TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
La transferencia documental consiste en la remision de los documentos de los Archivos de Gestion al Archivo Central y de este al Archivo Historico, una vez, estos hayan cumplido con las normas establecidas y el tiempo de permanencia fijado en las TRD y las TVD vigentes.
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Es el traslado de documentos del Archivo al Historico. estas transferencias concluyen los procesos de valoracion documental secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la proteccion de los documentos con valores secundarios:
Social
Cultural
Patrimonial
Investigativos e Historicos
Los documentos a transferir
Deberán cumplir
El principio de procedencia
El principio de orden original
Descripción
Integridad del Fondo
Las transferencias se deben llevar
A cabo con estricta aplicación de las TRD o las TVD, por series documentales.
Deben incluir
Expedientes fisicos
Expedientes electronicos
TRANSFERENCIA PRIMARIA
Es el traslado de documentos de Archivo de Gestion (o de oficina) al Central para su conservacion preventiva, segun los tiempos de retencion establecidos en las TRD
PASO A PASO PARA LA PREPARACION DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA
PASO 1
CLASIFICACION DOCUMENTAL
Implica la identificación de la procedencia en los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas a lo largo de su gestión
PASO 2
LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION
El material debe estar libre de polvo, para ello se puede utilizar elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas preferiblente blancas; el personal debe dispones de tapabocas y guantes
PASO 3
ELIMINACION DE MATERIAL METALICO
El material que se va a transferir no debe tener presencia de ganchos clip, ganchos de cosedora o ganchos de legajar metálicos, pues estos generan oxidación.
PASO 4
IDENTIFICACION DEL MATERIAL AFECTADO POR BIOTERIORO
El material que se detecte afectado por hongos y/o insectos, debe identificarse y separarse con una cartulina desacificada pues el contacto con la documentacion que se encuntra en buen estado puede terminar infectado.
PASO 5
REVISION
Los documentos de apoyo pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el Jefe de la Dependencia
PASO 7
IDENTIFICACION DE UNIDADES DOCUMENTALES (CARPETAS)
Cada unidad documental debe estar identificada con la informacion que solicita el rotulo institucional, de manera completa, sin tachones ni enmendaduras.
PASO 8
LEGAJO Y AMARRE
Todos los documentos deben estar legajados, de manera que coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio.
PASO 9
EMBALAJE
Si la documentación se encuentra limpia, revisada y foliada, se procederá al empaque. La cantidad de carpetas al introducir en cada caja debe ser de acuerdo al volumen de las mismas, con el fin de evitar el deterioro de los mismos.
PASO 10
IDENTIFICACION DE CAJAS
Las cajas que se van a transferir deben numerarse consecutivamente en un lugar visible
PASO11
PASO 10
ENTREGA AL GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
Preparada la documentación, se solicitara memorando revisión por parte del Grupo de Gestión Documental de la documentación lista a ser transferida, quien realizara la verificación de la documentación en la organización técnica contra el registro realizado en el formato de inventario remitido por la dependencia u oficina productora.