Control Gerencial- Administración Moderna

El énfasis en los objetivos.- En cualquier organización el comportamiento de sus miembros puede estar orientado a sus propias necesidades más que a los objetivos de la organización. Por lo tanto un sistema de control debe ser capaz de motivar a las personas para que tomen decisiones y actúen según los objetivos de la empresa.

La necesidad de coordinación.- En todas las organizaciones existe la necesidad de integrar el esfuerzo de todos sus miembros incluso en organizaciones de reducido tamaño el origen de los problemas reside en la falta de coordinación. En ocasiones el ejercicio del control puede consistir simplemente en encuentros periódicos o la elaboración de informes que se aseguren la coordinación y el correcto funcionamiento de la organización. En cambio, en las organizaciones de mayor tamaño, los problemas de coordinación suelen ser mayores y es necesario un mayor control.

Autonomía y control.- Todo sistema de control debe ofrecer información sobre los resultados de las operaciones y el desempeño de los individuos. Esta información permite a la organización poder evaluar los resultados mientras simultáneamente los individuos pueden trabar sin necesidad de una revisión permanente sobre sus acciones y decisiones.

Otra de las funciones del sistema de control es facilitar la implementación de la estrategia. En ocasiones se cree, erróneamente, que cuando una estrategia se ha puesto en práctica, ha concluido el proceso. Sin embargo, esto simplemente es un paso más, ya que los planes se fijan para ser cumplidos y es necesario un sistema de control efectivo para verificar si lo planificado se ha cumplido correctamente.

El Control es básicamente información, la persona que quiere controlar debe tener establecidos "CANALES DE COMUNICACIÓN", para que llegue a ella la información que hace al control. En cualquier Organización se deben diseñar y localizar al menos cinco tipos de canales de información para controlar:

1. Contacto Personal

2. Unidades Especializadas

3. La Vía Jerárquica

4. La Vía Informal

5. La Vía Funcional

1. Los Bienes, propiedad de la Organización, son los recursos materiales e inmateriales de propiedad de la empresa. El control se dirige a preservar la integridad de los mismos mediante su custodia y a obtener el máximo rendimiento reduciendo su inmovilización o uso improductivo.

2. Las personas integrantes de la Organización, ligadas a la misma por diversos nexos jurídicos. Aquí el control trata de mantener todos los puestos adecuadamente cubiertos para que las actividades se desenvuelvan fluidamente y se pueda obtener de los recursos humanos un rendimiento acorde a su capacidad y remuneración

3. Las actividades, principales y conexas, desarrolladas por la Organización para el logro de sus objetivos. Las primeras, que tienden directamente a la consecución de sus fines y las segundas, que tienden a actuar en apoyo de las primeras cuidando la existencia misma de la Organización o estableciendo las condiciones básicas para que aquellas puedan desarrollarse.

El soporte o instrumento físico que se utilizará como vehículo de la información para el control puede adoptar diversas formas o maneras

1. La Agenda: es el más simple, sirve para ubicar en el tiempo a cada acto de toma de datos.

2. Los Archivos: de comprobantes o carpetas ordenadas para poner de manifiesto los papeles faltantes o las fechas o situaciones sobre las cuales hay que pedir información.

3. Las planillas de asuntos en trámite: sirven para reunir información sobre un proceso complejo, a efectos de poder seguir su progreso o trámite.

4. Los gráficos de control de progreso: (Gráficas de Gantt), En un eje de coordenadas se señalan sobre el eje horizontal el tiempo y sobre el vertical los asuntos a controlarma

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El objetivo fundamental del control, es asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la
organización.

Tipos de Control en las organizaciones

Es Físico cuando la aplicación de la sanción afecta al cuerpo humano. El uso del látigo, el encierro o del arma son designados como control coercitivo

Es Material cuando se usan recompensas para el logro de objetivos, que pueden ser cosas o servicios, y no se dan cuando no se alcanzan esos objetivos. Se denomina control utilitario y su principal símbolo es el dineroema

Es Simbólico cuando se busca la obediencia a través de la adhesión de los individuos a un credo, idea u otro símbolo. Se denomina control normativo. El grado de rigurosidad del control crece a medida que se pasa del control normativo al
utilitario y de éste al coercitivo.

Elementos en la organización

Normas que representan una actuación deseada. Estas pueden ser tangibles o intangibles, vagas o específicas, pero si los interesados no entienden los resultados esperados se crean confusiones

Comparación de los resultados efectivamente logrados contra las normas. De esa comparación surge una evaluación, hecha por alguien competente que luego informa a la Dirección Superior con autoridad para tomar las decisiones correctivas.

Acciones correctivas, que como resultado de la evaluación realizada, rectifican los errores detectados para obtener los resultados planeados

Elementos de Control

Podemos concebir al Control como parte de un todo, o como un Subsistema dentro de un sistema mayor, superando al concepto clásico, estático, como una etapa más dentro del proceso administrativo típico de Planificar, Administrar y Controlar.

Una característica o atributo o condición a controlar (Norma, Plan, Conducta), Un sistema "anda bien" cuando cumple sus objetivos, para poder controlarlo hay que seleccionar de la totalidad de operaciones que se desarrollan dentro del sistema, aquellas más relevantes, cuya medida da la pauta del funcionamiento total del sistema.

Un mecanismo o sistema sensor. Que sea capaz de medir, a intervalos determinados, el atributo bajo control. El desarrollo de técnicas de control consiste fundamentalmente en diseñar estos instrumentos de medición y su colocación dentro del sistema, de manera tal que el consumo de energías para el control sea lo más bajo posible.

Una red de comunicación. Que vincula al instrumento de control con el grupo de control. Siendo el control información para evaluar y corregir, es fundamental que en el diseño de la red de comunicación se tengan presentes los dos principales problemas que se presentan.

Una Unidad de Control. Para que compare lo planeado con lo ejecutado, detectando la magnitud y el sentido de los desvíos.
La determinación de las causas y la adopción de las medidas correctivas son actividades de los centros de planeamiento y dirección, no del centro de control.

Requisitos de Control

1. Debe reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y organización

2. Debe reflejar rápidamente los desvíos

3. Debe reflejar el modelo de organización

4. Debe ser económico

5. Debe ser comprensible

6. Debe asegurar una acción correctiva

Tipos de Control

El simple o interno

El Control por "Oposición de Intereses

El Control por "Procesos

Las "Normas de Procedimientos

El operativo o por realimentación u homeostático

El Superior o Gerencial