Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Властивості
Зміст
це текстові та графічні частини, що складають документ
Контекст
інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами
Структура
внутрішня структура — це структура змістовної частини документа; зовнішня структура — це структура середовища, в якому існує електронний документ (носій інформації, формат файла тощо)
Поняття електронного документа
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з них є оригіналом і має однакову юридичну силу
Обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили
Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством
Ознаки електроного документа
українська мова викладення документу;
найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ;
назва документа (форми); дата і місце складання документа; зміст документу;
посади і прізвища відповідальних (уповноважених) осіб;
електронний підпис.
Правовий статус електронних документів
Сучасний правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах влади визначається двома законами України:
«Про електронні документи та електронний документообіг» (№ 851-ІV)
«Про електронний цифровий підпис»(№ 852-ІV).