Unidad de Manejo de Bienes
conceptos generales
Control del Kardex
Por cada elemento se debe elaborar un registro que contenga la historia del mismo, desde su ingreso, permanencia en servicio y salida definitiva. Este puede ser manual o sistematizado y debe indicar como mínimo: procedencia, fecha de ingreso, descripción del elemento, cantidades, entradas, salidas y saldo
El control de los bienes que están en el
almacén y en servicio debe ejercerse
mediante kárdex sistematizado.
Bienes que deben Figurar en lo Inventarios
En los correspondientes inventarios deben figurar los bienes, teniendo en cuenta los sitios de almacenamiento o de ubicación física como se observan en los items siguientes:
1- Bodega
*Principal de almacén. Registran los bienes nuevos de utilización futura en desarrollo del cometido estatal de consumo y devolutivos adquiridos por el ente público, o recibidos en donación.
*Reintegrados en buen estado. bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén para su guarda o custodia.
* Reintegrados inservibles. Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén parasu guarda o custodia.
2- Servicio
*Bienes Devolutivos en Servicio en las Dependencias. Se registran los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios o contratistas, prestando una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos o recibidos en donación. el informe de existencias físicas en servicio se debe disponer de tres formas:
*Por funcionario Responsable
Por dependencias (centro de costos o ubicación)
Por agrupación de inventarios (clasificación contable)
*Bienes Recibidos en Comodato. En el caso que haya bienes de esta naturaleza, el funcionario responsable llevará archivo físico, organizado alfabéticamente, e informará y documentará al almacenista, quien verificará los elementos recibidos, a fin de llevar el control de los mismos.
Comodato: Es un contrato por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso.
3- Presentación de inventarios
* Periódicos. Los almacenistas elaborarán inventarios físicos con corte a 30 de junio y 31 de diciembre, de cada vigencia, de los elementos que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia; así mismo, los jefes de dependencias y contratistas que tengan a su cargo bienes de la entidad, que le hayan sido suministrados o los hayan adquirido para su servicio, uso, custodia o administración, deberán verificar, firmar y remitir los inventarios al almacenista.
*General. Los almacenistas elaborarán el inventario físico con corte 31 de diciembre de cada vigencia de los elementos en bodega y en servicio, que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia. Para efecto de su presentación a los entes de control internos y externos, estos deberán reposar en forma impresa en los archivos de cada unidad, así mismo deberá ser anexado en medio magnético certificado en la cuenta fiscal del cierre de cada vigencia, enviada a la Jefatura de Contaduría General.
CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES
1- Elementos de consumo
Insumos
Repuestos y accesorios
Intangibles
Reparables
2- Elementos devolutivos
En Bodega
En servicio
Bienes inmuebles
Comite de Clasificacion y Actualizacion del Anexo de Bienes
a) El Jefe del Área Logística de la DIRAF o quien haga sus veces
b) Almacenistas de cada una de las unidades de la DIRAF
c) Almacenistas de la DISAN, DIJIN, DIPOL, DIRAN, DIASE, DITRA, DIBIE y DICAR de la guarnición Bogotá.
Funciones
b) Recepción y análisis de solicitudes de las unidades policiales respecto a la clasificación de bienes.
a) Clasificación del anexo de la presente resolución de acuerdo con la naturaleza de cada bien al almacén de la especialidad que corresponda.
Especializacion de Almacenes por Elemntos
Control de los Bienes
Organizacion y Seguridad de los Bienes
Responsabilidades
Almacenistas
Funcionarios
Responsables de los Bienes Inmuebles
Baja de Bienes
CRITERIOS BÁSICOS
Clasificación de Bajas
2. Donación
3. Sustracción
4. Merma, rotura, desuso o vencimiento
5. Inservibles
1. Venta directa
6. Sacrificio de semovientes