Organización Administrativa

fijar roles, funciones y responsabilidades; establecer objetivos; crear procesos y definir protocolos y; diseñar estrategias de
mejoramiento.

el correcto funcionamiento de una empresa

las metas y objetivos establecidos en la etapa de la planeación

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

Reduce y ahorra costos e incrementa la productividad

Reduce o elimina la duplicidad de funciones.

Disminuye tiempos, evita la lentitud de las actividades

La organización se lleva acabo en dos etapas

La división del trabajo es la repartición, separación y delimitación de las actividades y tareas que conforman el proceso empresarial.

un grupo determinado de personas, con base a sus capacidades, fuerza, especialidad, naturaleza

para promover la especialización y perfeccionamiento del trabajo a traves de los siguientes pasos:

Departamentalización

Es la agrupación y coordinación división y sectorización de las funciones y actividades en departamentos y unidades específicas.

de lograr una especialización y una correcta estructura organizacional que permita cumplir con los objetivos de la empresa

importancia

permite desarrollar diversas especializaciones que facilitan las actividades de la organización.

la organización de las tareas sería difícil, ya que no se podría respetar un orden que otorgara eficiencia y rapidez al cumplimiento de las actividades.

departamentalizar

Para establecer una departamentalización se efectúa la siguiente secuencia:

Listar todas las funciones y actividades de la empresa.

Clasificar las que sean similares.

Agruparlas según un orden jerárquico o de importancia.

Asignar actividades en cada una de las áreas agrupadas o
departamentos.

Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y
obligación, entre las funciones.

Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los
departamentos.

El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un
departamento deberán relacionarse con el tamaño y las
necesidades específicas de la empresa, y de las funciones
involucradas.

tipos

Por funciones o por departamentos

Se organiza de acuerdo con las actividades y el área a la que corresponde cada labor.

Utilizado por pequeñas o medianas empresas

Por producto o servicios

Se organiza de acuerdo tipo de producto o servicio que se ofrece.

Utilizado por grandes empresas

Por tiempo

se organiza de acuerdo con el turno de trabajo o la jornada laboral.

Utilizado por empresas que trabajan las 24hrs. del día con la finalidad de crear diversos turnos y por razones económicas y psicológicas

Por territorio

según el área geográfica donde se brindan los servicios.

Utilizado por empresas internacionales donde existe una localización muy extensa

Por clientes

se organiza según el tipo de servicio que se presta a un determinado cliente, de acuerdo con sus necesidades.

diseño

Para diseñar la estructura de la empresa mediante la departamentalización se toma en cuenta

1) Giro de la empresa (comercial, industrial o de servicios)

2) Los horarios en los que opera

3) el mercado al cual va dirigido

4) Tamaño, si la empresa es pequeña, grande mediana, multinacional etc.

Todos estos criterios permitirán determinar la estructura departamental más adecuada según la empresa

Descripción de funciones

Después de haber establecido los
niveles jerárquicos y departamentos de la empresa

Es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la
organización.

de la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo mediante:

Técnicas

análisis del puesto

Identificación

Identificar los puestos que es necesario analizar.
Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir, también sería útil el análisis de puesto anterior.

Observación directa

el analista simplemente observa a algunas personas que ocupan el
puesto que se examina mientras desempeñan sus tareas. De vez en cuando hace preguntas sobre
diversos elementos del trabajo.

Durante esta observación, toma cuidadosamente notas que luego emplea para la confección de las
descripciones de puestos.

Entrevista

El analista discute todos los detalles del trabajo con una o más
personas que ocupen el puesto en la actualidad.

Toma apuntes de las respuestas y luego les da cabida en las distintas secciones de la descripción
de puesto.

El analista puede entonces fijar las
especificaciones mínimas y máximas del puesto.

Cuestionario

Se realiza un cuestionario con preguntas del trabajo que se distribuye a todos
los empleados de un departamento Lo llenan y lo devuelven al supervisor o analista.

se deben tomar en cuenta los objetivos deberes y responsabilidades, niveles de desempeño, características individuales en el trabajo

Mixto

Se utiliza dos o más métodos al obtener información con el objetivo de obtener mejores resultados

Descripción del puesto

Se bosqueja la relación entre el
puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución.

