Documentos electrónicos de archivo: una visión integradora
Conceptos basicos
Generalidades
Documentos tradicionales
Computadores y sistemas informáticos
Utilización del soporte papel
Crear, registrar y recuperar información
Conservación y autenticidad
TIC's
Sistemas de Gestión de documentos
Fácil manejo de información
El documento
Caracteristicas
Representativo
Escrito
Evidencia un hecho
Aplicación según la normatividad
El documento electrónico frente al documento tradicional
Diferencias
Alteración
Desmaterialización
Verificación de cambios en computadores
No existe la desmaterialización
No son materiales
Almacenamiento
Copias y originales
Primordial el original
No existe original
Copia fiel
Firmas responsables
Personalmente
Terceros (Administradores) Llaves de acceso
Perdurabilidad
Pautas de conservación del contenido
Inestabilidad y perdida de información
Migraciones periódicas
Autenticidad
Contenido veraz
Documento declarativo o constitutivo
Verídicos por instancias judiciales
Alteración del contenido
Mejor seguimiento
Grafotécnicas
Seguridad y conservación
Estabilidad
Vulnerabilidad
Medios de almacenamiento o formatos
Documento electronico
Contiene
Mensajes
Texto alfanumérico
Lenguaje convencional
Bits
Documento transmitido o procesado por maquina digital
Cruz Mundet
Caracteristicas
Contenido
Información
Contexto o metadatos
Descripción de la información
Estructura
Disposición y presentación lógica del documento
Ciclo de vida
Fase de diseño
Fiabilidad Autenticidad Accesibilidad Descripción Selección
Fase de utilización
Interconexión Interrelación Transferencia
Fase de conservación
Renovación Migración
Tipos o formas de producción
Generado en medios informáticos por transformación a microforma
Verificación con el soporte físico
Generado y ubicado solo en soporte electronico
Composición
Datos registrados
Grabados en el documento
Contenido
Información convertido a Bits
Soporte
Reproducción auténtica
¿Cual es el original?
Legislación
Generar autenticidad de la información
Copia fiel
No hay un consenso
No existe un original
Todas son copias
Siempre es original
Significado de la autenticidad
Principal preocupación de la Archivistica
Garantizando la seguridad y la conservación
Caracteristicas
Control de identidad
Integridad del mensaje
Libre de corrupción
No repudio
Dispositivos de seguridad
Firmas electrónicas y digitales
Permitido mayor seguridad de la información
Criptografía
Codificación del texto
Biometria
Accesos no autorizados
Documentos auténticos y fehacientes
Autenticidad
Mérito probatorio
Coincidente con la realidad del acto
Fehaciente
Auténticos hasta que se pruebe lo contrario
Autenticidad y copia
Autentica copia
Físico
Fiel del original
Electrónica
Copia autentica
Tipos de autenticación
Funcionario de fe
Productor de los documentos
Ingenieros de sistema
Archivista
Documentos electrónicos sufren cambios
Problemas internos
Fallas en el programas informáticos
Perdida de información
Mal funcionamiento de equipos
Caída de la red
Problemas externos
Virus en la red
Condiciones ambientales
Borro accidental de información
Capacidad probatoria
Firma digital
Conjunto de caracteres
Autenticidad
Integridad
Clave secreta y una pública
Firma electrónica
Involucra aplicación
Elementos tecnológicos y de seguridad
La producción de los documentos electronico
desarrollo tecnico de la valoracion de los documentos de archivo
La valoracion documental
los dos tiipos de archivos
se deben ver de manera integral
en una organizacion
seleccion documental en peru 1985
proceso archivistico que consiste en identificar analizar y evaluar todas las series documentales de una entidad
documentos electronicos
se ha incrementado el volumen documental en las organizaciones
los docuntos electronicos son generados por software
de acuerod a las necesidades
se genera un crecimiento el area administrativa
no se piensa en espacio fisico
servidores con mayores especificacion con el paso del tiempo
caractelizaticas del archivistas
importancia en laorganizacion
archivos fisicos
se genera menos volumen
en los ultimos años
se deben manejar de la misma
manera de manera equilibrada
y garantizando su preservacion
su usabilidad se hace para hacer la informacion mas veraz
valoracion o seleccion documental
terminos que al pasar de los tiempos
se han venido dicutiendo
expurgo
evaluacion
descarte
LA VALORACION DOCUMENTAL
es un termino que ha venido
posicionando en los ultimos
tiempos
"valoracion para la seleccion documental"
(españa) jordi serra. valoracion primero, seleccion luego. (revista ria n 12/valoraciom y seleccion de documentos
(colombia) AGN dice que primero valoración y luego selección.
