Unidad 5 Recambios

Recambios, herramientas y materiales

Los recambios o repuestos son todos aquellos componentes susceptibles de ser reemplazados en un sistema para mantener la operatividad de este. Recursos físicos necesarios en el procesos de montaje y mantenimiento:

Equipos, herramientas y utillajes necesarios para llevar a cabo la actuación

Materiales. Principalmente piezas por reemplazar en caso de que sea necesario, es decir, los recambios. (Spare Parts)

El caso de los recambios es muy diferente, ya que pueden darse una serie de situaciones que distorsionan fuertemente la duración de una reparación.

Los problemas descritos en el primer punto deben resolverse a través de la documentación relativa a los procesos y procedimientos de mantenimiento.
Los otros tres puntos están relacionados directamente con la gestión de recambios. Los puntos básicos de actuación de esta gestión serán:
Catálogo de recambios e inventario
Aprovisionamiento y gestión de proveedores.
Organización y funcionamiento del almacén
Esta problemática no es tan habitual en el caso de mantenimiento preventivo y predictivo. Al tratarse de operaciones programadas, los recambios están perfectamente identificados, catalogados y disponibles en el almacén con la suficiente antelación. En el caso de algún problema, las consecuencias no suelen ser importantes. Lo que sí es importante, es tener controlados los plazos de entrega, para así garantizar que las actuaciones se pueden llevar a cabo en las fechas previstas.
En el caso del mantenimiento correctivo, la problemática si es de especial relevancia. El principal problema es no tener garantías de disponer del recambio necesario, circunstancia que se soluciona con una correcta gestión de recambios

Es importante no confundir el catálogo con el inventario de recambios.
La función del catálogo técnico es básicamente reunir, de manera ordenada, los diferentes recambios necesarios para el mantenimiento de cada sistema, tanto a nivel informativo para mantenimiento como para su adquisición. Es un documento muy estable.

FUNCIÓN DEL INVENTARIO DE RECAMBIO

La función del inventario de recambios es reunir la información de disponibilidad de los elementos del almacén de mantenimiento. Es un documento vivo, ya que está sujeto a todos los movimientos de entradas y salidas en el almacén. Es un documento que demanda formalizarse a través de una tabla en una base de datos.

Por ejemplo, en la casa del libro.
Tradicionalmente, eran documentos separados. Gracias a las bases de datos, podemos tratarlos como un todo en un único catálogo de recambios, formado a partir de la información del catálogo técnico y del inventario de almacén.

La unificación en un catálogo de recambios permite centralizar el acceso a la información. Un catálogo unificado al inventario mejora la eficiencia de la consulta de información ya que, si sabemos el sistema que hay que mantener, podemos conocer simultáneamente todos los recambios necesarios, así como las existencias y su ubicación. La centralización de la información reduce el riesgo de inconsistencias entre el catálogo y el almacén y facilita el proceso de aprovisionamiento.
Es importante destacar que no todos los recambios que figuran en el catálogo técnico figuran también en el inventario, y viceversa: en el inventario hay muchos elementos de uso genérico, como tornillería variada y consumibles, que no figuran en el catálogo técnico.

Ejemplo:
Ciertos recambios son especialmente costosos y podrían quedar sin uso durante años. Por tanto, no tiene sentido tenerlos en el almacén, cubriéndose de polvo. Los motores eléctricos que accionan compresores entran en esta categoría. en caso de necesidad, se realizará un pedido.

El inventario refleja todo el material del almacén. Este material puede ser de tres tipos bien diferenciados:
Recambios estándar. Elementos genéricos con gran variedad de elementos compatibles y que pueden ser suministrados por una gran variedad de proveedores.
Recambios especiales. Elementos específicos de los equipos, que son suministrados exclusivamente por los fabricantes o un número limitado de distribuidores autorizados.
Consumibles. En principio, son todos aquellos elementos que no se pueden usar sin gastarlos. En mantenimiento, son aquellos materiales, de uso general, necesarios para realizar las operaciones de mantenimiento y que no se sustituyen: lubricantes, cables, bridas, pequeña tornillería, etc.
A pesar de que es discutible si los consumibles son estrictamente recambios o no, desde el punto de vista del mantenimiento son igual de imprescindibles. La no disponibilidad de estos materiales puede suponer una problemática muy similar a la de los recambios. Desde el punto de vista del almacén, el tratamiento debería ser, en principio, similar al de los recambios, para garantizar la disponibilidad de estos elementos y controlar el coste que suponen. Es frecuente pensar que existen tantas maneras de gestionar los consumibles como responsables del almacén haya.

