REQUISITOS MINIMOS DE DIGITALIZACIÓN

Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos.

Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

Aplicar OCR para llevar a base de datos

Leer códigos impresos en el documento (código de barras, nube de puntos,
código QR, etc)

Se debe incluir entre dos y diez metadatos descriptivos, según las características de los documentos.

Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

La entidad prestadora del servicio debe informar el tiempo de ejecución.

También está a cargo del proveedor hacer el control de calidad al 100% de las imágenes, para poder garantizar la integridad de la imagen.

Garantizar la lectura normal y total de los documentos en tamaño 100%.

Todos los detalles capturados deben tener completa legibilidad, ejemplo: el menor tamaño de fuente para el texto, claridad de los signos de puntuación, incluidos los decimales.

Debe haber integridad en los detalles, ejemplo: no se aceptan caracteres interrumpidos o de fracciones que falten en las líneas.

El tamaño debe ser exacto a los documentos en papel.

No debe tener puntos ni rayas que afecten el documento original.

No debe haber escáneres que presenten el documento original incompleto.

La orientación de la imagen digital debe ser apta para lectura humana.

La densidad en las áreas negras debe ser firme.

Ningún escáner debe ser muy claro ni muy oscuro, comparado con el documento en papel.

Ninguna imagen debe estar borrosa ni tener sombras.

Los formatos que tienen fines de consulta y/o difusión deben ser en PDF/A, jpg, jpeg, jpe, jpeg2000.

No debe contener imágenes torcidas.

ALMACENAMIENTO

El proveedor debe cargar las imágenes digitales o los metadatos con la información referencial en el software para la copia de conservación o de seguridad.

se hace con el fin de gestionar de manera eficaz nuestra documentación y de implementar en nuestra empresa las nuevas tecnologías.

Registrar en la base de datos el inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos definidos anteriormente de acuerdo a cada serie documental.

Los documentos que deben ser eliminados del proceso de digitalización, se retiran del expediente, no sin antes dejar registro de los mismos.

Se debe marcar los folios antes de empezar y en el caso de presentarse una inconsistencia, volver a foliar y dejar una respectiva constancia.

Así mismo debemos eliminar los materiales que no hacen parte de la documentación, eliminar metales y hacer descontaminación biológica puntual con contaminación biológica activa.

Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los diez centímetros de largo.

En el caso de que se presenten deterioros más graves se hará una fotocopia, para usarla en el escáner, o en su defecto para no causar daño, se puede usar un escáner de cama plana

Para la captura digital se debe usar un escáner automático que cuente con una resolución entre 300 y 600 dpi.

Se puede digitalizar a 300 dpi para los documentos en perfecto estado e ir aumentando con base al deterioro que presenten los documentos.

Los documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en equipo de matriz de punto o impresos sobre papeles de colores se escanean es escala de grises.

Los documentos que presenten información relevante en colores, deben escanearse a color.

Subtopic

La identificación de imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental debe hacerla el proveedor.