Gestão de Documentos: notas iniciais

Os documentos têm uma "existência definida"; eles são gerados, isto é, são produzidos para atender a uma finalidade específica e, a partir disso, transitam, instruem, somam informações, guardam, geram efeitos e encerram sua atuação principal, aquela para a qual foram criados.Podemos concluir que as atividades de arquivos em uma empresa de qualquer natureza ou dimensão representam o apoio básico para seu desempenho e progresso.

Não há uma definição universal para a gestão de documentos, uma vez que esta depende de alguns fatores, como o contexto administrativo, normativo e até arquivístico de um país, pois tudo isso influencia o que cada tradição arquivística compreende como gestão de documentos. Entretanto, para o Brasil há definições já consolidadas e amplamente difundidas, como apresentada pelo Arquivo Nacional (2005:100), em que a gestão de documentos é assim entedida: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.

Recebeu novas dimensões e perspectivas quando inserida em contextos e práticas arquivísticas distintas.

A gestão de documentos tem como principal objetivo garantir o controle sobre a totalidade de documentos arquivísticos produzidos em razão do desempenho das funções e atividades de uma organização.

De acordo com um estudo apresentado por Rhoads (1982:2), a gestão de documentos é dividida em três fases, cujos procedimentos irão conduzir o ciclo de vida dos documentos: produção, utilização e destinação final.Este ciclo de vida é contado a partir da produção do documento, do encerramento do ato, ação ou fato que a motivou e da sua frequência de uso.No conjunto de procedimentos que devem ser aplicados durante o processo de gestão dos documentos, dois têm especial relevância, uma vez que todos os demais dependem destes: a classificação e a avaliação de documentos. A classificação e a avaliação dos documentos compõem o conjunto de atividades da gestão de documentos, e suas aplicações garantem o controle e a racionalização da produção documental.

Fase em que se define e administra a criação dos documentos para que eles não sejam produzidos além do necessário.

Fase correspondente à tramitação e ao controle dos documentos produzidos.

Fase em que os documentos são destinados para eliminação ou para guarda permanente.

A classificação é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos resultantes de uma mesma ação ou ato administrativo como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.O instrumento técnico responsável por registrar a estrutura em todos os níveis de classificação é o plano ou código de classificação de documentos, como definido pelo Arquivo Nacional (2011:9):"O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades."As atividades realizadas pelas organizações dividem-se em dois tipos:atividades-fim ou substantivas - são as que identificam uma organização, ou seja, o objetivo pelo qual foi criada;atividades-meio - são aquelas que servem de suporte à administração para a consecução dos objetivos finalísticos da instituição. São também conhecidas como atividades auxiliares, presentes em todas as organizações, identificadas como atividades de administração geral; por exemplo: gestão de pessoal (ou recursos humanos), administração financeira ou de patrimônio.

É elaborada a partir das funções e atividades desenvolvidas pela organização. É o que costuma ser o mais recomendado, uma vez que as funções e atividades possuem maior estabilidade ao longo do tempo e não sofrem transformações constantes.

É elaborada a partir da estrutura organizacional e suas unidades administrativas. É o menos aconselhável, já que estruturas administrativas podem sofrer alterações com alguma frequência, o que teria impacto direto na classificação dos documentos feitas a partir de um molde estrutural.

As únicas possibilidades para a destinação são: eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Estas são as últimas atividades que compõem a gestão de documentos.

A eliminação ocorre quando o documento já cumpriu a função específica para a qual foi criado (valor primário) e não possui valor secundário.

O recolhimento ocorre quando os documentos ainda possuem valor de prova ou para pesquisa.

A opção pela alteração de suporte é uma iniciativa que requer uma análise fundamentada da legislação e, sobretudo, da relação custo-benefício para sua implantação.Pontos Fundamentais:É fundamental que haja aplicação de procedimentos e instrumentos técnicos de gestão de documentos, como classificação e avaliação, desde sua produção. Não é recomendável fazer alteração de suporte de forma indiscriminada e sem análise criteriosa das vantagens e desvantagens.É preciso analisar a legislação para que sejam mantidas a integridade e a validade jurídica desses documentos.A relação custo-benefício precisa ser verificada tendo como base os custos com a manutenção em longo prazo desses suportes e também de equipamentos para acesso à informação.

Refere-se às fases ou idades dos arquivos e é uma referência para gerenciamento dos arquivos de acordo com a frequência de uso dos documentos, assim como por seus valores primários e secundários que demandam necessidades específicas de processamento técnico e guarda física.A partir da avaliação, é identificado por quanto tempo cada documento deverá ser mantido no arquivo corrente ou no intermediário e quando será recolhido ao arquivo permanente.É importante não confundir ciclo de vida dos documentos(produção, utilização e destinação) com as três idades dos arquivos.

Também conhecido como de primeira idade ou arquivo ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. são muitos usados pela administração.

Também conhecido como arquivo de segunda idade ou semiativo. são documentos que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresentam pequena frequência de uso pela administração.

Também conhecido como de terceira idade ou histórico. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor.

A avaliação é a função que permite armazenar apenas o que efetivamente interessa para prova ou para pesquisa, assim como é a avaliação que possibilita uma eliminação segura dos documentos que já não são mais necessários à administração. É a função que identifica os valores nos documentos de arquivo.

O valor primário é relativo ao uso administrativo do documento, razão pela qual cada documento foi criado. Uma vez que todo documento é produzido para cumprir uma função específica, todo documento possui, inevitavelmente, valor primário.

O valor secundário presente em alguns documentos é definida a partir da identificação do valor de prova para a organização produtora ou valor informativo, por ter interesse de pesquisa para a sociedade.

Embora sejam muitos os procedimentos que devem ser implantados para uma boa gestão de documentos, a adoção de instrumentos técnicos, como o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos, é fundamental para obter sucesso. Entretanto, é preciso ressaltar que são instrumentos dinâmicos e precisam ser revistos e atualizados com frequência para que não deixem de refletir a produção de documentos de uma organização.A utilização de procedimentos próprios associada ao uso de recursos tecnológicos terá como consequência a melhoria dos serviços arquivísticos, assim como aumentará a eficiência e eficácia da instituição, garantindo economia de recursos e promovendo melhor suporte nas decisões político-administrativas.

Todas as funções, desdobradas em atividades, e estas, em atos administrativos que geram os documentos.

O documento reflete a relação orgânica da entidade quando agrupado.

A ação que gerou os documentos serve de base para o agrupamento dos mesmos na classificação funcional.