Ejemplo:
En el almacén es necesario disponer de tornillería variada, tuercas, arandelas, bridas, etc. Este tipo de material es siempre necesario y útil, especialmente en reparaciones de urgencia, pero no aparece en el catálogo técnico.
Este material puede estar compuesto por recambios estándar, pero, en general, son consumibles.

Los consumibles pueden ser muy variados, pero, entre los más habituales, podemos encontrar:

Grasa y lubricantes.

bridas y material para fijar elementos.

Material eléctrico, como cables, conectores, estaño

material de ferretería, como pequeña tornillería, tuercas, arandelas.

consumibles de herramientas, como muelas, discos para amoladoras, hojas de sierra, brocas.

Juntas y material de estanqueidad.

filtros

Guantes, elementos de seguridad y protección

Normalmente, es el responsable del almacén el encargado de actualizar a discreción la información del inventario de estos elementos, a diferencia de los recambios, que requieren un tratamiento más estricto.

De la lista de materiales se hereda el concepto de estructura jerárquica para organizar los recambios.
En el catálogo técnico, además de la información propia del recambio, debe incluirse información para la adquisición, el stock necesario y el precio orientativo. En el caso del inventario, los datos necesarios son mucho más simples. Para cada recambio, deberá constar la ubicación en el almacén, debidamente codificada, y la cantidad de unidades disponibles. Será importante tener información de los movimientos de ese recambio concreto en el almacén.
Los diversos tipos de información que debe contener el catálogo de recambios no se estructuran de la misma manera, tampoco hay una relación de uno a uno entre los recambios del catálogo técnico y el inventario. Si se utiliza una base de datos, para conseguir una mejor organización. Gracias a esta organización se mejora notablemente la eficiencia en el tratamiento de la información y el acceso a ella.
En una base de datos, cada uno de estos grupos se puede convertir en una entidad de tipo tabla para almacenar la información de una manera eficiente. Las tablas están organizadas por columnas para cada tipo de información (códigos, descripciones, cantidades, etc.) y filas (o registros) en las que se introducen agrupados los datos, de manera similar a como se hace en una hoja de datos.

Las bases de datos usadas habitualmente permiten, para cada tabla, la creación de claves (o índices) para garantizar la integridad de los datos y acelerar el acceso a la información. También permiten relacionar los datos de una tabla con otra a través de la creación de relaciones, a partir de algunas columnas significativas, como el código de recambio o de proveedor, que aparecen y tienen el mismo valor en ambas tablas. Este tipo de bases de datos se conocen como bases de datos relacionales y son el tipo principal de base de datos usadas en gestión.
Aun así, la información no se obtendrá directamente de cada tabla de la base de datos por separado, sino que se realizarán consultas en las que se combine la información de diversas tablas de acuerdo con lo que se necesite.
La mejor manera de combinar la información de varias tablas es a través de la definición de vistas. Las vistas son tablas virtuales creadas a partir de la combinación de datos de varias tablas. Podríamos decir que son una mezcla de una consulta y una tabla. Cada una de estas vistas nos dará la combinación de información que necesitemos para cada situación concreta.

Ejemplo:
Durante la preparación de un proceso overhaul, se necesita verificar la disponibilidad de los recambios de un almacén y, en caso necesario, la información requerida para hacer el pedido. En el almacén se utiliza una consulta simplificada que, a partir del código de un determinado recambio, nos indica su ubicación y las unidades disponibles. Si no hay suficientes unidades, se notifica al departamento de compras, para que realice el pedido.
En el departamento de compras, utilizan una consulta para saber de qué recambios se tienen menos unidades de las necesarias en el almacén, así como la información básica para hacer el pedido.

