Selección de Proveedor
Creación y actualización de proveedores
Personas Naturales:
RUC-RISE actualizado de la empresa.
Copia de Cédula del Representante Legal.
1 certificado bancario vigente o cuenta bancaria a nombre del titular de la factura o comprobante de venta
1 certificado de servicio básico de las instalaciones de la actividad.
Pymes:
RUC-RISE actualizado de la empresa.
Nombramiento del Representante Legal.
Copia de Cédula del Representante Legal.
1 certificado de servicio básico
1 certificado bancario vigente o cuenta bancaria a nombre del titular de la factura o comprobante de venta.
Croquis referencial de la instalación del proveedor.
Personas Jurídicas:
RUC actualizado de la empresa.
Nombramiento del Representante Legal.
Copia de Cédula del Representante Legal.
3 Referencias comerciales vigentes indicando tiempo de relación, monto de compra, y días de crédito.
1 certificado bancario vigente.
Croquis referencial de la instalación del proveedor, puede ser matriz o la sucursal que atenderá los requerimientos.
Es la persona natural o jurídica, que cumple con las exigencias establecidas por la legislación ecuatoriana vigente, así como las que rige en la Cámara de Comercio Internacional para la venta de bienes o prestación de servicios
Proveedor
Productos-bienes
Servicios
Pymes
Área Experta
-Bloqueo de proveedor
Prohibición de generar nuevas órdenes de compra o celebrar contratos con un proveedor que incumple las normas establecidas. También se puede bloquear a proveedores que no tengan registro de operaciones comerciales en la base de datos de ILSA S.A., en los últimos 24 meses
Topic principal
Directrices Generales
Todos los proveedores deben ser calificados y registrados en la base de ILSA S.A., independiente del monto de compra. Siendo el custodio de la información, verificación y base de datos el Área de Logística.
El proceso de validación de un proveedor se obtiene dentro de las siguientes 72 horas de que el Área de Logística reciba la documentación completa de cada proveedor y los formularios establecidos.
Todas las solicitudes serán realizadas y ejecutados por parte del Coordinador del Área experta y conocedora del bien o servicio a utilizarse.
Los anticipos de pago se encuentran prohibidos. En el caso de importaciones que lo requieran serán aprobados por la Gerencia General.
Se establecerá la firma de un contrato de compra para las adquisiciones cuya cuantía sea equivalente o mayor a dos (2) Salarios Básicos Unificados, particular que será manejado por el Área Legal de ILSA S.A.
El Área de Logística realizará un acompañamiento al proceso de compra, luego de la selección del proveedor, el ejecutador de la compra será el Área Experta, según su mejor elección y beneficio para la Compañía.
Promover una sana competencia entre los proveedores y obtener el máximo valor añadido para el negocio, en cuanto a desarrollar relaciones con proveedores, de beneficio mutuo, de largo plazo
El personal que interactúa en el proceso de adquisiciones deberá colocar órdenes de compra especificando su requerimiento en cantidades, descripciones, precios definidos, condiciones de pago, plazos de entrega
El Área Financiera replicará los contratos celebrados a la aseguradora de la Compañía para su debido registro del bien o servicio en la póliza que corresponda.
Todos los procesos de aprobación de proveedores y de compras, son fiscalizables y sujetos de control posterior.
Todo proceso de compra deberá formalizarse por escrito.
Se deberá reportar prácticas impropias que afecten el perfil de ILSA.S.A. o expongan a cuestiones de transparencia.
Se encuentra prohibido el beneficio personal de los Colaboradores ante negociaciones que se generen a favor de ILSA S.A.
De los montos de compra
Cada Coordinador del Área experta tiene autorización para realizar procesos de compra de hasta USD. $500, bajo su responsabilidad, sin que esto le exima de la calificación del proveedor.
Las compras superiores a $500 (quinientos dólares los Estados Unidos de América), deberán ser aprobados por la Gerencia General de ILSA S.A., previa la presentación de sus 3 cotizaciones, cuadro comparativo y exposición de ventajas competitivas para la Compañía.
Prohibiciones
Conflicto de intereses
Regalos e incentivos
Financiación de proveedores
CONSIDERACIONES
1. El Comité multidisciplinario estará conformado por: Gerencia General, Contador General, Área Legal y la Coordinación de Logística de ILSA S.A., quienes participarán en las fases de acompañamiento de compras, en cualquiera de las fases de: selección y calificación del proveedor, verificación, evaluación y/o control posterior.
2. Toda la información relacionada al proveedor, órdenes de compra como los contratos celebrados deben estar archivados de forma tangible como de manera virtual, de libre disponibilidad para el Comité multidisciplinario.
3. El Área de Logística será quien informe al proveedor que ha sido seleccionado para ser proveedor de ILSA S.A. y le instruirá la persona o Coordinación que estará a cargo de las operaciones comerciales futuras.
4. Las órdenes de compra y sus condiciones expresas deberán cumplirse en exactitud, tiempos de entrega, condiciones de pago, calidad y garantías.
Registros
Formato Proveedor.
Formato Requerimiento.