Руководитель Швейного цеха
Общее положение
ЦКП подразделения
подтема
ЦКП Руководителя подразделения
подтема
Структура отдела
Руководитель ЩЦ
Стандарты, инструменты, терминология
Организационная схема компании Восток
Ссылка на орг схему
Термины
1. 1. Критерий входа - это то, с чего начинается процесс
2. Критерий выхода - это заверение процесса
3. Ценный конечный продукт (ЦКП) - результат процесса
Аббревиатуры
1. ОР - отдел развития
2. ОС- отдел сервиса 3. ОСнаб - отдел снабжения 4. МРК- менеджер по работе клиентом 5. МАП - менеджер активных продаж
6. ЦКП - ценный конечный продукт 7. УПД - универсальный передаточный документ 8. ЭДО - Электронный документооборот 9. ЗВС - Заявка на выделение денежных средств 10. ЗРС - Завершенная работа сотрудника
Ссылки
Сайт компании Восток
Обучение
Платформа SDO
Служба тех. поддержки
Ссылка на сайт технической поддержки
Отчеты
подтема
Чаты в скайпе
Ссылка на чат "Команда менеджеров"
Ссылка на чат "Планы 22"
Ссылка на чат "Программы"
Таблицы
Журнал заявок на прописание БП
Журнал учета ситуаций
Доп. материалы
подтема
Регламенты/Инструкции
подтема
Планирование
Планирование/Отчетность
Критерий входа
Должностная обязанность
Цель
Отчитаться о выполнении плана
Процесс
Годовая
1. Получить план от РО
2. Сделать декомпозицию плана (сентябрь)
3. Согласовать план с РО (встреча или отправить в сообщении) (сентябрь)
4. Защитить план (октябрь)
5. В течении года ежемесячно сверяться с поставленным планом на год, при отклонении написать ЗРС РО с решением
Ежемесячная
1. Спланировать месяц в отчете "Ход проектов" по задачам и проектам в соответствии с планом года, не позднее 2 числа каждого месяца
Ход проектов
2. При необходимости внести корректировки и согласовать план месяца с директором
3. Заполнить факты по задачам и проектам 30-31 числа каждого месяца
Еженедельная
1. Еженедельно отмечать проценты выполнения по проектам и задачам
Ход проектов
Ежедневная
1. Ежедневно планировать задачи в задачнике трелло
Трелло
ЦКП
Выполненные планы на 100% по всем показателям
Критерий выхода
В срок сданные планы/отчетность
Тест по функции "Планирование/отчетность"
Оперативка руководителей
Критерий входа
Должностная обязанность
В последний понедельник месяца
Цель
Определить отклонения от плана
Процесс
1. Если у подразделения падающая статистика по итогу отчетной недели, необходимо написать ЗРС Директору в личные сообщения в пятницу (перед совещанием)
2. В пятницу до 16.00 написать в протоколе ЗРС краткую информацию по статистике подразделения и вставить скриншот статистики
Ссылка на протокол ЗРС
Ссылка на чат в скайпе
3. Отчитаться на оперативке в понедельник (предложить решения по исправления)
ЦКП
Предложены решения для достижения поставленного плана на оперативке руководителей
Критерий выхода
Решения по устранению отклонений найдены и согласованы
Управление
Ежедневная оперативка отдела
Критерий входа
Должностная обязанность
Если руководитель не может провести оперативку, по уважительной причине, то обязан назначить ответственное лицо
Цель
Аналитика производственного плана, разбор текущих вопросов, постановка задач
Процесс
1. Провести Оперативку в 09.00
Если РО или сотрудник, не может приди на оперативку, оперативку проводит в скайпе
2. Открыть таблицу "Производственный план" или распечатать. Проанализировать сроки отшива продукции, сопоставить план/факт. Выявить узкие места, в случае отклонения от плана проводим оптимизацию рабочего процесса или обсуждаем возможные варианты решения проблемы.
3. Разобрать текущие вопросы
Распределение текущих задач между сотрудниками
Коммуникации
Нововведения
Согласования
Новости компании
ЦКП
Составленный план действий для достижения результата
Критерий выхода
Производственный план откорректирован, утвержден
Задачи сотрудникам поставлены, текущие вопросы разобраны
Работа с персоналом
Критерий входа
Текущий сотрудник с падающей статистикой
Новый сотрдуник
Цель
Создание высококвалифицированного персонала со скоростью отшива не ниже нормы
Процесс
Новые сотрудники
Поиск
1. Подать завку в подразделение Персонала
Заявка
2. Получить в таблице график собеседований с кандидатами
Таблица
3. Провести собеседование, назначить пробный день (в случае успешного прохождения сбс) и отписаться о результах в таблице
Таблица
4. Провести пробный день согласно должности и инструкции
инструкции
5. В случае положительного решения по кандидату выводим на испытательный срок и заносим информацию в таблицу
Таблица
6. Передть сотрудника для адаптации Технологу или Мастеру
7. Контроль адаптации (получение обратной связи от Технолога в скайпе)
Текущие сотрудники
1. Провести анализ ключевых показателей работы сотрудника по таблице
Таблица
2. В случае отклонения от нормы необходимо составить план действий по повышению работоспособности (скорость отшива, скорость выдачи кроя и т.д.)