Para elaborar el presupuesto anual, el plan de mantenimiento, análisis de recambios según su uso, reorganización del almacén, etc., hay que analizar los movimientos del almacén. Para ello, se dispone de un conjunto de consultas que permiten ver, entre otras cosas:

Los recambios que más se utilizan y los que no se utilizan nunca

Combinar el uso con el histórico de averías permite detectar los modos de fallo más habituales

La rotación y costes de almacenamiento

Cuántas veces se ha agotado un recambio

La información se ha de recopilar y organizar antes de poder introducirla finalmente en la base de datos.
Lo habitual es comenzar por preparar la información del catálogo técnico, ya que es el punto de entrada al catálogo de recambios durante una actuación y supone menos información que el inventario. Posteriormente, se integrará la información del inventario; se empezará por los recambios especiales, seguidos de los estándar y, finalmente, los consumibles. La correcta gestión de los consumibles está más ligada a los procesos de gestión del almacén que al catálogo de recambios.
La fuente principal de información para cumplimentar el catálogo técnico será, lógicamente, la documentación técnica pero necesitaremos otras fuentes para determinar el número de unidades necesarias.
La estimación del número de unidades necesarias de un determinado recambio o, incluso, si debe estar en almacén no es tarea fácil. Las mejores fuentes de información para suponer un valor de referencia serán el histórico de averías y los propios movimientos del recambio en el almacén.
El criterio para fijar la cantidad necesaria de un determinado recambio se basa en considerar el coste del riesgo que supone aumentar una parada de producción debido a la disponibilidad del recambio frente a los costes de almacenamiento y de carácter económico de ese recambio. A veces será más interesante no almacenar determinados recambios. En la práctica, tener el stock externalizado consiste en tener garantías de que un determinado proveedor dispone de suficientes existencias de un recambio concreto y puede enviarlo rápidamente, en un tiempo predecible.
El último bloque de información es el de proveedores; si a existe, tan solo hará falta relacionarlo con el catálogo de recambios.
Una vez lista e introducida toda la información, se prepararán formularios y consultas para la actualización y acceso a la información. También se deben crear informes, que serán claves para la realización de diversos análisis y permiten tener en papel la información contenida en la base de datos.

Ejemplo:
Por mucho que las modernas tecnologías intentan suprimir el uso de papel, este se resiste a desaparecer.
Las áreas de producción y del taller de mantenimiento no suelen ser el mejor sitio para tener e interactuar con ordenadores, sobre todo si el trabajo no es especialmente limpio, como durante una reparación. Además de tener que ir a lavarse las manos antes de manipular el ordenador, se puede perder mucho tiempo hasta acceder a este

En el proceso de aprovisionamiento, el punto más débil es el proveedor. Los principales problemas relacionados con el proveedor son:
El proveedor no tiene unidades en stock. tendremos que ir a segundo proveedor
El proveedor afirma que tiene stock, pero más tarde, al procesar el pedido, se da cuenta de que no es así, lo que produce retrasos.
El plazo de entrega es demasiado dilatado en el tiempo o se retrasa más de lo previsto. se nos atrasa el proyecto,
la pieza recibida no se corresponde con el pedido.
la pieza se corresponde con la del pedido, pero es una versión más actualizada y no es válida
la pieza llega en mal estado o es defectuosa. Los defectos pueden ser detectables o no.
la pieza que llega no es el componente pedido, sino una versión compatible pero de inferior calidad.
Un recambio en mal estado puede producir un fallo mucho antes de lo debido, lo que haría inútiles las actuaciones de mantenimiento preventivo. Además puede tener consecuencias en la seguridad y provocar accidentes. En este caso, a priori, la empresa debe asumir las consecuencias. Será muy importante la trazabilidad, es decir, el correcto seguimiento de los recambios desde el proveedor hasta el final de su vida útil.
El otro aspecto clave del proveedor es el servicio. La confiabilidad en la información y el servicio que brinda, la rapidez de entrega y la predictibilidad de esta son algunos puntos clave que debe tener un buen proveedor.
Podemos considerar que el gran problema del aprovisionamiento es la incertidumbre en el funcionamiento del proceso, ya que se incorpora el proveedor, que es un agente externo sobre quien, en principio, no tenemos control.

