DIAGRAMA SOBRE LAS MEDIDAS Y CONDICIONES QUE SE DEBEN CUMPLIR EN LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ACUERDO 006 DE 2014
REPOSITORIO NORMATIVO
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico
LEY DE 1185 DE 2008
Es la entidad responsable de reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el patrimonio documental de la Nación, sostenido en los diferentes soportes de información.
Ley 594 de 2000
Establece:
“Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un
sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”
GENERALIDADES
ARTICULO 1°: OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN-SIC
ARTÍCULO 2°: ÁMBITO DE APLICACIÓN
ARTICULO 3°: DEFINICIONES.
Conservación Documental
Conservación Preventiva
Conservación – Restauración
Documento electrónico de archivo
ARTICULO 4°: COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN- SIC
ARTICULO 5°: FORMULACIÓN DE LOS PLANES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
ARTÍCULO 6° PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA
ARTICULO 7°: PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC.
ARTICULO 8°: ARTICULACIÓN CON LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ARTÍCULO 9°: RESPONSABILIDAD SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC
ARTÍCULO 10°: COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC
ACUERDO No 008
REPOSITORIO NORMATIVO
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998,
la Ley 594 de 2000, el Decreto 2126 de 2012
Ley 594 de 2000
preceptúa que en los casos de construcción de edificios
públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las
especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Ley 594 de 2000
establece que “La documentación de la administración
pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos
informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de
enajenación“.
ACUERDA
Que el Decreto 1515 de 2013 en su título V “Contratación del Servicio de Custodia de Documentos de
Archivo por parte de entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas” en el artículo 13
establece que “Las entidades públicas no podrán contratar con empresas privadas, la custodia de
documentos de conservación permanente, sobre los cuales exista la obligación de transferirlos al
Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales; tampoco podrán contratar con
firmas privadas o terceros la custodia o administración de documentos declarados como Bienes de
Interés Cultural (BIC) “.
Que el desarrollo de los diferentes procesos y actividades de la función archivística de que trata la
Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, que sean contratados por entidades públicas con
personas naturales o jurídicas, sean éstas privadas, de economía mixta, o industriales y comerciales
del Estado, tanto nacionales como extranjeras deben cumplir igualmente con las normas que expida
el Archivo General de la Nación.
Que los servicios relacionados con la gestión documental y la administración de archivos comprenden
todo tipo de documentos y archivos, sean éstos análogos (físicos) o electrónicos, independientemente
de su formato y soporte.
Que el Estado es responsable del patrimonio documental del país, se encuentre éste bajo su custodia
o bajo la administración temporal de un tercero, delegado o contratado por medio de un proceso de
contratación, teniendo en cuenta normas para selección de contratistas establecidas en la Ley 80 de
1993, Ley 1150 del 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013, y demás herramientas expedidas
por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.
Que en mérito de lo expuesto,
Topic principal
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ACUERDO No. 049
REPOSITORIO NORMATIVO
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a
archivos”.
Ley 80 de 1989
la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y
en si literal b) preceptúa: “Fijar política y expedir los reglamentos necesarios para organizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los
planes y programas que sobre la material adopta la Junta Directiva
artículo octavo del Decreto 1777
establece las funciones de la Junta Directiva del AGN, ahora.
Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar
periódicamente la política archivística a nivel nacional”.
ACUERDA
ARTICULO 1º: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos
deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad
y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales
ARTICULO 2º: Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos
ARTICULO 3º: Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a
partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes
aspectos
Artículo 5: Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar
material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación,
ARTICULO 2: Planificación de preservación: La prevención de desastres y situaciones de
riesgo es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan
programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia,
minimizando el peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperación después del siniestro en la planificación de la respuesta y la recuperación. Deberá incluir una
capacitación y entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre otros, la
ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el
manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuación.
ARTICULO 3: Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama
de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a
estas situaciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los
riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de
reacción necesarias; tales como:
ARTICULO 5:
Este Acuerdo rige desde su publicación.
ARTICULO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su publicación.
ACUERDO No. 050
“Conservación de Documentos”
Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo”
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por
Ley 80 de 1989 y el
Decreto 1777 de 1990, y
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de
la Nación y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios
para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación,
de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopta la Junta Directiva
artículo octavo del Decreto 1777
establece las funciones de la Junta Directiva del
Archivo General de la Nación, ahora..... Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de
1995 y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística
a nivel nacional”.
Que se hace necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevención de deterioro
de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
ACUERDA:
ARTICULO 1: Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que
a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a
menudo produce consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento
del material.