Journée de conférence
Acteurs
L'équipe
Intégrer des BIATOS ?
La promotion
Nommer des chefs d'équipes / responsables
Subdiviser en groupes de travail
Intégrer des enseignants ?
Sponsors / investisseurs
Privés (entreprises...)
Public (université, ville, région...)
Intervenants
Anciens étudiants
Issu de monde de la recherche
Issu du milieu professionnel
Peut nécéssiter de les nourir / loger
Bénévoles / prestataire
Impression d'affiche
Menu restauration
Organisation
Après
Faire une fiche projet dans l'éventualité d'une prochaine édition
Débrieffing / remerciement
Communiqué de presse puis revue de presse
Pendant
Buvette
Guider les étudiants
Animer, assurer les transitions
Accueillir les intervenants
Avant
Déifnir un planing des bénévoles pour le jour J
Définir un planing des conférences
Prévoir des marges de manoeuvres
Organiser plusieurs réunions avant la conférence
Choisir l'équipe / intérvenant
Définir date et lieu
Communication quotidienne par mail
Définir le projet
Objectifs de fréquentation
Conférences à la suite
Conférences en parralèlles
Définir l'équipe / intérvenants
Définir le public visé
Ouvrir à un public large (thèmes génériques)
Définir l'année d'étude
Définir la filière
Définir le thème
Définir les besoins
Financement
Sponsors
Dossier de partenariat
Amphithéâtre de qualité
Système d'enregistrement
Vidéoprojecteur
Communication
Publicité sur internet
Création de site web
Réseaux sociaux (FB, Twiter, G+, Lindlink, etc.)
Publicité dans les médias
TV locales
Journeaux locaux
Publicité auprès des étudiants
Interventions en cours
Affiches
Distributions de flyer
Etudier la viabilité du projet
Objectifs mesurables
Retour des bénévoles (débrieffing)
Retour des intervenants
Investisseurs impliqués
Fréquentation de la conférence
Nombre d'inscris dans la formation dans les années suivantes
Questionnaire au moment de l'inscription (où avez vous entendu parler de la formation ?)
Enjeux
Pérénité de l'évènement ?
Seconde édition
Orientation des étudiants
Visilité de la filière / de l'université
Intervenants (potentiellement des acteurs du monde économique) ayant apprécié l'évènement
Etudiant intéressés
Converture médiatique
Journalistes présents
Communiqué de presse repris
Risques
Possibilité d'annuler l'évènement ?
Remboursement ?
Pas assez de bénévoles / bénévoles mal organisés
Retard en cascade
Absence d'un ou plusieur intérvenant
Date mal choisie
Date peu pertinante (conférences d'orientation après juin ou avant novembre)
Indisponibilité des intervenants ou des étudiants
Météo
Concurence
Accident sur personne
Problème technique (panne...)
Budget insuffisant
Mauvaise évaluation des frais
Demande de subventions hors délais
Demander des subventions aux entreprises avant décembre (clôture de leur bilan financier)
Dossier de partenariat bancal (absence de sponsors)
Public
Public peu intéressé (mal orienté)
Trop de public, infrastructures pas suffisantes
Aucun public
