La ley General de archivo en Colombia manifiesta que en todo entidad se debera crear programas de gestion de documentos, donde se utilicen nuevas tegnologias observando los principios y procesos de los archivos.Desde mi punto de vista el tener un buen manejo de deocumentos facilita la organizacion de cada area y de la empresa en general, permitiendo una mejor calidad de trabajo y un mejor servicio al cliente.
Decreto número 229 de 01/02/95
Acuerdo 0600 de 2001,
Código de Comercio Ley 527 de 18/08/99.
Para los registros se utiliza una formato tipo planilla, segun acuerdo AGN.
Registro de Entrada
Registro de Salida
Registro Interno
Registro General
Registro Auxiliar
Registro de Archivo
Se basa en la asignacion de un numero consecutivo a los documentos que ingresan o salen, este numero esta acompañado de la fecha, hora y quien recibe, para oficializar los tramites y asi poder cumplir con los terminos de vendimiento que establece la ley o la misma entidad.
Fisico
Es cuando enviamos los documentos por medio de los mensajeros o los servicios de correo a terceros.
Electronico
Se utiliza mucho dentro de las areas de la misma empresa y tambien en este siglo para los clientes, ya que es pormedio del correo electronico.
Es el proceso donde se garantizan las evidencias de ingreso y salidad de los documentos que maneja la empresa.La prueba de si realmente tenemos los documentos, el orden y atencion en este proceso es de vital importancia evitando la perdidad de documentos y por lo tanto de informacion.