Instrumentos para el registro contable
Plan de cuentas
¿Qué es?
Un sistema que proporciona a los entes públicos, los elementos necesarios que permiten contabilizar sus operaciones, proveer información útil en tiempo y forma para la correcta toma de decisiones, además de que integra la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente e identifica con nombres todas esas cuentas, para distinguir un tipo de partida doble para los fines del registro contable de las transacciones.
Base de codificación
Se conforma de 5 niveles de clasificación
PRIMER AGREGADO
Género 1 Activo
Grupo 1.1 Activo Circulante
Rubro 1.1.1 Efectivo y
Equivalentes
GÉNERO: Considera el universo de la clasificación.
GRUPO: Determina el ámbito del universo en rubros compatibles con el género en forma estratificada, permitiendo conocer a niveles agregados su composición.
RUBRO: Permite la clasificación particular de las operaciones del ente público.
SEGUNDO AGREGADO
Cuenta 1.1.1.1 Efectivo
Subcuenta 1.1.1.1.1 Caja
CUENTA: Establece el registro de las operaciones a nivel cuenta de mayor.
SUBCUENTA: Constituye un mayor detalle de las cuentas. Será aprobada, por la unidad administrativa o instancia competente en materia de Contabilidad Gubernamental de cada orden de gobierno, quienes autorizarán la desagregación del Plan de Cuentas de acuerdo a sus necesidades, a partir de la estructura básica que se está presentando, con excepción de las señaladas al final de este capítulo en la “Relación Contable/Presupuestaria”, necesarias para la interrelación con los clasificadores presupuestarios.
¿Cuál es su estructura?
Género
Activo
Pasivo
Hacienda
pública/
patrimonio
Ingresos y otros beneficios
Gastos y otras pérdidas
Cuentas de cierre contable
Cuentas de orden contable
Cuentas de orden presupuestarias
Cuentas de cierre presupuestario
Grupo
- Activo Circulante
- Activo No Circulante
- Pasivo Circulante
- Pasivo No Circulante
- Hacienda
Pública/Patrimonio
Contribuido
- Patrimonio Generado
- Exceso o Insuficiencia en
la Actualización de la
Hacienda Pública /
Patrimonio
- Ingresos de Gestión
- Participaciones,
Aportaciones, Convenios,
Incentivos Derivados de la
Colaboración Fiscal,
Fondos Distintos de
Aportaciones,
Transferencias,
Asignaciones, Subsidios y
Subvenciones, y
Pensiones y Jubilaciones
-Otros Ingresos y
Beneficios
- Gastos de Funcionamiento
- Transferencias,
Asignaciones, Subsidios y
Otras Ayudas
- Participaciones y
Aportaciones
- Intereses, Comisiones y
Otros Gastos de la Deuda
Pública
- Otros Gastos y Pérdidas
Extraordinarias
- Inversión Pública
- Resumen de Ingresos y Gastos
- Ahorro de la Gestión
- Desahorro de la Gestión
- Valores
- Emisión de Obligaciones
- Avales y Garantías
- Juicios
- Inversión Pública
- Bienes en Concesionados
o en Comodato
- Ley de Ingresos
- Presupuesto de Egresos
- Superávit Financiero
- Déficit Financiero
- Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores
Rubro
Activo Circulante:
- Efectivo y Equivalentes
- Derechos a Recibir Efectivo o Equivalentes
- Derechos a Recibir Bienes o Servicios
- Inventarios
- Almacenes
- Estimación por Pérdida o Deterioro de Activos Circulantes
- Otros Activos Circulantes
Activo No Circulante:
- Inversiones Financieras a Largo Plazo
- Derechos a Recibir Efectivo o Equivalentes a Largo Plazo
- Bienes Inmuebles, Infraestructura y Construcciones en
Proceso
- Bienes Muebles
- Activos Intangibles
- Depreciación, Deterioro y Amortización Acumulada de
- Bienes e Intangibles
- Activos Diferidos
- Estimación por Pérdida o Deterioro de Activos no
Circulantes
- Otros Activos no Circulantes
Pasivo Circulante:
- Cuentas por Pagar a Corto Plazo
- Documentos por Pagar a Corto Plazo
- Porción a Corto Plazo de la Deuda Pública a Largo Plazo
- Títulos y Valores a Corto Plazo
- Pasivos Diferidos a Corto Plazo
- Fondos y Bienes de Terceros en Garantía y/o