Журнал фиксация отклонений
3. Внедряем план на сотрудника самостоятельно или с помощью ключевых сотрудников ШП (Технолог, Мастер, Оператор)
4. Анализируем показатели сотрудника после внедрения плана
В случае положительной динамики фиксируем результат в таблицу
В случае невозможности улучшить работоспособность, принимаем решение об увольнении сотрудника
ЦКП
На ШП высококвалифицированный персонал, отвечающий требованиям компании
Критерий выхода
Сотрудники работают согласно стандартам
Анализ показателей
Критерий входа
Должностная обязанность
Цель
Отследить на ранней стадии ухудшение показателей
Процесс
1. Необходимо проводить ежедневный мониторинг ключевых показателей подразделения:
Заполнение и корректировка ПП
Производственный план
Анализ ключевых показателей работы сотрудников
Таблица
Скорость отшива согласно ПП
Производственный план
Количество выпускаемой продукции
План/Факт
Наличие ткани и фурнитуры
Заявка на ткань и фурнитуру
Анализ ЗП сотрудников
Мотивационные карточки сотрудников (Сравнительная таблица)
В случае отклонения необходимо:
Зафиксировать количество отклонений по таблицам
Выяснить причину, провести КТ с сотрудниками
Принять решения по оптимизации производственного процесса и улучшению показателей работы
ЦКП
Растущие статистики каждого сотрудника и отдела
Критерий выхода
Найдены и устранены причины ухудшения показателей
Оплаты поставщикам
Критерий входа
Потребность оплаты поставщикам
Цель
Оплатить счета поставщиков
Процесс
1. В пятницу подготовить ЗРС на оплату и занести планируемые данные в таблицу Поступления/оплаты
Регламент распределения дс
Таблица оплат
Таблица Поступления/оплаты
2. В понедельник утром необходимо зайти в 1С Казначейство - Реестр торговых документов - Выбрать дату начало недели и конец - Тип документа Поступление безналичных ДС - В подразделении не ставить ничего - Сформировать. Складываем на калькуляторе статьи (Опт, Развитие, котировки) - Вычисляем из этой суммы 67% - Это и будет сумма, выделенная на оплаты поставщикам
3. В случае если суммы на оплаты не хватает, необходимо провести переговоры с поставщиками о переносе сроке оплаты
4. Занести фактические данные по сумме на оплаты в таблицу Поступления/оплаты
Таблица Поступления/оплаты
5. Распечатать ЗРС, приложить к ним счета на оплату и перенаправить в отдел снабжения (лично или в скайпе)
ЦКП
Счета поставщиков оплачены
Критерий выхода
Счета оплачены Отделом Финансов
Мониторинг цен и поставщиков на ткани и фурнитуру
Критерий входа
Определить поставщика с наиболее выгодной ценой
Цель
Найти поставщиков с наилучшими ценами
Процесс
1. Мониторим цены в случае:
В момент формирования заявки на сырьё
Повышение цены у действующего поставщика
Когда ухудшились условия поставки (убрали отсрочку платежа, не устраивает качество товара, сбои поставок по вине поставщика)
2. Найти новых поставщиков, отработать возражения (условия оплаты, цены, качество) от действующих поставщиков
3. В результате переговоров выявить поставщикам с наилучшими условиями
4. Занести мониторинга в таблицу
Таблица мониторинга
ЦКП
Новый поставщик с наилучшими ценами найден
Критерий выхода
Новый поставщик занесен в 1с8
Номенклатура от нового поставщика занесена в 1с8 с новыми ценами
В 1с изменены условия от действующего поставщика
Повышение квалификации сотрудников
Критерий входа
Сотрудник с падающими статистиками
Новый сотрудник
Нововведения в работе компании (новые регламенты, приказы, отчеты и др.)
