Uso Responsable y Efectivo del papel en la financiera Clave 2000 S.A

Autorización de Gerencia y Gestión Humana para consolidar Proyecto

Formar equipo interdisciplinar por Ingeniera Industrial,
Administradora de Empresas y Auxiliar de Gestión Documental

Capacitación en curso avanzado de Gestión Documental
y capacitación en manejo de documentos por Empresa
capacitadora

Recopilación de ideas a ejecutar, realización de cronograma,
reuniones semanales para consolidación de propuestas y redacción de proyecto

Inspección ocular y entrevistar a las áreas de la empresa

Armado de matriz DOFA para entrega a Gerencia y Gestión Humana

Estimación de recursos que necesitaríamos para llevar a cabo el proyecto

Elaboración de presupuesto estimado (enfocados en el ahorro
para la compañia)

Toma de fotografía a áreas con acumulación de documentos, desordenes en documentos, entrevistas con cada funcionario (especialmente jefes de las áreas)

Revisión de unidades documentales (carpetas), AZ, documentos innecesarios para imprimir como correos, bandejas de impresoras, canecas con documentos botados con información confidencial de la empresa, desorden del Archivo

Realización de un plan económico para compra de vasos de vidrio y dejar de utilizar vasos desechables (otorgando vasos de plástico exclusivamente a clientes), compra de plantas pequeñas con mensajes de apoyo ambiental

Realización de diapositivas para ofrecer capacitación del proyecto a los colaboradores

Enmarcamos nuestro proyecto como "Plan de Trabajo"
dado que mediante su realización queríamos brindar
directrices efectivas y concretas que ayudaran al impacto
de volumen de papel y que la misma entidad lo tuviera en físico, se pudiese poner en marcha y con miras a una implementación futura y continua

Redactamos Introducción del proyecto

Antecedentes

Justificación

Objetivo general y específicos

Recursos

Cronograma

Anexos

Planificación

Planificamos iniciar el proyecto a mediados
de octubre del año pasado con finalización
en octubre del año en curso, apoyados en la
normativa del AGN

El proyecto se articuló con los demás que tiene
la empresa dado que se debía velar por su
cumplimiento y que apoyara y aportara
nuevas ideas para mejorar los procesos dentro
de las áreas

En la gestión se autorizó que el equipo del proyecto
sería el encargado de promover las nuevas políticas
y brindar capacitaciones constantes para la empresa
y brindar novedades cuando fuese necesario

Planificamos los recursos dado que requeríamos
un equipo interdisciplinar que aportara buenas
ideas al mismo, tecnológicos dado que implementamos
impresoras nuevas y mas ahorrativas y financieros dado que se visualizaba comprar plantas pequeñas
para ubicar al lado de las impresoras y un contenedor de
papel reciclado

Se estableció la viabilidad del mismo y la financiación
dado que buscábamos que el proyecto fuese cómodo,
viable, ahorrativo, íntegro y buscar apoyo por parte
de la gerencia en aspectos monetarios

Delimitamos los objetivos que queríamos lograr
con el proyecto, especialmente la disminución
del papel en la entidad debido al gran consumo
que existía del mismo

Ejecución

La coordinación del proyecto fue llevada a
cabo los días lunes a las dos primeras horas
dado que los fines de semana investigaríamos
acerca de como mejorarlo y llegaríamos con el
ofrecimiento de nuevas ideas

El aseguramiento del proyecto nos permitió
implementar el objetivo a través
de todas las funciones de la empresa y
promover la calidad mediante la propuesta
de era digital y cero papel

Nos organizamos mediante reuniones semanales
en las cuales, la Ingeniera y Asistente de la empresa
contribuían con sus conocimientos profesionales

Para el proyecto fue esencial la inspección ocular
y las entrevistas por áreas, dado que era importante
conocer el volumen de papel que consumía cada área
y revisar como llevaban a cabo la gestión de
documentos electrónicos, además se revisó si
había desorden de documentos

Entrega

Se tenía previsto la entrega del proyecto
a Gerencia en octubre de este año, pero por motivos
de pandemia ha quedado en pausa

Control y seguimiento

Por parte de las directivas de la compañía
nuestro proyecto tendría un control y seguimiento
para verificar que fuese aplicado por todas las áreas

Nuestro proyecto está enmarcado como
"Involucrado dentro de la organización"

Interno: Dado que lo ejecutaría
toda la compañía mediante una
socialización en conjunto con
el impacto ambiental y de Resposabilidad
Social Empresaria (RSE)l