(peru) norma SNA 4 se denomina seleccion, analizar
y evaluar los documetos
constarica se rige por la SNA4
Antonia Heredia intenta cuncluir
valoracion es un proceso intelectual
haciendo uso de eherramientas tecnicas
dejando de un lado la
definicion de seleccion
SELECCION DOCUMENTAL
termino discutido por
diferentes paises
aplicacion de la valoracion
en los documentos electrónicos
el termino de valoración se hace
mas fuerte
desde sus inicios se esta valorando
T. de retencion
Ciclo de vida
entonces se encuentran dificultades
en los doc electronicos, como autenticidad
y preservacion a largo plazo
inconvenientes por parte de los archivistas
se introducen tecnologías
Pero no se tiene en cuenta
los docs electronicos
la valoración tanto en docs físicos o electrónicos
no varia mucho (falta familiarizan)
valoracion de los documentos elentronicos. quienes deberian participar?
especialistas en tecnologia de la informacion
ingenieros de sistemas, entre otros
el archivista cumple función importante
darle mayor posibilidad, visibilidad e importancia
es importante que el archivista intervenga
en la etapa de diseño para poder hacer una valoracion adecuada
como enfrentar el problema de
los documentos electronicos
requisitos de seguridad importantes en
el programa de gestión documental
atenticidad
garantizar el valor
para que el documentos elecronico se posicione en a gestion documental es necesario dar garantia y seguridad (dia a dia tiene un mejor valor)
integridad
autenticidad y valoracion
reto para el evaluador
avance relacionado
con el proyecto InterPARES 2
EVALUACION INTENSA
EVALUADORES DEBIDAMENTE PREPARADOS
SE NECESITA DOCUMENTACION EXACTA Y PRECISA
DE LA EVALUACION
EL EVALUADOR DEBERA DESARROLLAR UN PROTOCOLO DE ENTREVISTA
REQUISITOS DE AUTENTICIDAD (COPIAS AUTENTICAS)
elementos fundamentales para tener en consideración
durante la valoracion
es importante garantizar que si sera util un docuento atravez del tiempo
que los documentos sean capaces de reconstruir objetivamente los hechos que sustentan
la valoración es algo fundamental en un proceso archivistico
contar con condiciones para conservacion
mantener la información actualizada (soporte)
indetificacion de los documentos
garantizar presupuesto para actualizaciones
Subtopic
Tiempo Compartido (1960)
Leyes
Normas de Telecomunicaciones, Internet (1990)
Evolución de la Tecnología Informática en la producción de Documentos
Gesstión de Documentos Electrónicos (actualidad)
Manuales
Evolución de sistemas de Información
Producción de documentpos electróncios en Entidades Públicas
Producción de documentos en la actividad privada
Confidencialidad
Ahorro de mantenimiento de personal especializado
Integridad
Ahorro de espacio
Informes a entidades de control
Autenticidad
Aplicación de los documentos Electrónicos en las tramitaciones en la Administración Pública
Documentos reguladores o formales en la Administración pública
Mantenimiento y organización total del sistema de Archivo
Auditorías Externas
Aspectos o medidas
Ciudadanía Activa
Normatividad documento Electrónico
PQRSD
Resoluciones
Libertad Normativa (Latinoamerica)
Resolución 8934 - 2014
Tercerización de Archivos
Entidades Públicas
Disponibilidad
Rendición de cuentas
Aparición de la Computadora Personal (1981)
Creación del Comité de Informática (1970)
Custodia y consulta de documentos