Descripción génerica

se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia
específicas. Proporcionan una visión general de una categoría de puestos mediante los
denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categoría

Descripción especifica

estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto.
Indican su relación con otros puestos específicas

Perfil del puesto

Consiste en definir específicamente las características de la personas a contratar

Requisitos físicas, mentales (control de emociones), habilidades, competencias como: edad, grado de estudios, experiencia, sexo, que se deben cumplir en cierto puesto

Carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades

se analizan los puestos que integran un departamento o una sección, para lograr una división de funciones y mejorar la
estructura de los grupos de trabajo entre diversas áreas.

Evita fugaz de responsabilidades

Jerarquización

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de mando, grado o importancia agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

La definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión.

niveles jerárquicos, conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

como guía para fijar roles, funciones y responsabilidades; establecer objetivos;
crear procesos y definir protocolos y; estrategias de
mejoramiento para alcanzar las metas y objetivos

tipología

Lineal

Se basa en el principio de unidad de mando, es decir, cada trabajador recibe órdenes de un solo jefe que se sitúa por encima de él.

Posee configuración piramidal a medida que se eleva la jerárquica disminuye el número de cargos u órganos. Va en una lineal de arriba hacia abajo.

Se puede aplicar en empresas; que estén comenzando su desarrollo, empresas pequeña y cuando la organización tiene vida corta.

Ventajas

es un modelo simple en donde las responsabilidades y jerarquía están claras. La toma de decisiones es rápida ya que depende de una sola persona.

desventajas

comunicación lenta (ya que las decisiones tienen que comunicarse por todos los niveles) y falta de especialización (ya que no se puede ser experto en todas las áreas).

funcional

Compuesta por diversos gerentes, cada cual especializado en determinadas áreas. Y la distribución de las funciones se realiza según la especialización de cada trabajador.

De esta manera ya no existe el principio de unidad de mando, sino que los trabajadores pueden recibir órdenes de cada uno de los diversos especialistas.

se aplica generalmente en empresas pequeñas que tiene un equipo de especialistas bien compenetrado

ventajas

Comunicación directa más rápida, Cada órgano realiza únicamente su actividad específica, desarrollando sus cualidades

desventajas

Pérdida de la autoridad de mando y confusión de las funciones y ordenes.

En linea-staff

Es una combinación de los modelos lineal y funcional. Se orienta hacia adentro para asesorar a las demás áreas. Su
actividad consiste en planear, pensar, sugerir, recomendar, asesorar y prestar servicios especializados.

Cada órgano responde ante un solo y único órgano superior;

se crea un departamento de asesoramiento (staff) que permite asesorar en temas concretos, pero no tiene autoridad dentro de la jerarquía.

Por ejemplo, un grupo de abogados externos que asesora de temas jurídicos.

ventajas

Asegura asesoría especializada e innovadora

desventajas

Dificultad en la obtención y el mantenimiento del equilibrio dinámico entre la línea y staff.

comité

Las decisiones son compartidas por un grupo de personas,

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un
grupo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar un
decisión en conjunto

La principal ventajas son; Las soluciones son más objetivas y el máximo aprovechamiento de los conocimientos especializados.

Desventaja: Sin embargo en ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

repartición de responsabilidades

a) Directivo; representa a los accionistas de una empresa

b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.

c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.

d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

militar

Se caracteriza por que las decisiones se centran en una sola persona

se aplica generalmente en empresas pequeñas

matricial

Combina la departamentalización por productos con la de funciones

Consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales
de forma temporal a diferentes proyectos.

Se forman equipos con
integrantes de varias áreas con un objetivo en común: el proyecto. Los equipos dejan de existir al finalizar el proyecto.

