Gerenciamento de Escopo

Um projeto é um empreendimento temporário realizado com o objetivo de criar um produto ou serviço único, o qual deve ter um resultado esperado, uma data de término e um orçamento limitado.O resultado do projeto é um produto ou serviço novo ou único, o que não significa que um projeto não incluirá diversas tarefas repetitivas.

As operações continuadas podem ser confundidas com projetos devido ao fato de que são executadas por pessoas, são determinadas por recursos limitados, - tempo, dinheiro -, e precisam ser planejadas e controladas.A principal diferença reside no fato de que as operações são contínuas e repetitivas, enquanto os projetos são únicos e temporáros.

O projeto é dividido em fases para assegurar controle e gerenciamento eficientes. Cada fase do projeto é encerrada quando um conjunto de entregas - deliverables - é finalizada. Essas entregas são produtos ou serviços claramente definidos e verificáveis, que são produzidos durante um projeto ou são resultado dele.A finalização de uma fase pode envolver o encaminhamento do projeto para a próxima fase ou para a correção de erros.

O conjunto total das fases de um projeto é o ciclo de vida do projeto. Cada projeto tem o seu próprio ciclo de vida. Dependendo do tipo e do tamanho, alguns projetos podem ter mais ou menos fases (em geral são 4 a 5 fases).O típico ciclo de vida de um projeto possui, fase inicial, fases intermediárias (desenvolvimento e execução) e fase final. O nível de esforço aumenta gradativamente em função do tempo, a partir da fase inicial, atinge o máximo no final das fases intermediárias e começa a diminuir na fase final, até os níveis de esforço da fase inicial.

Incluem um conjunto elaborado de checagens e balanços, de forma a assegurar que o projeo seja empreendido até que satisfaça completamente os objetivos da empresa.

O gerenciamento de projetos (GP) é a implementação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para alcançar um dado objetivo. Um GP efetivo utiliza processos específicos para iniciar, planejar, executar e encerrar as diversas fases do projeto. Um GP bem sucedido economiza recursos, tempo e facilita a entrega do produto final dentro das especificações.

Normalmente, essas fases não estanques e interagem ao longo do tempo. Dessa forma, a iniciação interage com planejamento. Por outro lado, as fases de execução, controle e fechamento, também interagem com o planejamento.

As partes interessadas num projeto - stakeholders - incluem as pessoas ou as organizações ativamente envolvidas no projeto, que normalmente, têm interesses conflitantes. Clientes, investidores, funcionários, governo, e outros interessados de forma positiva ou negativa no resultado do projeto (STAKEHOLDERS) devem ser controlados e gerenciados desde o início do projeto. Aqui o Gerente de Projeto é fundamental para resolver os conflitos e asssegurar a satisfação do cliente.

As tarefas definidas no escopo de um projeto possuem três restrições - TEMPO, CUSTO, QUALIDADE/ESCOPO OU PERFORMANCE. O gerente de projeto, frequentemente, encara a tarefa de gerenciar e controlar os RECURSOS da empresa em relação a essas três retrições, sendo que somente três dessas variáveis podem ser fixadas num dado momento.

De modo geral, o gerente de projeto tem necessidade de fazer compensações entre metas de custo, tempo e qualidade/escopo/performance, pois um projeto nem sempre é executado como foi planejado. Entretanto, a combinação das variações dessas compensações depende do estágio do ciclo de vida do projeto.Sempre devemos comparar a Mudança de Restrição com as Alternativas de Ajuste Necessárias (uma ou a combinação de ambas).Exemplos:Tempo Menor--->Maior Custo/Menor Qualidade e EscopoCusto Menor--->Mais Tempo/Menor Qualidade e EscopoMaior Qualidade e Escopo--->Mais Tempo e Maior Custo.No início do projeto a qualidade será a meta mais importante, com tempo e cronograma sendo sacrificados em prol dos requerimentos técnicos do projeto.

Outros fatores podem influenciar a decisão de sacrificar qualquer uma das restrições do projeto. A determinação do que deve ser sacrificado é baseada nas alternativas disponíveis, e as prioridades devem ser estabelecidas pelo cliente e pelo patrocinador do projeto - no início do trabalho.Se você tem um potencial de marketing excepcional e uma demanda por um produto muito alta, o custo e o tempo devem ser sacrificados, desde que não existam produtos competidores no momento.

A teoria da restrição envolve as variáveis tempo, custo e escopo, tendo como objetivo final uma quarta variável - a qualidade. A fixação independente de três das quatro variáveis determina a quarta variável. Logo, se fixarmos as variáveis de custo, escopo e qualidade, a resultante será o tempo do projeto.O PROJETO FALHARÁ SE O TEMPO, OS RECURSOS(CUSTOS), A QUALIDADE E O ESCOPO FOREM DEFINIDOS ARBRITRARIAMENTE.

O gerenciamento do projeto é mais que um conjunto de técnicas e processos. São as pessoas participando e realizando os objetivos do projeto. Cabe ao gernte de projeto COORDENAR de forma efetiva o projeto.