Цель
Повысить квалификацию сотрудника
Процесс
1. Запрос на обучение сотрудника
Занести информацию о сотруднике в ИПР отделов "Восток"
Ссылка на документ ИПР отделов "Восток"
2. Запрос на аттестацию сотрудника
Занести информацию о сотруднике План аттестаций по отделам "Восток"
Ссылка на документ План аттестаций по отделам "Восток"
ЦКП
Квалификация сотрудника повышена
Критерий выхода
Квалификация сотрудников повышена
Обучение сотрудника пройдено
Аттестация сотрудника произведена
Отчетность руководителя отдела
Критерий входа
Должностная обязанность
Цель
Отчитаться о проделанной работе за день/неделю/месяц
Процесс
ПП
1. Осуществлять ежедневный контроль заполнения и корректировки ПП
Ссылка на ПП
Ежемесячный отчет ШП
1. Осуществлять контроль заполнения ежемесячного отчета
Ссылка на ежемесяч. отчет
2. Заполнить отчет в начале месяца (1-3 число)
3. Сдать данные в Отдел финансов (отправить таблицу в скайпе)
Ход проектов
1. Открыть Ход проектов
Ссылка на ХП
2. Проставить актуальные проценты по задачам и проектам
3. Поставить задачи на следующий день в Trello
ЦКП
Заполненный в конце рабочего дня отчет о проделанной работе
Критерий выхода
Вся информация отмечена в ХП
Задачи в Trello проставлены
Ежемесячные отчеты заполнены и сданы в срок
Заказ ткани, фурнитуры, оборудования и запчастей
Критерий входа
Заявка на ткань и фурнитуру согласно ТЗ
Цель
Обеспечить ЩЦ необходимым сырьем для отшива продукции
Процесс
1. Обработка ТЗ на выявление наличия сырья на ШП
2. В случае недостатка необходимого сырья его необходимо заказать
3. Для заказа необходимо сформировать заявку в таблице
Заявка на ткань и фурнитуру
4. Далее исходя из данных таблицы формируем электронную заявку поставщику и отправляем ее (почта, ватсап, по телефону)
5. Получить счет от поставщика на оплату
6. Если счет предоплатный, то необходимо оплатить согласно графику оплат от Отдела финансов, если заявка срочная - оплатить вне очереди
См. функцию "Оплаты поставщикам"
7. Необходимо организовать доставку продукции от поставщика:
1. Выяснить каким способом выгоднее доставить товар:
Транспортная компания
1. Отправить данные(какая транспортная компания) поставщику
2. Получить от поставщика трек номер груза
Свой водитель
1. Согласовать с водителем дату, адрес, время забора груза у поставщика и цену доставки
2. Получить обратную связь от водителя о заборе груза
8. Передать информацию Оператору ЩЦ о дате прибытия груза на ШП
ЦКП
ЩЦ обеспечен необходимым сырьем для отшива продукции
Критерий выхода
Оператор проинформирован о дате прихода груза
Размещение заказов на давальческом сырье
Критерий входа
Заявка (ТЗ,ТО)
Пример
Цель
Получить заказ на отшив продукции
Процесс
1. Получить от заказчика заявку на почте
2. Обработать заявку (просчитать цену, сроки отшива)
3. Отправить предварительные данные по почте заказчику
4. Получить от заказчика лекала на отшив образца
5. Отшить образец, отправить его заказчику
6. При согласовании заказа заключить договор, подписать спецификацию
Пример договора
Пример спецификации
7. Внести данные по заявке в ПП
8. Получить сырье от заказчика согласно подписанной спецификации (кол-во, сроки)
9. Запустить заказ в отшив согласно ПП
ЦКП
Заказ на отшив получен
Критерий выхода
Заказ занесен в ПП
Составление и корректировка мотивационных карт сотрудников
Критерий входа
Новый сотрудник
Действующий сотрудник со сменой/добавлением функционала
Цель
Составить мотивационную карту
Процесс
Новый сотрудник
1. Определить функционал сотрудника
2. Внести функционал в мотивационную карту
3. Оценить каждую функцию в денежном выражении
4. Согласовать карту с РО
5. Ознакомить сотрудника с мотивационной картой под подпись и получить обратную связь от сотрудника на понимание функционала
6. Отдать сотруднику копию мотивационной карты
Действующий сотрудник
1. Внести изменения в мотивационную карту: функционал добавить/убавить/изменить
2. Оценить каждую функцию в денежном выражении
3. Согласовать карту с РО
4. Ознакомить сотрудника с мотивационной картой под подпись и получить обратную связь от сотрудника на понимание функционала
5. Отдать сотруднику копию мотивационной карты
ЦКП
Мотивационная карта составлена
Сотрудник ознакомлен с картой
Критерий выхода
Мотивационная карта согласована С РО и презентована сотрудники
Координация
Работа со структурой
