como organizar un evento
¿como darle forma?
inicio
*el trabajo en protocolo comienza siempre con una idea, propuesta, necesidad o con una obligación, originadas por determinadas circunstancias.
* en la organización protocolaria hay tres secuencias que resultan extremadamente complicadas: la creación, la gestión, y la ejecución del acto.
el puzzle y el caos
un buen profesional ha de partir de una idea clara de como quiere que se el acto, antes de empezar a casar las piezas. es la fase de la creación. sentado en su ordenador hace un primer proyecto general de como quiere el acto, teniendo en cuenta los objetivos que el anfitrión tiene. hace su primera foto imaginaria.
el perfeccionamiento
esto no quiere decir que esa imagen inicial sea estatica
probablemente en la gestión de los preparativos, esa fotografía ira sufriendo los retoques propios de la maduración organizativa y de las realidades que se va encontrando
el acto y su contenido
recibimiento de los invitados
ordenación de los asistentes
explicacion de los objetivos del acto
ejecución del hecho que motiva
parlamento del anfitrión e invitados de honor
encuentro entre anfitrion e invitados
despedida
pasos
primer paso ¿para quién?
*A quién nos dirigimos con el acto
*definición de públicos objetivos
* elaboración de listados por grupos
segundo paso ¿qué se pretende?
*¿cuáles son los objetivos del acto?
*¿qué pretenden nuestros anfitriones?
*definición
*entramos en la casación de piezas del puzzle
tercer paso, estudio de campo
fijemos el lugar y estudiemos sus posibilidades, problemas, accesibilidad, aparcamientos, luces, capacidad, etc
hagamos una composición mental de las posibilidades del programa
elaboremos nuestros propios planos y croquis
cuarto paso, la creatividad
elaboremos el primer borrador
del ante programa
sometámoslo a la discusión del equipo de protocolo
presentemos el proyecto a los superiores o a nuestros clientes
tomar nota de las sugerencias
quinto paso, organizar las piezas
el acto y su contenido
la imagen corporativa
los medios de comunicación
los invitados y la taquilla
los proovedores
el equipo organizador