Clasificación documental
Tipos de clasificación
clasificación
Es una labor intelectual de disposición de cualquier elemento según esquema, plan o marco preestablecido
clasificación documental
Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental
el proceso
la clasificación es el primer proceso para controlar
recuperar y conservar información
Agrupaciones documentales
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa
fondo
sección
subseccion
serie
Subserie
Es el testimonio documental actividades repetitivas
actas de comite,planeacion y coordinacion universitaria
Tiene como a cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección
actas
La subdivisión de fondo es la producción de documental de una unidad que la produce el fondo
rectoria
Es la totalidad de la documentación producidas y recibida
tipos de documentación
Son las expresión de actividades tanto administrativas como personales l
Consiste en el establecer categorías o grupos que reflejan su estructura jerárquicas
la definición de clasificación
Como clasificar
fondos
Suseccion y subseccion
agrupaciones documentales
Elementos de clasificación
Acciones: Funciones Actividades y tramites
Estructura orgánica documentos que producen en la diferente dependencia de cada entidad
Fundamento de la clasificación
Identificar categorías (secciones series subseries unidades tipo documenta)
La clasificación se fundamenta
Aplicación de los principios de procedencia
orden original
odentificar categoria
estructura jerárquica fondo
La identificación
funciones ASIGNADAS ALA DEPENDENCIA
Asuntos
TRAMITA CADA DIVISON ADMINISTRATIVA
schellenberg establece que en la clasificación se puede partir tres elementos
Principio de procedencia
La aplicación del principio de procedencia
Identificar nombre de la entidad o persona autora del documento
Reconstruir la organización jerárquica de la entidad
Precisar funciones y actividades
Principio de procedencia es proceso de clasificación permite identificar los creadores de documentos Instituciones Administrativo
Ventajas de la aplicación de procedencia
Subtopic
Subtopic
Principio y orden natural
organizar los documentos al interior de una unidad documental en el mismo orden que se fueron generando
Aplicación del principio de orden original
para aplicar este principio se debe respetar el estatus de cada documento de aacuero con el lugar que ocupe cada tramite
que se respete el estatus de cada documento de acuerdo al lugar que ocupe el tramite determinado
funciones
determina que series corresponden a cada agrupación documentos
pasos meteorológicos para la clasificación
LA CLASIFICACIÓN se reconstruye como es el funcionamiento de la entidad qye haproducido los documentos
VINCULO ORIGINARIO DEL DOCUMENTO EL MOMENTO DE SU CREACIÓN
identificación de productores
identificar los creadores del documento
tantos institucionales (fondos documentales)
administrativos secciones y subsecciones documentos
el resultado de la identificación de agrupaciones documentales
función especificas
el desarrollo de la misión de la entidad LA RAZON SOCIAL
función comunes
son funciones administrativas genericas sirve de apoyo xuakquier indentidad
lo personal, contabilidad, sistema y almacén etc
identificación de fondos documentales
pasos para recopilar información sobre el origen y evolución
- fecha de creación - fecha de suprecion , si es del caso - dispociones que se han modificado la estructura de la entidad - organismos que sean procedido en el desempeño de las funciones análogas -organismos que heredad la competencia
fondo
suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad
tiene una limitación cronológica que depende de la vida cada fondo exige una organización independiente
tipos de fondos
fondo abierto
fondo cerrado
fondos acumulados
es la documentación reunida por una entidad sin ningún criterio archivistico de organización y conservación
documentos de entidades desaparecidas
instituto nacional adecuación de tierras (inat)
documentos vigente s
instituto Colombia del desarrollo rural (incoder)
organización de archivos
clasificacion
organización
descripcion