Introducción a la planificación y organización de la empresa

Estructura organizativa

La organización de las actividades empresariales puede ser más eficiente si se dispone de una estructura organizativa

Estructura funciona: Recoge el conjunto de funciones y actividades regulares de la empresa.

Estructura jerárquica: Se ordenan las relaciones entre los miembros de la empresa.

Estructura comunicativa: Establece el sistema de canales de comunicación formal

Ventajas: Ofrecen orden en la empresa, facilita división de trabajo, delimita la jerarquía,..

Desventajas: Dificulta la iniciativa, estructura no flexible,..

Principios organizativos

División del trabajo

Consiste en fragmentar el trabajo en tareas más pequeñas que son asignadas a cada trabajador

Orden

Cada persona debe ocupar un lugar determinado en la organización

Autoridad y Responsabilidad

La autoridad hace referencia a la capacidad de mandar y dar ordenes en la empresa.

Jerarquía

Diferentes niveles

Primer nivel: Corresponde a la máxima autoridad de la organización, quien posee el control total de la misma

Niveles altos: Suelen corresponder a la alta dirección

Niveles intermedios: Ocupados por directivos encargados de la alta dirección de los niveles más operativos

Niveles inferiores: Ocupados por los empleados, que suelen hacer las tareas de ejecución

Principios organizativos:

Centralización

Concentrar toda la autoridad en una persona o en un grupo reducido de personas, quienes ejercen el control de toda la organización

Descentralización

Delegar parte de autoridad a los subordinados

Principios organizativos

Departamentalización

Funcional:

D. de producción

D. comercial

D. RR.HH

D. financiación e inversión

D. de administración

D. I+D+i

Por producto

Por territorio

Por clientes

Por proceso productivo

Por proyectos

Modelos de estructuras organizativas

Estructuras organizativas primarias

Lineal

Es la más simple. Se caracteriza por ser un modelo de autoridad lineal y centralizada

Ventajas: Sencillez, rapidez en la toma de decisiones y claridad

Inconvenientes: Falta de especificación

Lineal y de asesoramiento (Staff)

Mantiene una estructura simple, pero incluye un órgano de asesoramiento ( staff)

Ventajas: Mantiene una estructura lineal y cuenta con un especialista que ayuda a la toma de decisiones

Inconvenientes: La toma de decisiones es más lenta

Funcional

Realiza la división del trabajo en base a un criterio funcional

Ventajas: La existencia de especialistas que pueden perfeccionar la realización de sus tareas.

Inconvenientes: Requiere gran coordinación entre todos sus departamentos con un objetivo global.

Divisional

Sigue el criterio de departamentalización por productos, por territorio o por clientes

Ventajas: Se llevan a cabo estrategias de diversificación de las empresas

Inconvenientes: El coste, de duplican unidades de trabajo con las mismas funciones

Matricial

Se combinan dos criterios: un criterio funcional y otro divisional

Ventajas: esta estructura ofrece una mayor flexibilidad

Inconvenientes: doble autoridad, pueden surgir conflictos entre distintos jefes y costes duplicados

Estructuras organizativas operativas

Burocrática

Una fuerte división del trabajo, da a lugar un alto nivel de especialización y un alto grado de formación

Ventajas: permite hacer tareas repetitivas aumentando la eficiencia de la empresa

Inconvenientes: Modelo rígido y puede dar lugar a la desmotivación de los subordinados.

Adhocrática

No existe división del trabajo ni alto grado de formalización como en la estructura burocrática

Ventajas: Flexibilidad, facilidad de adaptación y de innovación

Inconvenientes: Requiere gran coordinación y no consigue niveles tan altos de eficiencia

Administración (l/p)

Se encarga de organizar, distribuir y planificar recursos

Empresas pequeñas

El propio empresario o socio es el administrador

Empresas grandes

Administradores

Consejo de Administración

Toman las decisiones y es el máximo órgano de gobierno

Presidente

Consejeros

Consejero delegado

Secretarios

Empresas muy pequeñas

Contratan a un equipo directivo

Administrador de hecho

Directores especializados

Diferentes directores

Lo supervisa el Director General

Dirección(c/p)

Se encarga de gestionar los recursos

Empresas grandes

Alta dirección (l/p)

Directivos nivel medio (m/c)

Supervisores 1º línea

Afrontan problemas a muy c/p, están en contacto directo con los trabajadores

Invividual

Forma unipersonal

Empresas pequeñas

El director concentra la toma de decisiones

Organigramas

Tiene doble función

Facilitar el análisis de la estructura formal de la empresa

Informar de las personas que componen la organización: como se agrupan, que funciones tienen, como se relacionan formalmente, cual es su autoridad y responsabilidad,..

