Etapas de un proyecto
Todo proyecto se constituye de cinco fases
1° Inicio
Precisar el alcance general del proyecto
Seleccionar los miembros iniciales del equipo
Determinar lo que el proyecto debe lograr
Definir la meta global del proyecto
Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados
Actividades en esta etapa
Plan de proyecto
-Investigar opciones y oportunidades.
-Identificar las soluciones disponibles y cuantificar los beneficios y costos de cada solución.
-Recomendar una solución optimizada.
-Identificar los riesgos y los problemas que puedensurgir durante la ejecución.
-Presentar la solución para la aprobación del financiamiento.
Estudio de viabilidad
Identificar la probabilidad de que una o más soluciones satisfagan los requisitos de negocio establecidos aplicando claridad a la toma de decisiones.
-Análisis previo del alcance del proyecto.
-Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
-Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
Definición del proyecto
-Identificar la visión y los objetivos del proyecto y definir su alcance.
-Enumerar todos los entregables críticos del proyecto.
-Indicar los clientes y partes interesadas.
-Enumerar las principales funciones atribuibles a cada rol y sus responsabilidades.
-Crear una estructura organizativa para el proyecto.
-Hacer una lista de los riesgos, los problemas y su-puestos.
Selección del equipo de proyecto
Definir los objetivos y las responsabilidades intervinientes en la ejecución del proyecto y su localización en la estructura organizacional; completándolas con información suficiente sobre las habilidades, experiencia y cualificaciones necesarias para cumplir cada una de las funciones definidas.
2° Planificación
Definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto.
-Establecer el alcance total del esfuerzo.
-Definir y refinar los objetivos.
-Planear el curso de acción necesario para alcanzar dichos objetivos.
Actividades en esta etapa
Elaborar el plan de proyecto inicial, comunicación, compras-gastos y aceptación.
Plan de proyecto incial
Crear la estructura de desglose del trabajo.
Determinar las necesidades de recursos.
Determinar el presupuesto del proyecto.
Reflejar la organización del proyecto.
Especificar la metodología de control y gestión del cambio.
Definir las limitaciones del proyecto, los supuestos y los riesgos.
Plan de comunicación
Transmitir la información correcta, a las personas adecuadas, en el momento preciso.
Informa acerca de objetivos, estrategias, actividades y plazos en un ámbito de coherencia.
Plan de compras y gestión de proveedores
Delimitar los elementos necesarios para completar las adquisiciones y su justificación financiera
Determinar la gestión de recursos, financiera y de calidad.
Plan de gestión de recursos
Identificar con exactitud las necesidades de mano deobra, equipos y materiales necesarios paracompletar el proyecto.
Plan de gestión financiera
Permite establecer un presupuesto, contra el cual se mide el gasto.
Identifica la inversión mínima necesaria para cumplir con los objetivos específicos, definiendo todos los diferentes tipos de gastos en que el proyecto incurrirá.
Plan de gestión financiera
Ayudar a establecer los objetivos de calidad que garanticen que los entregables producidos, cumplen con las necesidades del cliente, además de con la legalidad vigente.
Realizar un análisis o evaluación de los riesgos
Proyecto de Análisis de Riesgos
Identificar con exactitud las necesidades de mano deobra, equipos y materiales necesarios paracompletar el proyecto.
Plan de aceptación
La confección de un listado de los criterios para obtenerla aceptación del cliente.
Puesta en práctica de las normas de aceptación que deben cumplir.
3° Ejecución
Llevar a cabo lo abordado en la fase anterior, y todos los procesos que se planificaron se pondrán en marcha.
En esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones.
-Reforzar la comprensión de la meta de proyecto y los objetivos específicos por parte de todos los participantes.
-Fomentar la buena comunicación entre las distintas partes interesadas.
-Potenciar la responsabilidad individual.
-Asegurar la aceptación del proyecto.
Actividades en esta etapa
Asignar paquetes de trabajo asociados a cada actividad a todos los miembros del equipo
Coordinar actividades y recursos
Las prioridades establecidas y observando las dependencias marcadas en el programa.
Hacer un seguimiento del uso de los recursos
Controlar la relación entre tiempo consumido yproporción de proyecto completada
Monitorizar el consumo de presupuesto
Detectar desviaciones e informar de estas.
Establecimiento del entorno de trabajo.
Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
Ejecución de las tareas planificadas.
Gestión de las peticiones de cambio.
4° Seguimiento y Control
Comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso de proyecto.
Esta etapa se encuentra naturalmente asociada a la de ejecución.
- Detectar desviaciones.
- Actualizar el plan de gestión del riesgo.
- Prever las medidas correctoras a tomar en cada caso.
- Preparar un plan de contingencias.
Actividades
en esta etapa
Actualización y seguimiento de los instrumen-tos de gestión de proyecto
Metodologías de gestión de proyec-tos, como el Diagrama de Gantt, Pert, CPM o el Mé-todo de la Cadena Crítica
Definición y establecimiento de los indicadoresclave de gestión que aportarán métricas sobre lasvariables más relevantes a controla
Deben aportar información de valor y ser realistas, en cuanto al coste de la obtención de métricas y el esfuerzo necesario para llevar a cabo las mediciones
Comunicación de desviaciones:
Se debe tener en cuenta en esta acción la claridad y precisión en la transmisión del mensaje
5° Cierre
Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido
Lograr la aceptación de los entregables.• Obtener la firma de los documentos de cierre
Actividades en esta etapa
Evaluar cada actividad
y fase del proyecto.
Hacer una valoración del proyecto
en su conjunto
Llegar a acuerdos con el cliente
sobre todos los puntos a tratar
Formalizar la aceptación del proyecto
Transmitir la información y formación complementaria acordada
Organizar la salida de los equipos
de trabajo
Entregar la documentación de proyecto al cliente