Administración Corto Plazo
- Provisiones a Corto Plazo
- Otros Pasivos a Corto Plazo
Pasivo No Circulante:
- Cuentas por Pagar a Largo Plazo
- Documentos por Pagar a Largo Plazo
- Deuda Pública a Largo Plazo
- Pasivos Diferidos a Largo Plazo
- Fondos y Bienes de Terceros en Garantía y/o
Administración a Largo Plazo
- Provisiones a Largo Plazo
Hacienda Pública/Patrimonio Contribuido:
- Aportaciones
- Donación de Capital
- Actualización de la Hacienda Pública/ Patrimonio
Patrimonio Generado:
- Resultados del Ejercicio (Ahorro/Desahorro)
- Resultados de Ejercicios Anteriores
- Revalúos
- Reservas
- Rectificaciones de Resultados de Ejercicios Anteriores
Exceso o Insuficiencia en la Actualización de la Hacienda Pública/Patrimonio:
- Resultado por Posición Monetaria
- Resultado por Tenencia de Activos no Monetarios
Ingresos de Gestión:
- Impuestos
- Cuotas y Aportaciones de Seguridad Social
- Contribuciones de Mejoras
- Derechos
- Productos
- Aprovechamientos
- Ingresos por Venta de Bienes y Prestación de Servicios
- Ingresos no Comprendidos en las Fracciones de la Ley de
- Ingresos Causados en Ejercicios Fiscales Anteriores
Pendientes de Liquidación o Pago (Derogado)
Participaciones, Aportaciones, Convenios, Incentivos Derivados de la Colaboración Fiscal, Fondos Distintos de Aportaciones, Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Subvenciones, y Pensiones y Jubilaciones:
- Participaciones, Aportaciones, Convenios, Incentivos
Derivados de la Colaboración Fiscal y Fondos Distintos de
Aportaciones
- Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Subvenciones,
y Pensiones y Jubilaciones
Otros Ingresos y Beneficios:
- Ingresos Financieros
- Incremento por Variación de Inventarios
- Disminución del Exceso de Estimaciones por Pérdida o
Deterioro u Obsolescencia
- Disminución del Exceso de Provisiones
- Otros Ingresos y Beneficios Varios
Gastos de Funcionamiento:
- Servicios Personales
- Materiales y Suministros
- Servicios Generales
Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Otras Ayudas:
- Transferencias Internas y Asignaciones al Sector
Público
- Transferencias al Resto del Sector Público
- Subsidios y Subvenciones
- Ayudas Sociales
- Pensiones y Jubilaciones
- Transferencias a Fideicomisos, Mandatos y Contratos
Análogos
- Transferencias a la Seguridad Social
- Donativos
- Transferencias al Exterior
Participaciones y Aportaciones:
- Participaciones
- Aportaciones
- Convenios
Intereses, Comisiones y Otros Gastos de la Deuda Pública:
- Intereses de la Deuda Pública
- Comisiones de la Deuda Pública
- Gastos de la Deuda Pública
- Costo por Coberturas
- Apoyos Financieros
Otros Gastos y Pérdidas Extraordinarias:
- Inversión Pública
- Estimaciones, Depreciaciones, Deterioros,
Obsolescencias y Amortizaciones
- Provisiones
- Disminución de Inventarios
- Aumento por Insuficiencia de Estimaciones por Pérdida
o Deterioro u Obsolescencia
- Aumento por Insuficiencia de Provisiones
- Otros Gastos
Inversión Pública:
- Inversión Pública no Capitalizable
Ley de Ingresos:
- Ley de Ingresos Estimada
- Ley de Ingresos por Ejecutar
- Modificaciones a la Ley de Ingresos
Estimada
- Ley de Ingresos Devengada
- Ley de Ingresos Recaudada
Presupuesto de Egresos:
- Presupuesto de Egresos Aprobado
- Presupuesto de Egresos por Ejercer
- Modificaciones al Presupuesto de Egresos
Aprobado
- Presupuesto de Egresos Comprometido
- Presupuesto de Egresos Devengado
- Presupuesto de Egresos Ejercido
- Presupuesto de Egresos Pagado
Instructivo de manejo de cuentas
Concepto
El instructivo de cuentas es un documento en el que refleja el nombre de la cuenta, explica detalladamente concepto, los motivos porque se carga (debito) o se abona (crédito) y el tipo de saldo, tomando todos estos aspectos para un mejor funcionamiento del sistema de información contable.
