Gestión Documental Ley 534 de 2000(Ley General de Archivo)

Conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentación de todo tipo de organización.

FLUJO DE DOCUMENTOS:El historial de un documento el flujo de un documento se actualiza a nivel de documento así como para posiciones individuales.Todos los documentos precedentes subsiguientes siempre aparecen listados. Con independencia del documento que de haya seleccionado.

¿Que es el Archivo General de la Nación? Ente rector de la política archivista Colombiana. Órgano de dirección del sistema nacional del Archivo.Conservador,organizador y difusor documental de la nación.

Subtema

¿Que el el SNA (Sistema Nacional de Archivo)? Conjunto de instituciones Archivisticas articuladas entre sí.Posibilitan la homogeneizan y normalizan de los procesos archivísticos. Promueven el desarrollo de los archivos,conservación y acceso a los documentos.

Topic flotante

Ley 594 de julio 14 de 2000 Por lo cual se crea la LEY GENERAL DE ARCHIVOS en Colombia y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 042 OCTUBRE 31 DE 2000 Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las Entidades publicas y privadas.

Por la cual se crea el archivo General de la Nación y se dicta otras disposiciones

¿QUE ES GESTIÓN DOCUMENTAL? La ley 594 de 2000 Ley general de archivo emitida por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN define gestión documental como: "Conjunto de actividades administrativas y técnicas a la planificación, manejo organización de la documentación producida y recidiva por las entidades des de su origen hasta su destino final con el adjetivo de facilitar su utilización y conservación.

ARCHIVO

ARCHIVO

DE GESTIÓN:El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne los documentos en tramite busca de soluciones a los asuntos iniciados, sometidos a los asuntos iniciados,sometidos a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

HISTÓRICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo de gestión, que por decisión correspondiente comité de Archivo, debe conservarse que adquiere para la investigación , la ciencia y la cultura.

CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupa documentos trasferidos,trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su tramite,que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas los particulares en general.

Procesos archivisticos,Producción documental,Clasificación documental,Ordenación documental,Disposición final.(Conservación total,microfilmación,eliminación de documentos y selección documental.

Instalaciones del Archivo de Nacional

¿QUE ES UN PGD? Programa de Gestión documental:"Conjunto de instrucciones en las que se detallan los operaciones para el desatollo de los procesos de la Gestión documental al interior de cada entidad, teles como Producción Recepción,Distribución,Tramite,Organización,Consulta,Conservación y Disposición final de los documentos.

Proceso de un PGD

Producción de documentas.Recepción de documentos. Distribución de documentos.Tramites de documentos.Consulta de documentos. Conservación de documento. Disposición final de documentos.

SERIE DOCUMENTAL: Es el conjunto de documentos que tienen características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por con siguiente, es archivado,usado,tresferido oeliminadocomo unidad ejm:Resuluciones,Superviciones,Legados de personas etc.

FONDO DOCUMENTAL:Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institucion publica o pribada en el ejercicio de sus actividades.Ejm: Ministerio de transporte,Comunicaciones,Gobierno,Nacion InstitutoNacional de Cultura

SECCIÓN DOCUMENTAL:Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por los deferentes unidades orgánicas o dependencias. Ejm: Alcaldía,Gerencia,Secretaria,General,Tesorería,Personería,Finanzas.

Fondo: conjunto de documentos que se forman durante el proceso de la actividad de una organización o persona.SERIE DOCUMENTAL:Conjunto de documento de estructura y contenido homogeneices,emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas .SUBSERIE DOCUMENTAL:Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento.

DOCUMENTO: es el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones,adquiridas valor de tiempo administrativo,fiscal legal,científico,económico,histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.TABLA DE RETENCIÓN:Listado de series y sus correspondientes tipos documentales(producidos o recibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de funciones)

TIPO DOCUMENTAL: Unidad de información contenida en los documentos.Se clasifica en simple y compuesto.Simple: formado por un solo tipo de documento cuyo contenido mantiene una unidad de información. Oficiosos,cartas,memorandos,libros recibo etc. COMPUESTO:formado por dos o mas tipos de documentos que se sustentan entre si cuyo contenido de información mantienen un contenido de información comprobante de pago tramites para licencias etc.

serie documentos

serie documentos

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:Etapa del documento desde su producción o recepción des en la oficina y su conservación temporal,hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Valor Primario: Es el que tiene los documentos mientras sirven.Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de la información ¿ Quienes participan en la valoración? productiva,Archivista,Administración,Jurídica,Contable,histórica.

