IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

APLICACIÓN

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así cómo se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo.

CATEGORIZACIÓN

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia.

se clasifican en:

Organización del Estado

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:

• Archivos de la rama ejecutiva. • Archivos de la rama legislativa. • Archivos de la rama judicial. • Archivos de los organismos de orden de control. • Archivos de los organismos autónomos.

Territorialidad

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de entidades del orden nacional. • Archivos de entidades del orden departamental. • Archivos de entidades del orden distrital. • Archivos de entidades del orden metropolitano. • Archivos de entidades del orden municipal. • Archivos de entidades del orden local. • Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley. • Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Archivo general de la nación

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una de sus entidades:

•Archivo general del departamento. • Archivo general del municipio. • Archivo general del distrito.

CLASIFICACIÓN

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

Según su Ciclo Vital

Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente

Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.

Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

Según su Naturaleza

Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas

Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.

Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.

Según su Uso

Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor.

Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación

Según la Organización

Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central

Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico

CUALIDADES

Son características de los documentos que componen un archivo:

técnicos

Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo

exactos

La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones

funcionales

Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente

simples

Identifica el contenido de la información de manera sencilla

económicos

Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.

IMPORTANCIA

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

CONCEPTO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

EVOLUCIÓN

A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo.

siglo XIX

inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista.

siglos XVII y XVIII

se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo

siglo XV y XVI

se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los archivos

siglo XIV

se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad.

siglos XII y XIII

primeros indicios de documentación con carácter financiero

ORIGEN

Se remonta al origen de la escritura, suceso que se liga al comienzo de la historia de la humanidad, donde las siguientes culturas aportaron a este surgimiento documental

los arcadios, sumerios y babilonios

tallaban sus escritos en pieles, madera, mármol y en tablillas de arcilla blanda utilizando implementos metálicos e instrumentos en forma de cuña

roma y grecia

estas civilizaciones dejaron escritos testamentos y otros documentos que plasmaron en vestigios, madera y mármol

los egipcios, china e india

estos dejaron en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina