DESCRIPCION DE LA EMPRESA Empresa que diseña, ensambla y vende mobiliario industrial y de oficina, sillas, accesorios y escritorios, con 20 años en el mercado. www.ideaergo.com
SITUACION IDEAL
DESCRIPCION DEL PROBLEMA Esta empresa ha tenido serios problemas en cada uno de los departamentos y todos va afectando al otro, ha contado con tener grandes clientes como son Yanbal, Alquería, Pepsico, Femsa, Essentia, etc por la gran calidad que tienen los productos y durabilidad para el trabajo pesado que se realiza en estas empresas, pero los procesos internos para cumplir con los pedidos acarrean grandes dificultades desde la cadena de suministros hasta la entrega al cliente
SITUACION ACTUAL
PROCESOS
PROVEEDORES COMPRAS
ALMACENAMIENTO 1
El layout de la empresa no es adecuado ya que para bajar costos se tuvo que integrar la bodega con la oficina y esto aparte de ser inadecuado en el ambiente y SST no hay fluidez con los inventarios y tampoco un sistema eficiente de almacenamiento, mucho menos el etiquetado ya que se maneja de acuerdo a lo dispuesto por la persona de compras, esto aparte de ser demorado es ineficiente y dificil para la contabilidad ya que depende 100% de lo que le diga la persona de compras para el contador hacer el cruce.
PRODUCCION
Producción depende de las ordenes de compra del cliente ya que solo se puede hacer bajo pedido por falta de flujo de caja por lo tanto no hay personal fijo y se subcontrata de acuerdo a los pedidos, cuando hay que diseñar un producto se demora demasiado ya que el personal de diseño trabaja en otros proyectos para otras empresas.
ALMACENAMIENTO 2
DISTRIBUCION Y TRANSPORTE
CLIENTE
Luego del análisis general de la situación de la empresa, una de las tantas razones por las que esta empresa se encuentra en un estado de Reorganización es esta parte del proceso donde la persona de compras se encuentra en la empresa desde hace 15 años, se encontraba laborando en mantenimientos y luego por falta de personal la colocaron en compras sin una preparación previa ni estudios para tomar el cargo eje de la empresa por tal razón no se analizaron nuevos proveedores se quedaron con lo que el proveedor les pedía de precio y en muchas ocasiones fallaba la calidad de suministros perfeccionandolos en la empresa acarreando sobrecostos pero sin alterar el precio final al cliente.
El producto terminado se coloca en una parte de la bodega vacío donde no se pone nada más, esto está muy bien ya que no se estropea y al cliente le llega en óptimas condiciones, en esta parte el producto si tiene etiqueta y está bien inventariado, los clientes saben quien es su proveedor para cualquier tema de garantía y mantenimiento posterior.
La distribución y transporte en muchas ocasiones corre por cuenta del cliente ya que son grandes empresas recogen el producto en las instalaciones, en unas ocasiones cuando no es mucho producto y es en Bogotá y sus alrededores es llevado por la empresa, en muchas ocasiones los clientes tienen un sistema de recibido de proveedores en horario específico por medio de plataforma, si es en zonas francas lo debe llevar la empresa a excepción de las empresas que quedan en otras ciudades o distribución a sucursales
Los clientes deben esperar mucho para recibir su producto ya que la empresa depende bastante del flujo de dinero en el momento, esto lo retrasa todo porque deben pagarles a los proveedores de suministro para ser despachados ya que perdieron el crédito que tenían y no se preocuparon por buscar nuevos aliados, además de una mala negociación con los clientes que están ya acostumbrados a pagara de dos tres meses la factura, sin lograr muchos nuevos negocios con otros clientes por su incumplimiento.
Tener una persona de compras que tenga estudios y experiencia en trato con proveedores y una negociación que favorezca a la empresa, además de integrar nuevas ideas, renegociar con los actuales proveedores y exigirles alta calidad desde un principio para no generar sobrecostos, tener un sistema eficiente y automatizado que permita eficiencia en los procesos.
Trasladar la empresa para un sitio que no sea tan costoso pero sí que sesionen los ambientes de acuerdo a los departamentos y sus necesidades tanto para su seguridad como para la comodidad laboral, además de un sistema de inventario adecuado permitiendo saber que hay en la empresa, que le sirva tanto a producción como a contabilidad y no dependiendo de una sola persona con la finalidad que todos los implicados visualicen con que cuenta la empresa y así mismo bajar costos.
En este de departamento la situación ideal sería no tener departamento de diseño ya que es lo más costoso de la empresa y en este momento no está en la situación de Investigación y desarrollo, debería centrarse en solo producir lo que ya funciona, sacar adelante estos productos y cuando llegue a utilidades en ese momento invertir en nuevos diseños, por lo tanto alcanzaría para contratar personal que se dedique solo a producir, o buscar un proveedor que haga esta labor y omitir este paso.
Esta parte se maneja muy bien, pero se puede integrar un sistema automatizado en supply chain.
Muchos clientes optan por otro proveedor ya que en esta parte aun al cliente le toca recoger el producto, pueden tener un convenio con una empresa de logística que se dedique a atender las entregas mas eficientemente para no perder clientes y así poder realizar la entrega sin tantos traumatismos.
Buscar otro canal de venta puede ser a clientes individuales, por medio de E-commerce, buscar un socio estratégico que inyecte capital a la empresa, renegociar con los clientes actuales para pronto pago, a menos tiempo o contraentrega, reevaluar el personal y hacer nuevos negocios que permitan el crecimiento de la empresa.