Algunas recomendaciones para elaborar organigramas

Debe ser sencillo y fácil de entender

Es participe en la construcción de la imagen corporativa de la empresa

Es fundamental cuidar su presentación

Debe ser flexible para adaptarse a los cambios en la organización

Debe estar actualizado

Dependerá del tipo de organigrama, pero normalmente recogen las funciones

Vertical

Se basa en una estructura jerárquica piramidal, cuyas responsabilidades recaen en la cima de la misma.

Horizontal

Es aquel que se basa en los procesos de trabajo autónomos y no en los niveles de jerarquía, estando todos ellos al mismo nivel.

Circular o radiales

Se elabora mediante círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel jerárquico. La autoridad máxima se localiza en el centro del organigrama, disminuyendo el nivel jerárquico a medida que se aproxime a la periferia.

La empresa es una organización, que está integrada por un conjunto de factores, tanto humanos como materiales, que necesitan ser coordinados para conseguir los objetivos marcados, ya sean económicos o sociales.

La organización tiene sus antecedentes en la necesidad humana de cooperar.

Características fundamentales:

La empresa requiere una organización interna eficaz y eficiente

La empresa interactúa con su entorno, a través de la imagen corporativa

Tipos de organización

Formal: es la que coordina y ordena los elementos de la empresa

Informal: son las relaciones que surgen entre los miembros de la empresa de una forma espontánea.

La imagen corporativa

Es la percepción que tiene los demás de la empresa (signos lingÜisticos, icónicos, cromáticos,..)

Gestión de las visitas ¿Qué hacer cuando viene una visita?

1º Recepción

Mostrador de recepción: Atención telefónica, dejar notas, visitas,..

Mostrador de seguridad: Controla el envío de paquetes, control de entradas y salidas, no recibe visitas

2º Sala de visitas

Hall

3º Presidencia (Alta Dirección)

Despachos

Secretaría de presidencia

Sala de visitas de presidencia

¿Cómo se organiza una visita?

Se atiende a la persona hasta que se reúna con la persona con la que se ha concretado la reunión

Se sabe a quien se quiere ver

No se sabe a quien quiere ver

Institucional

A la alta dirección

Confidencial

V.I.P

Otras visitas

De carácter general

Planificación del trabajo de asistencia a la dirección

Consiste en llevar los objetivos que se pretenden alcanzar y establecer los medios para conseguirlos.

Se deben plantear 3 cuestiones

¿Qué hacer?

¿Cómo hacerlo?

¿Cuándo hacerlo?

Proceso de planificación del trabajo de asistencia a la direción

Presenta las siguientes etapas

Situación de partida

Fijar objetivos

Procedimientos de actuación para cada actividad

Alternar líneas de actuación

Evaluar las líneas de actuación

Debe controlar todos los procesos anteriores

Análisis de actividades a realizar

Urgencia: aniveles de prioridad

Alto

Normal

Bajo

Importancia: Una vez definida la urgencia, las ordenaremos según la importancia

Dificultad: se tendrá en cuenta un reloj biológico para realizar las tareas de más concentración en la hora de más rendimiento

Aplicación de recursos y tiempos

El tiempo es un recurso muy valioso y muy limitado

Debemos evitar los tiempos muertos, ¿cómo?

No realizando tareas innecesarias

Evitando perder el tiempo buscando información o materiales

Evitando dilataciones en las tareas

Debemos ayudarnos con agendas

Medios disponibles: Oficina

Debe ser una sala cómoda y ordenada

Suficientemente tranquila y silenciosa

Muy iluminada

Debe ventilarse regularmente

Debe tener una temperatura adecuada

Medios disponibles: Mobiliario:

Para desarrollar la actividad en la oficina debemos tener los medios necesarios

Una mesa amplia y ordenada

La silla debe ser cómoda, tener buen respaldo y todas las características acorde a nuestro cuerpo

El ordenador debe ocupar un lateral de la mesa y el telano de bede estar al borde de la mesa

Los archivadores y cajoneras son necesarios para organizar información de la empresa

Diseño para todos

Persigue la accesibilidad de todas las personas, independientemente de la edad o género o cultura

Uso equiparable

Uso flexible

Uso simple e intuitivo

Información

Bajo esfuerzo físico

Dimensiones apropiadas

Con tolerancia al error

Asistencia a la dirección

Es desarrollada por un técnico cualificado encargado de la asistencia, en actividades relacionadas con la organización y representación de la entidad

Funciones del asistente a la dirección

Tramitar documentos

Tramitar comunicaciones

Administrar el archivo

Organizar y gestionar la agenda

Organizar eventos

Elaborar y presentar documentos e informes

Realizar tareas básicas de administración

Desarrollar tareas de relaciones públicas

Organizar y coordinar equipos de trabajo

Organismos públicos y privados

Modelos fundamentales:

Los Organismos autónomos, dependen de un Ministerio y realizan actividades principalmente administrativas

Las entidades públicas empresariales, dependen de un Ministerio o de un Organismo autónomo y realizan actividades de prestación y gestión de servicios o de producción de bienes de interés público