PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
Traslado de la documentación del archivo central al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental para garantizar la conservación y protección.
PROCEDIMIENTO
Las transferencias de documentos de conservación total o permanente se harán como mínimo cada diez (10) años;
Al transferir un documento al AGN, la entidad debe contar con un plan de transferencia documental de
acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas
La entidad debe de entregar un informe técnico donde se detalle los procesos técnicos de valoración y selección.
Deben de cumplir con criterios de organización archivística siguiendo el principio de procedencia, orden original descripción e integridad de los fondos.
La transferencia de documentos debe incluir los siguientes elementos
Un inventario físico y en medio electrónico
La base de datos con la descripción de los documentos a transferir
Copia de los medios técnicos (digitales, ópticos, microfilme, etc.)
Cuando el documento haya sido verificado y señalado se incorporará al acervo documental del Archivo General de la Nación, del Archivo General Territorial
Como constancia de la transferencia se levantará un acta firmada por las entidades
intervinientes y se adjuntará el inventario detallado