Elaboración de estructuras funcionales de un proceso

según el marco legal están
clasificados en

publicos

dirección o el registro civil

semiprivados

información financiera y bienes físicos

sensibles

inclinación política, religiosa, enfermedades

alta seguridad

datos de los integrantes de la fuerza pública, la inteligencia militar del país, información de defensa del estado

importante a para la ejecución de cada proceso administrativo

identifica los tiempos de respuestas de cada proceso

organiza el orden de evacuación de entrada de las solicitudes

identifica los responsables de cada informe

la ley 594 del 2000 conocida como la ley de archivo,
permite reglamentar lo concerniente a los archivos físicos de una entidad pública

este sistema es manejable frente
a la información que las entidades de control puedan tener, identificando las fuentes de datos a consultar en un orden cronológico del almacenamiento.

en los archivos digitales, la ley regula su existir funcional, bajo unos niveles de clasificación dependiendo de la técnica y tecnología que se utilice para dicha actividad.

Se pueden clasificar desde el nivel 1 al nivel
5, el cual ya implica el no uso del papel y la digitalización.

este proceso orbite alrededor de la Ley
de Transparencia y Acceso a la Información y el Decreto 1080 de 2015

informacion digitalizada

información en fisico

Los reportes y los productos deben estar sujetos a lo estipulado en el artículo 36 de la ley 489 del 1998