PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
FASES
Fase de preproducción o fase de antes del evento
Esta fase incluye todas las acciones de preparación y planificación realizadas de cara al evento. Aspectos como, por ejemplo, la definición de objetivos que queremos alcanzar, el briefing y la planificación del espacio.
Fase de producción o desarrollo del evento
Una vez visitado el espacio y realizado el seguimiento del montaje del evento, realizadas las gestiones con proveedores y elaborado el plan de trabajo con ensayos y esté todo organizado, tendrá lugar el día del evento.
Fase de postproducción
Una vez haya tenido lugar el evento, esta fase de postproducción incluye el desmontaje, el análisis de los resultados objetivos con el evento, etc. Además, en esta etapa entra también la valoración del evento por parte de los usuarios que han asistido y los objetivos marcados y conseguidos.
Acciones de la fase de preproducción o fase de antes del evento
Creación del briefing del evento
El briefing de la organización del acontecimiento es una buena herramienta para garantizar una buena gestión del evento, dándote una idea clave de lo que realmente espera el cliente al contratarte. En él se detalla el público objetivo, los objetivos del evento, la fecha, el lugar, el tipo de acto que se espera.
Marcar los objetivos
Para realizar un objetivo con éxito es imprescindible estar alineado con la empresa o persona que nos ha contratado para la realización del evento. Es muy importante saber qué objetivos espera conseguir una vez se haya realizado, cuál es su filosofía y el mensaje que quiere transmitir a los invitados.
Invitados
Sin invitados no hay evento. Una de las acciones más importantes a la hora de organizarlo es la creación y definición de la lista de invitados, así como la creación de la propia invitación y difusión y la confirmación de la misma.
Elegir el lugar y la fecha del evento
Uno de los factores más importantes es encontrar un lugar que nos ayude a transmitir el mensaje objetivo del evento y elegir una fecha que favorezca a la mayoría de nuestros invitados.
Presupuesto
La organización de eventos requiere de un presupuesto. Una estimación inicial que nos sirva de aproximación para nuestro balance final.