Экономист

Полезное

Организационная схема компании Восток

Ссылка на орг схему

d

Термины

1. Критерий входа - это то, с чего начинается процесс
2. Критерий выхода - это заверение процесса
3. ЦКП (ценный конечный продукт) - результат процесса
4. Декомпозиция - метод, заменяющий решение одной большой задачи решением ряда меньших задач. Декомпозиция позволяет анализировать бизнес-процессы, раскладывая их на процессы, в которых можно увидеть конкретные взаимосвязи, петли и т. д.

Аббревиатуры

1. РО - Руководитель отдела
2. РП - Руководитель подразделения
3. ЗРС - Завершенная работа сотрудника
4. ЗВС - Заявка на выделение средств
5. ОР - Отдел Развития
6. ОС - Отдел Сервиса
7. МАП - Менеджер активных продаж
8. СДО - Система дистанционного обучения
9. ЛС - Личные сообщения
10. ЗП - Заработная плата
11. РКО - Расходный кассовый ордер
12. ТК РФ - Трудовой кодекс Российской Федерации

Ссылки

Программы

Сайт компании Восток

Калькулятор расчета отпускных

Обучение

Платформа SDO

a

Презентация по входу в СДО

Видео - обучение по входу в СДО

Регламенты

Инструкция по работе с журналом заявок

Таблицы для работы

Контакты сотрудников

Журнал заявок

Таблица бюджет

Ведомость по фот

Отчеты

Протокол ЗРС

Управленческий отчет

Чаты в скайпе

Ссылка на чат "Планы 22"

a

Ссылка на чат "Команда менеджеров"

a

Формирование годового бюджета расходов и доходов (раз в год)

Критерий входа

Конец текущего года

Цель

Сформировать бюджет расходов и доходов по отделам компании на будущий год

Процесс

1. Аналитика предыдущего года (сбор данных с отделов) - срок декабрь

Таблица бюджет

2. Составить бюджет на будущий год с учетом аналитики прошлого года

3. Согласовать бюджет с Директором компании

4. Представить бюджет всем отделам

5. Осуществлять контроль за ДДС согласно бюджету дохода и расхода (ежемесячно) и передавать данные об отклонениях Директору (накопительно с начала года)

6. При необходимости корректировать бюджет

ЦКП

Годовой бюджет расходов и доходов на будущий год сформирован в срок

Статистика

KPI

По горизонтали период, по вертикали сумма отклонения от плановых показателей расходов (ДЕЛЬТА)

Вывести на РС Экономиста и Директора в КСУ

Критерий выхода

Годовой бюджет расходов и доходов на будущий год предоставлен всем отделам компании

Тест по функции "Формирование годового бюджета расходов и доходов"

Ссылка

a

Аналитика товарных остатков (еженедельно)

Критерий входа

Должностная обязанность

Цель

Актуальные остатки на складе

Процесс

1. Сбор данных товарных остатков по сегментам в 1С

Зайти в 1С - Сформировать отчет по остаткам:

Склад и доставка - Отчеты по складу - Ведомость по партиям

2. Аналитика товарных остатков согласно лимиту склада

Лимит склада

\\dc\public\9.ЭКОНОМИКА\Светлана

Таблица Аналитика остатков товарных запасов

3. Если выявили отклонения необходимо организовать товарный совет

ЦКП

Товар на складе не превышает лимит

Критерий выхода

Отклонения устранены

Статистика

Складские запасы

По горизонтали период, по вертикали сумма товарных запасов по группам и сегментам

Тест "Аналитика товарных остатков"

Ссылка

a

Заполнение Управленческого отчета (раз в месяц)

Критерий входа

Должностная обязанность

Цель

Выявить финансовый результат по фирме (доход)

Процесс

1. Открыть отчет

Ссылка

2. Сформировать отчеты в программе 1С:

Из программы 1С8

Доходы и расходы:

Финансовые результаты контроллинг - Отчеты по финансовмуму результату - Доходы и расходы предприятия - Сформировать

Из программы 1С7

Поступления услуг:

Сформировать отчет по поступлению услуг

3. Заполнить отчет согласно данным из 1С по статьям доходов и расходов

Как в процессе контролировать расходы и доходы чтобы соблюсти маржу??? - Предложения от ТСН

еженедельно при поступление оперативных данных от отделов продаж должен корректироваться расходный бюжет

4. Отправить отчет в лс в скайпе Директору с пометками об отклонениях

ЦКП

Актуальные данные по доходам и расходам компании отражены в отчете своевременно (не позже 10 числа следующего месяца)

Статистика

KPI

Контроль

Дельта между доходами и расходами (чистая прибыль)

Выведена на РС Директора и Экономиста

Критерий выхода

Отклонения найдены и переданы Директору с вариантами решений

Тест "Заполнение упр. отчета"

Ссылка

a

Оформление сотрудников на работу

Критерий входа

Новый сотрудник

Цель

Оформить сотрудника по ТК РФ (срок от 1 до 3 дней)