Valoración documental:Proceso por el cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

TERMINACIÓN DE LA VIGENCIA DE UN DOCUMENTO.Vence el plazo establecido en el documento en la ley. Reproduce un documento que anula el anterior. Desaparece el objeto físico que razón de ser al documento.

EL QUE TIENE LA INFORMACIÓN TIENE EL CONTROL:Las organizaciones dinámicas saben que la competencia de finales de siglo esta basada en la información por que hoy día,es tan importante conocer detalles las características y necesidades de los de los clientes de productos y servicios que se le pueden ofrecer.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es una herramienta archivista que permite agrupar la documentación de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fese de formación del archivo

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN UNIDAD ARCHIVISTíCA:Es la forma como se encuentran ubicados las unidades archivisticas(carpetas) en el archivo ficticio numérico,alfabético,cronológico.

Subtema

Trasferencia documental:La transferencia documental es el traslado de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad de la tabla de retención documental. Transferencia primaria: Remisiones de documentos de archivo de gestión, al archivo central.Transferencia segundaría:Es el traslado de documentación del archivo central al archivo histórico.

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

TRASFERENCIA DOCUMENTAL

ÓRGANOS ARCHIVISTICOS: Grupo asesor de alta dirección,responsable de definir las políticas,los programas de trabajo y la toma de decisiones en el pre sesos administrativos y técnicos de los archivos.COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS:Organo asesor de archivo.ARCHIVO DISTRITAL,ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:

CONTENIDO DE LA NORMA ISO 9001:2000.(Requerimientos sistema de gestión de la calidad)"SGC"Requerimientos generales.Requerimientos generales.Requerimientos de los documentación.Generalidades,Manual de calidad,Control de documentación. Control de registro.

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN: Todos los documentos que forman porte del SGC tienen que controlarse de acuerdo con los números 4.2.3"control de documento y 4.2.4 control de registro".

Procedimientos para:Aprobar la adecuación de los documentos,revisar y actualizar identificar cambios y estado de revisión,dispocision en sitios aprobados ultimas versiones asegurarse de la preserbacion e identificación de los documentos identificación de documentos externos .Evitar uso de documentos absolutos,conservación de documentos absolutos.

Control de registros del SGC: Legibles,Identificables,Recuperables,Almacenamiento,Proteccion,Tiempo de retencion de los registros de calidad.

Relación entre documentos y registros:Los documentos están vivos, estos se pueden actualizarse.Los registros están actualizarse los datos consignados en ellos son inalterables.

Gestión y control de los documentos: Orientación a los usuarios cuando se usan documentos electrónicos y la inpresicion de estos esta permitido, es común definir las copias impresas como documentos no controlados .

ACCESO A LOS DOCUMENTOS: La documentación debe estar disponible para quien la necesite.Dar acceso a información no necesaria para alguien puede crear desorden e incrementarla probabilidad de confuncion.

CONSEJOS PARA LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS:La gestion de documentos es un proceso mas del S.G.C Y debe tratarse como tal.No existe la "mejor manera" para gestionar los documentos,ya que esto de pende de muchos cambinaciones,dueños de procesos,practicas y metodos.

sistema de software para documentacion

norma ISO 9001- 2000

Confirmar, revisar,aprobar,distribuir,modificar,retirar,archiva y destruir.

Distribuir,mantener,actualizar

Documentación externos

CONTROL DE DOCUMENTOS:Identificacion de documentos,obsoletos, controlados,versión,fecha,emitido por código único,pagina texto modificado.Proceso administrativo para el control de documentos internos,externos,software y otros: listas de documentos distribuidos a quien los necesite. Rebicion por la misma función que genera la vercion.

DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN :Los directores generales son los encargados de decidir y de definir de que manera se va a llevar acabo la difusión de la documentación. La difusión,tanto interna como externo,esta controlado para evitarla utilización de documentos no vigentes.

La documentación del sistema de calidad esta acompañada de un sistema de registros(numeral 4.2.4) Los registros están destina

La documentación del sistema de calidad esta acompañada de un sistema de registros(numeral 4.2.4) Los registros están destinados a contener información que se genera y los datos consignados en ellos son inalterables.

CONTROL DE REGISTRO:Documento que tiene una forma definida apta para registrar datos e información relacionada con las actividades realizadas y sus resultados.Los registros constituyen la evidencia de la ejecución del sistema de calidad.Registros pre diseñados. Libro de notas.Hoja de datos.Informes de calibración.

" Un sistema de aseguramiento de la calidad es una herramienta al servicio de una organización,para ayudar a gerenciar con efectividad,eficiencia y eficacia;nuncacomo agente limitador"

Estudiante

Modificaciones revisadas y dar a conocer.

Ley 80 del 22 de diciembre de 1989