Критерий входа
Резюме рабочей группы/встречи
Цель
Устранить узкое место
Процесс
1. Обнаружить причины узкого места
На встрече
На рабочей группе
Самостоятельно в своем отделе
2. Отработать гипотезы для устранения узкого места
Внутри отдела
1. Разработать набор мероприятий
2. Протестировать их в своем отделе
Если мероприятия работают, то передаем запрос в отдел Построения организации для их написания/утверждения
Ссылка на регламент
Если нет, то тестируем другие гипотезы
С другим отделом
Отправить запрос на создание проекта в отдел Построения организации
Принять решения совместно с другими отделами:
1. Протестировать решение
2. Если решение работает, то передаем запрос в отдел Построения организации для их написания/утверждения
Ссылка на регламент
ЦКП
Отработанная и переданная в отдел Построения и организации гипотеза
Критерий выхода
Гипотеза внедрена
Коммуникации с др.отделами
7 Административный отдел
Юридические вопросы
Исходящие
Юридическая консультация (в скайпе)
Проверка договора
Входящие
Акты сверки по поставщикам
Документы
Сертификаты
Описание номенклатуры
Ресурсные вопросы
Исходящие
Оплаты поставщикам
Входящие
Согласованные ЗРС
1 Отдел Построения организации
Ресурсные вопросы
Исходящие
Заявка на подбор персонала
Входящие
Критерии для подбора
Инструменты для работы
Исходящие
Заявка на написание инструкций/регламентов/приказов
Входящие
Инструкцию для корректировки
Данные/черновик для написания инструкции/регламента
2 Отделы продаж (ОС, ОР, Магазин, П35, СПС)
Ресурсные вопросы
Исходящие
План продаж
Аналитика по распродажам
Прогноз поступления ДС
Список хитов на сезон
Входящие
Наличие хитов на складе
Презентация новых поставщиков
3 Отдел Финансов
Стратегические вопросы
Исходящие
Запрос на постановку плана
Входящие
Аналитические данные для постановки плана
Ресурсные вопросы
Исходящие
Разработать мотивацию для сотрудников
Отправить мотивационные карты
Согласование оплат поставщикам
Входящие
Отчет для проверки мотивации
Табель
Предложения по созданию (изменения) мотивации
Согласованные ЗРС и ЗВС
4 Отдел производства и обеспечения
Ресурсные вопросы
Исходящие
Согласование ЗРС и ЗВС
Остатки хитов на складе
Документация по товару
Входящие
Данные по оплатам
Прогноз продаж определенной продукции
Согласованные ЗРС и ЗВС
Цели и задачи
5 Отдел Квалификации и качества
Обучение
Исходящие
Аттестации сотрудников
Проверка статистик по запросам
Повышение квалификации
Адаптация сотрудников
Заявка на обучение сотрудников
Входящие
Рекомендации по работе сотрудников от отдела Качества
Согласованный график обучения на месяц
Подразделение маркетинга
Маркетинговые вопросы
Исходящие
Предоставление фото товаров от поставщиков
Входящие
Заявка на фото для сайта
Участие в проектах компании
Критерий входа
Запрос от администратора или исполнителя проекта
Цель
Реализовать проект в указанные сроки
Процесс
Свой проект (администратор)
1. Обосновать проект
2. Прописать (оформить)
Ссылка на ХП
3. Согласовать роли участников
4. Презентовать
5. Получить согласование
6. Запустить в указанные сроки
7. Собрать рабочую группу для обсуждения вопросов/проблем
8. Отчитаться по проекту
Проект другого отдела (участнк)
1. Ознакомиться с проектом
2. Принять задачи
3. Выполнять задачи в указанные в проекте сроки
4. Принимать участие в рабочих группах для решения/обсуждения проблемных ситуаций
5. Своевременно давать обратную связь участникам проекта в группах в скайпе
ЦКП
Проект прописан и взят в реализацию
Критерий выхода
Реализованный проект в указанные сроки
Обучение Руководителя
Критерий входа
Должностная обязанность
Цель
Повысить квалификацию сотрудника
Процесс
Курсы
Топ менеджмент
Ссылка на курс
Перформия
На жестком диске
ЦКП
Квалификация руководителя повышена
Критерий выхода
Руководитель прошел обучение
Тестирование
Критерий выхода
Сотрудник с отрицательной статистикой
Запрос от руководителя об атесстации
Новый сотрудник
Цель
Сотрудник, умеющий работать в своей должностной инструкции
Процесс
Ответить на вопросы теста
Ссылка на тест "Знание инструкции менеджера отдела снабжения"
Варианты ответов с кружочком, один ответ
Варианты ответов в квадрате - требуется выбрать несколько ответов
Ссылка на тест "Знание инструкции руководителя отдела снабжения"
создать
ЦКП
Сотрудник сдавший тест, без ошибок
Критерий выхода
Аттестованный сотрудник