organización de un evento

SELECCIÓN DE FECHA Y HORA

Es importante escoger una fecha que sea favorable para todos.

Asegurarse de que la ubicación genere seguridad.

Las indicaciones deben ser aclaradas para poder llegar a lugar del evento.

Reconocer los accesos para invitados y vehículos, la disponibilidad de materiales de producción.

LISTA DE INVITADOS, INVITACIÓN Y CONFIRMACIÓN

Determinar el número y tipos de invitados para la realización de la lista

Las invitaciones son el principal instrumento de comunicación para hacer llegar a una persona o a un determinado grupo.

la invitación debe tener el logotipo o escudo de la institución que convoca el evento.

CONECTAR

Lograr un impacto para que asistan suficientes personas.

Utilizar medios como redes sociales, blog y un hashtag asociado al evento.

Hacer un seguimiento de las confirmaciones y si es necesario enviar recordatorios.

DESPEDIDA Y ANALISIS

hacer un análisis de los resultados obtenidos.

Hacer un reporte
con conclusiones y sugerencias.

Agradecer al equipo, proveedores, invitados, asistentes, medios de comunicación.

Se ha obtenido el retorno de inversión que esperaba. (ROI)

DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO

Donde se definen los objetivos.

características del tipo de evento a realizar.

Este es un buen instrumento de gestión.

Se definen puntos a tratar y objetivos por lograr

IDENTIFICACION DEL OBJETIVO Y META

Poder definir una guía para la toma de decisiones.

Educar a los clientes potenciales o proveedores acerca de la organización

Atraer nuevos clientes

Búsqueda de patrocinadores para cubrir el evento.

Hacer una plantilla para el desarrollo de un presupuesto.

PRESUPUESTO PARA EL EVENTO

Analizar si ese gasto para que se permitirá alcanzar los objetivos.

será un evento de gama alta, educativo, o por diversión?.

Debe ser lo más específico posible para no generar gastos innecesarios

El ahorro no puede afectar a la calidad del evento

DESARROLLO DEL EVENTO

Correcciones y ajustes de ser necesarios durante el desarrollo, supervision de tiempos, atención de emergencias o situaciones especiales (problemas de salud, personas extraviadas, falta de algún servicio publico etc)