Metodologia para Documentar el procesos
¿Qué es la documentación de procesos?
La documentación de procesos hace un rastreo de qué ha sucedido, cómo ha sucedido y por qué ha sucedido
La documentación de procesos es una herramienta que ayuda a que el personal y los actores del proyecto hagan un rastreo cuidadoso de eventos significativos en el mismo,
“con la finalidad de discernir con mayor precisión qué está sucediendo, cómo está sucediendo y por qué podría estar sucediendo.
” (Fundación Annie E. Casey, 2003; página 1).
Documentación de procesos
Clasificación de procesos: Los procesos permiten alcanzar las políticas de la institución (objetivos y misiones). Para ello, al momento de diseñar o rediseñar los procesos,
se debe analizar las políticas y planificar estratégicamente la forma en la
cual se llevarán a cabo.
Procesos Sustantivos: aquellos que se encuentren orientados al cumplimiento de los objetivos fundamentales de la organización.
Procesos de Apoyo: aquellos que brindan apoyo operativo para el
cumplimiento de los objetivos de los procesos sustantivos.
Procesos de Conducción o Gestión: dirigidos a facilitar y organizar
la coordinación de la totalidad de los procesos de la organización.
Principios de la Docu
mentación de Procesos
Vaya con los actores, descubra sus puntos de vista y haga
escuchar su voz entrevistándolos y sacándolos en fotografías y/o videos.
Estudie y describa el contexto – lea artículos y libros, y hable con personas con altos conocimientos (profesores, maestros, ancianos, alcaldes, líderes tradicionales, etc.)
Organice en el proyecto momentos, sistemas y formas para
tomar distancia suficiente de las actividades diarias del proyecto para poder reflexionar y analizar tendencias y patrones.
Objetivo del proceso de documentación
El proceso de documentación busca aprender de la practica para luego sugerir cambios en la estrategia organizacional.
Cómo documentar un proceso.
Hay que tener en cuenta que en un proceso se pueden identificar 5 partes claves, que deben estar muy bien alineadas para que se cumpla con el objetivo de la documentación:
El objetivo del proceso,
Las actividades,
El producto del proceso o resultado final.
Los indicadores de gestión.
Los controles del proceso.