GESTIONA ARCHIVOS
Herramientas para la Gestión de Archivos Ofimáticos
- Google Drive: Almacenamiento en la nube con integración con Google Docs, Sheets y Slides.
- Microsoft OneDrive: Plataforma de almacenamiento integrada con Office 365.
- Dropbox: Servicio de almacenamiento en la nube con sincronización automática.
Sistemas de Archivos
Sistema de Archivos son los métodos y estructuras que utiliza un Sistema Operativo para organizar los archivos en un medio de almacenamiento
También se puede entender como un índice que contiene la ubicación física de cada dato almacenado
Archivos y Sistemas de Archivos
Los archivos se almacenan en bloques de longitud fija
El Sistema de Archivos es el que asigna un número de bloques a cada archivo.
Funciones Principales
Asignar espacio a los archivos
Administrar el espacio disponible y acceso a los archivos
Administrar la forma en que se almacenan los archivos y que después será presentada de manera gráfica o textual
¿ Que es el documento? proviene de la voz griega docere (instruir), de la cual se deriva
la palabra documento que significa “con lo que alguien se instruye”, y que más
adelante paso a ser “con lo que alguien se informa.
Gestión de documentos: tiene cuatro
componentes: contenido, estructura, contexto y presentación. El contenido se
refiere a la información, la estructura se relaciona con la forma como se organizan
los datos, el contexto con otros datos o información asociada y la presentación
como la apariencia del documento una vez ha sido recuperado.
un documento electrónico se puede definir como
“aquel contenido integrado en un archivo informático mediante un programa de
computador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado.
un expediente es el conjunto de los documentos
producidos y recibidos como resultado de diferentes actuaciones administrativas.
1. Responde a un tramite que debe ser resuelto, de acuerdo con procedimiento
previamente establecidos
2. En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportan
documentos para resolver dicho trámite
3. Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las
actuaciones y trámites.
el expediente
electrónico “es la sucesión ordenada de documentos registrados por vía
informática, tendientes a la formación de una voluntad administrativa.
Incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones
• Ausencia de políticas documentales frente al manejo del documento
electrónico.
• Concepción minimalista del documento electrónico, representada en la falta de
políticas archivísticas para su manejo.
GUIA PARA EL MANEJO DE PROGRAMAS DE ARCHIVOS Y
DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Con el fin de contribuir en la formación de una base documental sólida en las
organizaciones que viene trabajando con modelos de gestión de documentos
electrónicos y evitar que se repitan los errores ocurridos durante la época de los
main frames , en la cual se perdieron cientos de miles de datos e información
valiosa para la humanidad,
Uso de estándares
• Manejo de códigos basados en las mejores prácticas
• Guías y manuales
• Entrenamiento y soporte
ALGUNAS OPERACIONES DE LA FUNCION ARCHIVISTICA EN LOS
SISTEMAS DE GESTION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS
Con el fin de facilitar y garantizar el funcionamiento del programa de documentos y
archivos electrónicos, es preciso definir las operaciones de la función archivística
que el sistema debe proveer; estas operaciones se la gestión del documento, la
retención, el tipo, la seguridad, la transferencia y la localización.
Gestión de los Documentos y expedientes según el estado de la retención
• Gestión del documentos por tipo, según la etapa del ciclo vital (vital, activo,
inactivo, permanente)
• Gestión de los documentos y expedientes de acuerdo con su localización
• Gestión del documento según el nivel de importancia y las restricciones de
acceso
• Gestión de los documentos que requieren ser transferidos a medios
Definición de Archivo:
Un archivo es una unidad de almacenamiento de datos en un sistema informático.
Puede contener información de diversos tipos, como texto, imágenes, audio, video o datos
estructurados,
y se almacena en dispositivos de almacenamiento como discos duros, memorias USB o en la nube
Tamaño del Archivo
El tamaño de un archivo depende de la cantidad de datos que contiene y se mide en unidades
como:
- Kilobytes (KB)
- Megabytes (MB)
- Gigabytes (GB)
2.4. Ubicación
Permisos y Propiedades
Los archivos pueden tener permisos de acceso y edición que determinan quién puede ver,
modificar o ejecutar el archivo.
Los niveles de permisos incluyen:
- Lectura: Solo permite ver el contenido.
- Escritura: Permite modificar el contenido.
- Ejecución: Se aplica a archivos de programas o scripts.
Organización y Jerarquía
Los archivos pueden organizarse dentro de carpetas y subcarpetas, lo que permite una mejor
administración y acceso.
Tipos de Archivos
Existen diferentes categorías de archivos según su uso y contenido:
- Archivos de texto (.txt, .docx, .pdf)
- Archivos de imagen (.jpg, .png, .gif)
- Archivos de audio (.mp3, .wav, .ogg)
- Archivos de video (.mp4, .avi, .mov)
- Archivos comprimidos (.zip, .rar, .7z)
- Archivos ejecutables (.exe, .app, .bat)
Importancia de los Archivos
Los archivos son fundamentales para el almacenamiento y gestión de la información en sistemas
informáticos.
Permiten guardar documentos, programas y datos esenciales para el funcionamiento de
computadoras y aplicaciones.