DOCUMENTOS OFICIAIS

Apostila é a averbação, feita abaixo dos textos ou no verso de decretos e portariaspessoais (nomeação, promoção, ascensão, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento, reintegração, recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa, disponibilidade e aposentadoria), para que seja corrigida flagrante inexatidão material do texto original (erro na grafia de nomes próprios, lapso na especificação de datas etc.), desde que essa correção não venha a alterar a substância do ato já publicado. Deve ser publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno e quando se tratar de ato referente a Ministro de Estado, também no Diário Oficial.Tratando-se de erro material em decreto pessoal, a apostila deve ser feita peloMinistro de Estado que o propôs. Se o lapso houver ocorrido em portaria pessoal, a correção por apostilamento estará a cargo do Ministro ou Secretário signatário da portaria. Nos dois casos, a apostila deve ser sempre publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno e, quando se tratar de ato referente a Ministro de Estado, também no Diário Oficial da União.

Atestado administrativo é o ato pelo qual a Administração comprova um fato ouuma situação de que tenha conhecimento por seus órgãos competentes.

Documento oficial, com base em documento original, objetivando comprovar aexistência de ato ou assentamento de interesse de alguém. Deve reproduzir fielmente, de inteiro teorou resumidamente, atos ou fatos constantes de processo, livro ou documento que se encontre nasrepartições públicas. Sua expedição é no prazo de 15 dias improrrogável – Lei nº 9.051, de 18/5/95.

Certificado é um documento que comprova que o indivíduo fez algum curso ou esteve presente em algum lugar, porém, não possui o valor de mercado que possui o diploma.

Instrumento de comunicação externa, que através de autoridade competente sepublica pela imprensa ou se afixa em locais de acesso dos interessados. Objetiva transmitir assuntos de interesse público, visando com isso o cumprimento de determinações legais.

Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para:a) informá-lo de determinado assunto;b) propor alguma medida; ouc) submeter a sua consideração projeto de ato normativo.Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado.Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial.

É a ordem ou regra imposta à obediência de todos, pela autoridade competente.

Ato administrativo a respeito do modo e forma de execução de determinado serviçopúblico, expedidas pelo superior hierárquico com o escopo de orientar os subalternos nodesempenho das atribuições que lhes são afetas e assegurar a unidade de ação.

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, emfolha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Correspondência oficial, de caráter interno, enviada, simultaneamente, a diversosdestinatários, com texto idêntico, transmitindo informações, instruções, ordens, recomendações ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas e regulamentos.

Ofício é um instrumento de comunicação escrita e formal com entes externos,que as autoridades endereçam umas às outras, ou a particulares, e que secaracteriza por obedecer a determinada fórmula epistolar e pelo formato do papel.Cada ofício deve abordar um único assunto.Se o texto for longo, usa-se a folha de continuação, que não deve conter obrasão, apenas a identificação do órgão. O tipo e o número do ofício devem serrepetidos na folha de continuação, devidamente numerada. Esses elementos ficarãoalinhados à esquerda, assim dispostos: FI. 2 do Ofício n. 4/SGP, de 14-3-2003. Otexto prossegue após dois espaços simples.No texto, à exceção do primeiro parágrafo e do fecho, os demais parágrafosdevem ser numerados para facilitar possíveis remissões.Se o ofício for acompanhado de outros documentos, deve-se mencionar talocorrência no corpo do texto.

É o instrumento por meio do qual o requerente se dirige à autoridadeadministrativa para solicitar o reconhecimento de um direito ou a concessão de umpedido, sob o amparo de lei ou norma reguladora.De acordo com Oliveira Lima, “o requerimento só contém dois parágrafos. Oprimeiro terá um só período, com a identidade completa do peticionário, inclusive aprofissão, residência e domicílio, bem como a explicitação do direito ou daconcessão pedida. No segundo, ocorre a forma terminal, em uma ou duas linhas.Será sempre redigido em terceira pessoa.”

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelosórgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembléias. Por ter valor jurídico, deve ser redigido de tal maneira que não se possa modificá-la posteriormente

Considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades daAdministração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas.

Instrumento qualquer que discipline a transferência de recursos públicos e tenhacomo partícipe órgão ou entidade da Administração Pública Federal direta, autárquica oufundacional, empresa pública ou sociedade de economia mista ou, ainda, entidade privada sem fins lucrativos que estejam gerindo recursos dos orçamentos da União, visando à execução de programas de trabalho, projeto/atividade ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação.

São atos destinados a regular matérias de competência exclusiva do Congresso Nacional (Constituição, art. 49) que tenham efeitos externos a ele.

Constitui incumbência determinada por escrito, de caráter eminentementeoperacional, expedida pelo chefe imediato, com vigência limitada ao tempo deexecução da tarefa.

Parecer é instrumento utilizado para expressar a opinião fundamentada,técnica ou jurídica, sobre determinado assunto. É ato processual exarado com basena constatação de fatos e na análise técnica, administrativa ou jurídica, com aindicação de solução, favorável ou contrária, segundo as argumentaçõesapresentadas pelo autor do parecer.Deve conter:• assunto ou ementa;• relatório das peças processuais e resumo do pedido;• legislação aplicável;• fundamentação e argumentação do autor do parecer;• proposta de solução.

PPortaria é ato de competência do Presidente ou do Diretor-Geral, que dispõesobre assuntos de natureza predominantemente administrativa, especialmente osrelativos a pessoal (exoneração, delegação de competência, designação, elogio,penalidade e outros do gênero), bem como ao funcionamento dos serviços dotribunal (horário de expediente, suspensão de prazos legais, designação decomissões, etc.).

É comum órgãos administrativos possuírem regimento, de modo a regulamentar como se dará o funcionamento desse órgão, visando o cumprimento de sua função pública regularmente instituída.

O relatório é uma descrição pormenorizada de determinada atividade, deum projeto específico ou do período de tempo em que se desenvolveu uma ouvárias tarefas e normalmente destina-se a autoridade superior.Os relatórios, com freqüência, são submetidos a pessoas que nãoparticiparam das atividades de maneira efetiva. Muitas vezes, a avaliação de umtrabalho depende da linguagem do relatório. Por esse motivo, o discurso deve serfluente, com parágrafos bastantes a separarem os assuntos entre si, e a escritasuficientemente clara para não deixar dúvida quanto ao método empregado ou àinterpretação dos resultados.O remetente do relatório é o titular da unidade ou os membros de comissão designada para objetivo específico.No plano de trabalho, nada deverá ser esquecido, e as tarefas devem sermencionadas pela ordem em que foram desenvolvidas. Elabore uma lista exaustivade todas as tarefas, procure reunir o maior número de informações sem desprezarnenhum tipo de minúcia. Ordene cronologicamente a lista, pois umas atividadespoderão ter conduzido a outras e assim sucessivamente. Idealize uma estrutura parao relatório, que deverá conter introdução, desenvolvimento e conclusão.

Ato administrativo da competência exclusiva do Chefe do Poder Executivo, destinado a prover situações gerais ou individuais, abstratamente previstas de modo expresso, explícito ou implícito pela legislação.