FONDOS ACUMULADOS
son documentos que son reunidos por una entidad al transcurso de su vida institucional.
COMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADO SEN UN A INSTITUCIÓN
se debe tener en cuenta la ultima re estructuración, se toma la fecha como punto limite entre las tablas de retención documental y de valoración documental.
la documentación generada desde su creación de la entidad hasta la ultima fecha de re estructuración corresponde a los fondos acumulados.
las entidades en proceso de liquidacion, fusión o privatización no poseen tablas de retención documental
ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS
el establecimiento del nivel de organización
un formato permite la recolección de datos sobre la administración, estado de conservación y nivel de organización de la documentación y facilita la labor de organización en la etapa de planificación como etapa de ejecución de un trabajo.
DIAGNOSTICO INTEGRAL
Los aspectos generales del archivo son: elnombre del archivo, su ubicación, geografia, fecha de creación, datos de la planta donde funciona el archivo, condiciones ambientales, tipos y materiales
a consulta y el préstamo así como los controles que se lleven de los mismos son
esenciales para determinar si aún la documentación es vigente.
De pendiendo de la ubicación,distribución en el depósito y forma de almacenamiento de la documentación se debe determinar un
punto de inicio, un recorrido y un final para numerar e identificar la documentación
aspecto diversos como el conocimiento de la historia del documento en custodia.
La aplicación del formato ayuda a determinar las secciones para cada fondo, asuntos generales, unidades de conservación, soportes y el volumen documental.
reconstructuración de la historia institucional
la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización es restablecer el contexto histórico dela institución
Para obtener una información veraz, objetiva e íntegra sobre los productores de la documentación se debe recurrir tanto a fuentes primarias pueden ser
documentales u orales y las secundarias son las bibliográficas.
antecedentes: decretos o leyes de fusión de las entidades que le antecedieron
creación: leyes, decretos,ordenanzas escrituras que crean el nuevo ente
desarrollo:documentos generados por la propia entidad en el acto administrativo q da origen y da a conocer sus políticas y actividades
plan de trabajo archivistico integral
revisar la información relacionada con cada una de las columnas del último formato
se debe valorar el estado en que se encuentran los procesos de identificación, clasificación, ordenación y descripción que son las acciones que deberán emprenderse en el proceso de organización.
Una vez tabulada y analizada la información anterior se hace indispensable elaborar un documento que contemple los siguientes aspectos
Establecer un objetivo general y unos objetivos específicos.
Establecer un objetivo general y unos objetivos específicos.
la reconstrucción de la Historia Institucionalrequiere la elaboración de gráficas con registro de fechas de creación, cambios estructurales, fusiones
Clasificación y la correspondiente elaboración de los cuadros de clasificación con base en las gráficas de la historia institucional y sus diferentes estructuras
deliberar sobre los asuntos propios del desarrollo del trabajo que se realizará.
Recurso humano: determinar personal requerido tanto para la organización como para la conservación documental.
calcular tiempos: determinar espatas de ejecución a corto, mediano y largo plazo
identificar los materiales necesarios para re almacenamiento e identificación
FASE OPERATIVA organizacion y procesoso tecnicos
procesos archivísticos que requiere la organización documental como de los procesos de alistamiento físico según sea el nivel de organización y estado físico de los documento
Los primeros se refieren a la identificación, clasificación, depuración y ordenación, descripción, valoración y selección; los segundos a la limpieza y desinfección de
acuerdo con los deterioros identificados
Organización Documental
Identificación, Clasificación, Depuración, Ordenación
Descripción: ElInventario
Valoración de los fondos acumulados
Selección Documental
ELABORACIÓN
DE TABLAS
DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL
Tablas de Valoración Documentall
Importancia de las Tablas de Valoración Documenta
Elaboración de la propuesta de las TVD
Discusión y aval de las TVD ante el Comité de Archivo
Aplicación de las Tablas de Valoración Documental