Posiciones jerargicas

CEO/Director ejecutivo, general

la posición más alta dentro de la empresa, tiene máxima autoridad

Su principal función es la de administrar la empresa en su conjunto para alcanzar las metas de la compañía.

objetivos, gestión, y logros de la empresa

toma de decisiones sobre la estrategia empresarial

motivar y asesorar a los empelados

Presidente y Vicepresidente

La segunda máxima autoridad de la empresa

se encarga de mantener la dirección general y establecer los objetivos y estrategias generales de la empresa

Los vicepresidentes son figuras de apoyo al presidente, las cuales pueden llegar a asumir sus funciones y servir como asesores

Directores de departamento

Son los encargados de dirigir, coordinar y elaborar estrategias dirigidas a las diferentes áreas y departamentos de la empresa

gerente

Su función es la de dirigir y coordinar a los trabajadores de una determinada sección, siguiendo las ordenes marcadas por sus superiores.

supervisores

se encarga de coordinar y (tal y como nos dice su nombre) supervisar el trabajo y la situación de los empleados

contribuyendo a la buena realización de la actividad y a valorar las necesidades y situación laboral de sus empleados.

empleados

el nivel más básico dentro de la jerarquía de la organización y empresa

desempeñan la labor rutinaria y llevan a cabo las tareas y operaciones que los puestos superiores les indican cómo su labor específica.

La coordinación es la armonización y sincronización de los esfuerzos para realizar eficientemente una tare

Si durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la división del trabajo con todas las ventajas inherentes, es indispensable que ésta se complemente con la coordinación,

Tácticas de organización

Organigramas

Son representaciones visuales gráficas de la estructura organizacional y formal de una organización

Como esta estructurada la empresa, en cada área y departamento, y su respectiva interrelación. Es decir, permite identificar como se agrupan las funciones, puestos, empleados, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de una organización.

dar claridad a los colaboradores sobre el panorama estructural actual de la organización

detectar las fortalezas e oportunidades, y coordinar de manera eficiente aspectos de producción, negocios y relaciones interpersonales dentro de cada departamento de la empresa

De acuerdo al tamaño y características de una empresa, existen seis formas de representar los organigramas:

Vertical

Los niveles jerárquicos quedan determinados de
arriba hacia abajo.

En la cima se encuentra la persona con mayor jerarquía

Horizontal

Los niveles jerárquicos se representan de izquierda
a derecha.

La persona con mayor jerarquía se encuentra en la parte izquierda

Entre más de desplace a la derecha menor jerarquía existe

Mixto

Combina, por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Los puestos se van desglosando de arriba hacia abajo y también de Izquierda a derecha

circular

estructura en forma de circulo

los niveles jerárquicos quedan determinados
desde el centro hacia la periferia

La jerarquia va de adentro hacia afuera

En el centro de encuentra la persona con mayor jerarquía

Funcional

Se descubren las funciones de cada área

Puede ser considerado un organigrama vertical

se reconoce por que configura la estructura de la organización a partir de las funciones y capacidades de cada empleado

Estructural

Sólo aparecen los nombres de cada área o departamento.

cuando abarca el conjunto completo de la organizació
n de que se trate.

: cuando se limita a reflejar una parte o sentir de la estructura

Informativos

Representan un esquema
simplificado, sin detalle. Por ejemplo un organigrama del Ministerio de Hacienda

analíticos

debe contener con detalle toda la estructura de una empresa

Esta debe ser

Deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas a las que se debe
informar

Flexible y adaptable, de forma que si hay cambios en su empresa, este organigrama
se pueda adaptar, por ejemplo para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio

Debe ajustarse a la realidad

Debe de diferenciar los niveles y posiciones de autoridad

Diagrama de flujo o procedimientos

También conocidos como flujogramas, son representaciones gráficas que muestran la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.

Ventajas

Resume información

Capacita a los nuevos empleados

Las conexiones del proceso están siempre presentes

Permite entender de manera más sencilla algún proceso dentro dentro de la organización

Manuales

Los manuales son documentos detallados que contienen información sistemática y ordenada acerca de la organización de la empresa.

Tipos

De organización, generales, departamentales, de bienvenida, de políticas, procedimientos, de presupuestos etc.

que es el logro de
la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados
se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen