MANIPULACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Se presentan debido a que no se tiene en cuentas los debidos procesos de conservación

FACTORES

Roedores

Humedad

Almacenamiento

Material y PH de las carpetas, Cajas

Materiales Implementados

Pagantinas

Stickers

Ganchos

Incorrecta manipulación

Insectos

Hongos

Microorganismo

Se anticipa al daño que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteración o deterioro

Extrinseco

El medio que rodea al documento

Busca eliminar el daño ocasionaonable no el ocasionado

Procesos de Digitalización

Son los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales

Captura con Escáner del documento físico.

Indexado de la información extraída del documento.

Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

¿Qué se puede digitalizar a nivel de documentos?

Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico.

Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente.

Digitalización de Facturas de Proveedores, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la empresa.

Digitalización de albaranes y pedidos de clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente.

Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos.

REQUERIMIENTOS GENERALES

Materiales

Jabón antibacterial

Gel antibacterial

Toallas desechables

Bayetilla blanca

Traperos

Desinfectantes a base de amonios cuaternarios

Brocha ancha de cerda suave

Escoba

Equipos

Aspiradora

bayetilla o liencillo blanco limpio,.

Carro porta libros

Cabinas de limpieza

Escalera

Elementos de protección personal

Overol o Bata manga larga de color blanco
(Recomendable manga ajustable)

Tapabocas desechable

Gorros desechables

Guantes desechables

Guantes industriales

Gafas transparentes protectoras

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.

Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación

de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo,

determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).

Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.

Control de plagas.

Limpieza de áreas y documentos.

Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Sensibilización y toma de conciencia

Prevención y atención de desastres.

Inspección y mantenimiento de instalaciones.

Diagnóstico integral

Guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.

Apoyo a la reproducción.

Intervenciones de primeros auxilios para documentos.

Establecimiento de medidas preventivas.

Implantación de Planes de contingencia.

Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

Propiedades Físicas

Densidad

Tiempo de secado

Propiedades físico-químicas

Propiedades Culturales

Factores biológicos

Como insectos, roedores y microorganismos, para evitar su presencia, se debe limpiar regularmente los depósitos, controlar la humedad y la temperatura, desinfectar con insecticidas, los terrenos alrededor del edificio.

El fuego

Deben tomarse medidas para evitar un incendio, por ejemplo evitar el paso de conducciones eléctricas, instalación de sistemas de detección automática de humo, instalación de sistemas de extinción de fuego, del mismo modo las tomas de electricidad deben tener cubiertas de seguridad.

Mobiliario

Contar con un mobiliario sólido y de dimensiones adecuadas para el almacenamiento de los documentos.

Soportes

Organizar la documentación en los soportes adecuados según el tipo de documentación como por ejemplo, carpetas, archivadores, legajos y cajas entre otros.

Factores climáticos, humedad, temperatura y luz solar

El exceso de humedad es uno de los principales problemas que causan la destrucción de los documentos, es por esto que en el lugar donde se archivan el nivel de humedad debe estar controlado.De igual manera la luz solar a través de los rayos ultravioleta atacan al papel y a las tinas mediante procesos destructivos de oxidación, la luz no debe incidir directamente sobre la documentación o sus contenedores.

Polvo y contaminación

Debemos reducir la presencia de polvo en los depósitos, esto se puede lograr a través de un sistema de aire acondicionado, evitar la acumulación de polvo a través de una limpieza regular.

Sistemas de protección contra el robo y el vandalismo

Evitar la presencia de intrusos a través de la instalación de cámaras en circuito cerrado que faciliten el monitoreo del lugar donde se encuentran los documentos.

PREVENTIVA

Implica cualquier acción tomada para prevenir o retrasar el deterioro del patrimonio cultural. El objetivo principal es identificar y reducir los peligros potenciales para el patrimonio con un control atento de su entorno.

Indicadores de riesgos

Ausencia o deficiencias del proyecto museográfico y de uso cultural.

Mantenimiento de inmuebles e instalaciones inexistente o inadecuado.

Daños causados por condiciones del medio exterior

Daños causados por condiciones ambientales inadecuadas

Daños o pérdidas causados por sucesos catastróficos

Ausencia de la información

Daños físicos

Daños o pérdidas causados por actos antisociales

CURATIVA O DIRECTA

La conservación curativa, directa o activa son todas aquellas acciones aplicadas de manera directa sobre un bien o un grupo de bienes culturales que tengan como objetivo detener los procesos dañinos presentes o reforzar su estructura (efectos y deterioros estructurales).

Técnicas de restauración

Papel filtro con alcohol

Adhesión a tramas

Sutura de materiales

Planchado con imanes

RESTAURACIÓN

La restauración hace referencia a todas aquellas acciones aplicadas de manera directa a un bien individual y estable, que tengan como objetivo facilitar su apreciación, comprensión y uso.