TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
1.
Consiste en
traslado habitual y controlado de fracciones de fondos documentales, una vez que éstos han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.
Los documentos a transferir por las unidades corresponderán necesariamente a documentos cuya antigüedad supere el plazo establecido para su conservación en la unidad por la Comisión de Archivo o, en su defecto, el plazo señalado como general.
Las cajas normalizadas se utilizarán por las unidades únicamente a efecto de remisión de documentos al Archivo General, de manera que cada unidad pueda reciclar sus propias cajas o carpetas para la conservación de los documentos generados con posterioridad a la transferencia. Cualquier anotación que la unidad remitente decida hacer en las cajas normalizadas deberá hacerse necesariamente a lápiz y de manera que permita su posterior borrado.
El proceso se inicia con un aviso por parte del personal del Archivo General al coordinador de archivo de la unidad que va a transferir documentos, con dos semanas de antelación respecto al plazo señalado en el calendario de transferencias.
Una vez revisado su estado de organización, la unidad procederá a numerar correlativamente las cajas resultantes y cumplimentará el formulario normalizado, de acuerdo con lo establecido en el apartado correspondiente de esta norma.
Una vez recibida la documentación, el formulario provisional y el formulario electrónico, el Archivo General remitirá a la dirección de correo de la que partió el formulario un correo de respuesta, al objeto de dejar constancia de recepción de los documentos y del formulario de transferencia provisional.
Recibida y comprobada por el Archivo General la correlación entre la documentación remitida y la información reseñada por la unidad en el formulario de transferencia, el Archivo completa los apartados correspondientes con la información relativa a ubicación de la documentación en el depósito, junto con las observaciones adecuadas, y emite un nuevo formulario de transferencia, ya definitivo, firmado por el Responsable del Archivo General
Una vez producido el formulario definitivo, la persona responsable de la supervisión de las transferencias en el Archivo General comenta con el coordinador de archivo de la unidad remitente el resultado de la transferencia, de cara a corregir eventuales errores, y solicita la firma del responsable de la unidad
Un ejemplar original del formulario de transferencia queda en poder de la unidad remitente, y el segundo ejemplar queda en poder del Archivo General, a efectos de control e inventario de los fondos custodiados. Ese formulario final es de gran importancia ya que la operación de transferencia implica un cambio en la responsabilidad de custodia de los documentos.