza es dinámica, ya que ilustra el flujo de los procesos de la organización

Análisis de procedimientos

Empieza desde el hecho inicial en que
comienza un procedimiento, hasta el paso final que lo termina

Seleccionar el procedimiento o trabajo que se va a realizar

Registrar todos los datos relacionados al procedimiento, mediante la
preparación de gráficas de flujo

Desarrollar el procedimiento más adecuado, según los objetivos y
políticas del organismo

Implantar el procedimiento propuesto y mantenerlo actualizado,
estableciendo los controles adecuados

Registro hechos

Deberá hacerse por medio del uso de cuadros, gráficas y tablas, dependiendo del tipo
de datos.

Análisis hechos

organizar la forma que se relacionan
con los objetivos más importantes del sistema

Análisis de procedimiento

Se considera necesario y útil señalar algunos puntos que conviene que sean llevados a cabo. Al estudiar el análisis de un procedimiento se recomienda examinar

Trabajo ejecutado por cada persona

Valor de controles

Comprende el uso de documentos

Distribución de documentos

Clasificación de documentos

Procedimiento

Es la forma como se va a llevar a cabo una tarea

Recuperación de cartera

Realizar un pedido

Control de calidad de un proveedor

Procedimiento de compra

Procedimiento interno de mercancia

Métodos

Guía detallada de como debe realizar una persona su trabajo

En el campo de la ciencia, los diversos métodos que permite tener conocimiento en distintas áreas

Método para realizar mis actividades mas ágil

Método ahorrar tiempo para estudiar

Políticas

Es un documento de alto nivel que define la manera de funcionar de una organización

Políticas internas de una empresa, de horarios de empleados, de vestimenta , de funciones

Políticas del estado como resolver problemas en la sociedad

Políticas económicas cuando regulan el consumo de bienes

Política social , describir la forma como un ciudadano debe comportarse en la sociedad , normas y deberes

Procesos

Acciones para cumplir una tarea

Gestión de cobranzas

Procesos estratégicos de una empresa

Procesos operativos

Procesos de apoyo

Procesos de gestión

Sistemas

Es un todo unitario que están conectados entre si

Sistema divisional, como se encuentra divididos los equipos de trabajo

Sistema de toma de decisiones

sistemas de información

Estructura

Representación gráfica que describe la división del trabajo

Estructura corporativa donde se define quien realiza cada tarea

Estructura organizacional indica los departamentos de una empresa

Estructura organizacional de procesos están diseñados para el flujo de procesos