DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

Oficina Productora

Se define el tratamiento y destino del documento

En Colombia NTC

Comunicaciones escritas

Carta NTC 3393

Memorando NTC 3397

Circular NTC 3234

Acta Admtva NTC 3394

Informe Admtvo NTC 3588

Elaboración

LINEAMIENTOS

Soporte

Art 9 Acuerdo 060/2001

Modelo y estilo

Presentación física del documento

Crean la imagen institucional

Cantidad

Copias Reglamentarias

Copias adicionales

Firma

Persona responsable del contenido del documento

Art 4 Acuerdo 060- Cargo de los funcionarios

Traslado

Unidad de correspondecia

Distribuye el mensajero ó patinador

Veriifcación

Revisión de las comunicaciones

Normas jurídicas y técnicas

Requisitos de presentación

Firmas autorizadas

Relación entre antecedente y respuesta

Anexos

Cantidad de copias

Numeración y fechado

Asignar un número a cada comunicación, llevando el orden de salida

Primero va el número de la dependencia productora

Sigue el número consecutivo de la comunicación

Si se presentan errores, se deben dejar por escrito

Pueden escribirse con fechador, con máquina o computador

La fecha va después de la ciudad de origen de la comunicación

Deben estamparse en el documento original, copias y sobre

Registro

Anotación de los datos más significativos en un formato para su control y trámite

Cuando es una respuesta, se anota el código y fecha de radicación del antecedente

Separación

se realiza la separación de las piezas de salida para realizar su despacho

Original más anexos (Destinatario)

Primera copia mas anexos (Oficina que genera el documento)

Segunda copia (consecutivo de correspondencia)

Copias adicionales mas anexos (Personas interesadas)

Envío

Identificar el carácter de urgencia de llegada a su destino

Determinar si es Local, Nacional, Internacional

Medio de envío (Fax, Mensajero, Correo)

Servicios de correo

Especiales

Certificado / Asegurado/ Entrega inmediata

Otros

Apartado / Franqueadoras / Franquicia postal