Sirve para que todos los papeles y archivos que se usan en el sistema:
Sean los correctos y estén al día, estén a la mano de quienes los necesiten, no se pierdan, dañen o usen mal.
Manejo de documentos en la cadena custodia
Documentos que se controlan
Manuales
procedimiento
Cada uno lleva:
Un código único
Título
Número de versión o revisión
Fecha en la que se hizo
Quién lo hizo y quién lo aprobó
Quién los maneja
Solo ciertas personas pueden modificarlos o repartirlos.
Todos deben tener acceso rápido a la versión más reciente.
instrucciones
formatos y registros
¿Y si se cambia algo?
Se debe anotar qué se cambió y por qué.
se guardan en:
Puede ser en físico o digital.
Se protegen para que no se dañen ni se pierdan.
Qué pasa con lo que ya no sirve
Se marca como “NO VIGENTE”
A veces se guarda por temas legales o por si se necesita más adelante.
Las versiones viejas se guardan o eliminan, pero se marcan como "ya no sirven"