PROYECTO ARCHIVO

Es el acto de numerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a todos los folios o series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas, por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicas, que deben ser respetados y controlados

 hoja

 acción de numerar hojas.

“acto de numerar los folios solo por su cara recta” “operación incluida en los trabajos de ordenación, que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”.

 primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta. 

segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número

 cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara.

 acción de numerar páginas. 

El ordenamiento es la organización que se le da a las carpetas, bolsas, fichas, etc., utilizando una base determinada y siguiendo un proceso lógico. Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interactivos que actúan como una unidad para satisfacer un objetivo específico.

Tiene como unidad el tiempo en sus distintas divisiones: años, meses y días. El orden cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.

Consiste en la utilización de las letras del alfabeto.  (expedientes personales, expedientes académicos de estudiantes o de materias). 

Consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código. El número de código puede ser una parte del documento en sí mismo (=directo), o puede asignarse al documento por la persona responsable del archivo (=indirecto o codificado).  (documentos contables, documentos de correspondencia).

Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta

Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. 

Se ordena la documentación por orden alfabético de los nombres de instituciones, centros, organismos u oficinas. 

 son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.

se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada Tabla de Retención Documental. 

es un código único e irrepetible, asignado a cada dependencia de la PGN dentro del territorio nacional. 

as series y las subseries de cada Tabla de Retención Documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden a una mnemotecnia definida para ese fin dentro de las técnicas de clasificación archivística. Esos códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin introducirles ninguna modificación. 

 corresponden a los nombre de los documentos que produce o mantiene cada dependencia, de acuerdo con sus actividades, derivadas de las funciones que debe cumplir. 

se debe colocar el tiempo de retención en de cada serie y subserie.