Características
- Cuenta con instrucciones establecidas de uso y manejo.
- Tiene un proceso continuo de revisión y actualización.
- Redacción simple, corta y comprensible.
- Tiene siempre un mayor número de páginas que el catalogo de cuentas.
Propósitos
Tiene como propósito de ser útil, principalmente a los usuarios que se encargan del registro diario de las operaciones, de manera selectiva se presenta la mecánica del registro que se debe seguir para contabilizar las operaciones.
Finalidad
Este documento tiene como finalidad explicar claramente los conceptos y usos de cada cuenta contable aplicando los Principios y Prácticas de la Contabilidad Generalmente Aceptados, así como, las normas, políticas y procedimientos de la empresa y de regulación y administración tributaria del país.
Guías contabilizadoras
Concepto
Es la descripción detallada de lo que debe registrarse en cada una de las cuentas y lo que representa su saldo. En dichas guías los registros se ordenan por proceso administrativo/financiero y se muestra en forma secuencial los asientos contables que se deben realizar en sus principales etapas.
Objetivo
Su propósito es orientar el registro de las operaciones contables a quienes tienen la responsabilidad de su ejecución, así como para todos aquellos que requieran conocer los criterios que se utilizan en cada operación.
Modelos de asientos para el registro contable
Tipos de asientos
Asientos de ajuste. Asientos de cierre del ejercicio, variación de existencias, amortizaciones, periodificaciones.
Asientos de regularización. Al final del periodo se regularizan las cuentas de gastos e ingresos pasando a la cuenta “Resultado del ejercicio”.
Asiento de cierre. Es el asiento que cierra todas las cuentas utilizadas durante el ejercicio. Es igual al asiento de apertura pero con el signo contrario en los saldos.
Concepto
Consiste en las anotaciones realizadas con la finalidad de reflejar un hecho o una operación contable.
Un asiento es una anotación en el libro de contabilidad que refleja los movimientos económicos de una persona o institución. Se realiza cada vez que la empresa contabiliza una entrada relacionada con la actividad que realiza.
En el sistema de contabilidad de partida doble, crear una entrada en un libro de diario implica dos apuntes (dos asientos) en dos cuentas distintas pero relacionadas entre sí: una en el debe y otra en el haber.
Momento en que se utilizan los modelos de asientos para el registro contable
Las transacciones incluidas en el modelo de asientos se concentraron en grandes grupos:
I. Asientos de Apertura
II. Operaciones relacionadas con el ejercicio de la Ley de Ingresos
III. Operaciones relacionadas con el ejercicio del decreto de Presupuesto de Egresos
IV. Operaciones extrapuestarias relacionadas con la Ley de Ingresos y el ejercicio de Presupuesto de Egresos
V. Operaciones extrapuestarias no relacionadas con la Ley de Ingresos y el ejercicio del Presupuesto de Egresos
VI. Operaciones de Financiamiento
VII. Cuentas de orden
VIII. Operaciones de Cierre del Ejercicio Patrimoniales y Presupuestaria