Para garantizar la eficacia de esta gestión, además de la información de seguimiento, deberían registrarse todas las incidencias ocurridas durante el proceso de aprovisionamiento.

La gestión de proveedores se centrará en:

Registro y clasificación por categorías.

Actualización y organización de la información.

gestión del proceso de homologación.

Gracias al proceso de homologación de proveedores, se puede eliminar la incertidumbre del funcionamiento de un proveedor, especialmente en el caso de una emergencia. Es un proceso laborioso y delicado, destinado a forjar una estrecha relación con los proveedores y que puede tener carácter estratégico.
A través de esta relación, el proveedor puede conocer perfectamente las necesidades reales y tomar las medidas necesarias para garantizar el servicio que se necesita.
Para el proveedor, estar homologado también es ventajoso, ya que refuerza su posición ante el cliente y frente a posibles competidores, a la vez que garantiza un cierto nivel de demanda de sus productos.
Debido al carácter estratégico del proceso y a su complejidad, no se hace extensivo a todos los posibles proveedores, sino tan sólo a aquellos que sean críticos para el correcto funcionamiento de producción y del mantenimiento.

Las principales ventajas de la homologación son:
Garantizar la calidad. Capacidad de cumplir con los requisitos de calidad, tanto del material como del servicio y la información (seguridad y confidencialidad).
Simplificación y mejora del proceso de aprovisionamiento. Reducción de los tiempos de entrega gracias al conocimiento, por parte del proveedor, de los requerimientos y necesidades del cliente.
Reducción de costes. Crear una relación de confianza mutua puede conllevar ventajas de carácter económicas, tanto en el precio como en las formas de pago.
Reducción de riesgo. Es el motivo principal de la homologación.

Para llevar a cabo el proceso de homologación, serán necesarios:
Clasificación de proveedores. Es necesario definir cómo se categorizan los proveedores en función de parámetros de volumen de gasto, criticidad, capacidad de respuesta, aspectos económicos como solvencia, etc. Para cada grupo se deben definir qué requisitos debe cumplir el proveedor.
Formularios de homologación. A partir de los requisitos, se generarán, para cada categoría, los formularios necesarios para recabar la información de evaluación. Los formularios suelen constar de dos partes: una parte común, para todos los formularios, y otra parte específica, para cada categoría. Una vez rellenados, los proveedores deben devolverlos debidamente cumplimentados para sus análisis.
Análisis de cuestionarios. Se procesa la información del cuestionario y, si se dispone de información previa del proveedor, se contrasta el contenido del formulario. durante este análisis, puede verse qué proveedores no cumplen los mínimos establecidos en algún aspecto, por lo cual se descartarán ya en esta fase, para esa categoría al menos. este análisis se suele llevar a cabo para todos los proveedores de una determinada categoría y concluye con un informe preliminar con los resultados. 4. Auditoría del proveedor. Consiste en verificar la información del proveedor y constatar que los sistemas de funcionamiento del proveedor son capaces de cumplir con nuestras exigencias. Lo más habituales que esta auditoría incluya una visita a las instalaciones del proveedor y la solicitación de muestras del material, si procede.
5. Informe final. en este informe se incluyen los resultados de los análisis de los cuestionarios y de las auditorías, así como el resultado de la homologación y las conclusiones finales.
El resultado final del proceso es la homologación del proveedor ( o no) en una o varias categorías. El resultado debe comunicarse, lógicamente, a todos los proveedores afectados, pero, además, a todas las personas responsables de compras de las categorías homologadas.

El proceso de auditorías se suele realizar, por primera vez, como un proceso de mejora de la gestión de la cadena de suministros. También suele iniciarse cuando se necesitan nuevos recambios de carácter crítico o cuando se detectan demasiadas irregularidades en el proceso de aprovisionamiento.

Estos procesos deberían repetirse con una cierta periodicidad, ya sea para incluir nuevos proveedores más ventajosos o para garantizar el nivel de los proveedores ya homologados