Clases y características de los
documentos
Topic principal
Característica de los documentos de archivo
Carácter seriado
Generación del documento
uno a uno, y como producto de acciones
repetitivas
EJEMPLO
-Actas
-Acuerdos
-Resoluciones
Carácter de unicidad
Este indica que cada documento en su producción es único y no hay más ejemplares idénticos
Carácter de objetividad
El documento debe cumplir con el “objeto” o con la actividad institucional o personal para la cual fue diseñado, no debiendo dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido.
Integridad
El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en su
forma interna ni externa
Interrelación
De ninguna manera un documento con carácter archivistico cumple
una función aislado de actividades registradas en otros documentos; todo lo contrario, actúa como una pieza de un conjunto, e interactúa con los demás.
Documento
¿Qué es un documento?
Un documento es un testimonio material que se constituye en soporte y fuente para la gestión administrativa de las entidades que lo generan.
Imporatncia de un documento
• Transmiten información y sirven como
evidencia de las gestiones desarrolladas
• Constituyen un medio de comunicación
e interacción humana.
• Sirven de testimonio a las gestiones
administrativas que lo requieran.
• Intervienen directamente en el proceso
de la toma de decisiones.
• Soportan procesos legales personales e
institucionales.
Clases de documentos
Documento electrónico
Determinado por el lugar donde se encuentra toda la
información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
Documento de archivo
Toda la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio electrónico.
Topic principal
Características de los documentos
Características de orden externo e interno.
Internas
Son las que hacen parte de la esencia del documento y que están implícitas en ellos
MÁS COMUNES
-Entidad productora
-fecha y lugar de producción
Externas
Son aquellas características que no dependen del cuerpo del documento, sino que son parámetros que hacen que éste se realice de determinada manera
CLASIFICACIÓN
-Clase
-Tipo
-Forma
-Formato
-Cantidad
Topic principal
Topic principal
Elementos de un documento de archivo
Soporte
Considera el material a través del cual se realiza la transmisión de conocimiento, pudiendo ser por medios electrónicos,magnéticos o evidencias físicas, entre otros.
Técnica
Se refiere a los medios normalmente utilizados para la transmisión del contenido documental.
Estructura
Constituye los datos específicos que conforman el documento y que lo
hacen diferente de los otros
Contenido
El mensaje interno o la actividad específica
que desea expresar y transmitir la institución o persona.
Clasificación de los documentos
Soporte
CARACTERÍSTICAS FÍSICAS
Textuales: Esta clase de documentos son los que más se utilizan en
las empresas
Gráficos: Permiten visualizar de manera rápida la información, y el
modelo empleado depende de la actividad
Imagen: Reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o
gráficos
Cinta: Aquellos medios audiovisuales que buscan, de una manera
dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas
Otros Soportes: entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos.
Productor o Autor
SE CLASIFICAN
Documento público
Aquel instrumento que se tramita ante un funcionario público, que
cumple una función que atañe directamente al Estado y tiene carácter representativo.
Documento privado
Aquellos documentos producidos o recibidos por entidades privadas o personas naturales.
Finalidad
CLASIFICACION
Documentos dispositivos: Aquellos que imparten
normas de obligatorio cumplimientos
Documentos informativos: Aquellos que conforman
la generalidad de los documentos dentro de la función
administrativa de una empresa.
Documentos testimoniales: Aquellos que sirven como
prueba o testimonio
Difusión en el tiempo
No todos los documentos tienen una vigencia indefinida, sino que han sido diseñados exclusivamente para cumplir una función que tiene un principio y un final en el tiempo.
Funcionalidad
CLASIFICACIÓN
Sustantivos o específicos: Aquellos que soportan las funciones y objetivos de la empresa en sus diferentes áreas.
Facilítativos o Comunes: aquellos que además de apoyar la gestión empresarial también se hacen presentes con contenidos diferentes pero cumpliendo las mismas funciones
Tipologia documental
Es la unidad documental simple originada de una actividad administrativa, en cumplimiento de las funciones o actividades de la empresa ademas de esto expresa de manera clara la actuación y toma de decisiones
por parte de la administración, decisiones que se ven reflejadas en un determinado
soporte