Процесс

1. РО пишет ЗРС Директору на согласование официального трудоустройства

2. Получить от РО согласованное ЗРС в КСУ

2. Взять копии документов у сотрудника

Трудовая

Снилс

ИНН

Паспорт

Документ об образовании

3. Попросить сотрудника написать завление о приеме на рабтоту

Образец

4. Занести сотрудника в базу 1С бухгалтерия

5. Создать документ о приеме на работу в 1С бухгалтерия

6. Распечатать приказ о приеме на работу

7. Получить подпись сотрудника на приказе

8. Создать и оформить трудовой договор

Шаблон на паблике

\\dc\public\8.БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ\_БУХГАЛТЕРИЯ\Кадры\Трудовые договора ПКП

9. Распечатать и подписать у сотрудника

10. Создать отчет для отправки в Пенсионный фонд о приеме сотрудника на работу через портал электронной сдачи отчетности

Отчет: СЗВ - ТД

11. Получить в портале протокол с положительным ответом

ЦКП

Сотрудник оформлен на работу в компанию по ТК РФ

Статистика

KPI

Оформление сотрудников в срок

Критерий выхода

Получен протокол с положительным ответом

Тест "Оформление сотрудников на работу"

Ссылка

a

Выдача и начисление заработной платы/отпускных сотрудникам

Критерий входа

Отпуск сотрудника

ЗП (15 и 30 число)

Цель

Выдать заработную плату и отпускные сотрудникам

Процесс

Выдача

Аванс (30 число)

1. Рассчитать аванс из оклада за первую отработанную половину месяца (не позднее 3 дней до выдачи)

2. Выдать аванс сотруднику

ЗП (15 число)

1. Собрать мотивационные карты сотрудников до 7 числа

переделать регламент

спросить регламент у ААН

2. Проверить мотивационные карты на соответствие данных не позднее 14 числа

3. Выдать деньги сотруднику согласно мотивационной карте

Отпускные

1. Рассчитать отпускные с помощью калькулятора отпускных

Калькулятор

2. Распечатать данные, подшить к заявлению на отпуск

3. Выдать отпускные сотруднику

ЦКП

Заработная плата и отпускные сотрудника выданы в срок согласно мотивационной карте

KPI

Выдача ЗП в срок

Критерий выхода

ЗП выдана сотрудникам

Тест "Выдача и начисление зп/отпускных"

Ссылка

a

Зарплатная касса

Критерий входа

Выдача ЗП сотрудникам

Цель

Занести данные по расходам в расходный кассовый ордер

Процесс

1. После выдачи ЗП, необходимо внести данные в 1С7 в РКО (расходнный кассовый ордер по выданной зп/аванса/отпускные/больничные на каждого сотрудника)

2. Создать РКО в 1С7

3. Сверить остаток по программе с физическим остатком

4. В гугл таблице занести данные в общую ведомость по ФОТ и отправить ссылку на таблицу с комментариями Директору

Ссылка

ЦКП

Данные по расходам внесены в расходный кассовый ордер и в общую ведомость по ФОТ во время, отчет отправлен Директору не позднее 20 числа следующего за отчетным месяца

Критерий выхода

Отчет (ссылка на таблицу) отправлен Директору

KPI

Отсутствие недостач

Тест "Зарплатная касса"

Ссылка

a

Создание и коррекция мотивационных карт сотрудников

Критерий входа

Запрос от РО

Цель

Создать или скорректировать мотивационные карты сотрудников по запросу

Процесс

1. Получить от РО ТЗ на мотивационную карту

Сделать форму ТЗ

оклад, кпи, бонусы

2. Создать карту согласно ТЗ в течении 1-ой недели

Примеры

ОР

\\dc\public\9.ЭКОНОМИКА\МОТИВАЦИОННЫЕ КАРТЫ МАП с октября

ОС

\\dc\public\5.ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ СЕРВИС ОПТОВЫХ ПРОДАЖ\ОТЧЕТЫ\ЗАРПЛАТЫ СЕРВИС

магазин

\\dc\public\6.РОЗНИЦА И АУТСОРСИНГ\ЗАРПЛАТА 2020

снабжение и склад

\\192.168.168.205\public\10.ЗАКУП\ОТЧЕТЫ\ЗАРПЛАТА\ЗПЛ 2022

3. Согласовать карту с РО в течении 2-ой недели

4. Протестировать карту на соответствие финансовых показателей в течении 1-3 месяца

5. Корректировать карту по запросу РО в течении 1 недели

ЦКП

Мотивационные карты сотрудников созданы и скорректированы в срок

Критерий выхода

Карта согласована и представлена РО

Статистика

KPI

Создание мотивационных карт по запросу в срок

Сделать отчет в КСУ по просроченным задачам

Тест "Создание и коррекция мотивационных карт сотрудников"

Ссылка

a

Передача отчетности по штату в гос.органы

Критерий входа

Должностная обязанность

Цель

Сдать отчетность в гос. органы в срок

Процесс

Ежемесячный отчет (срок 1 день)

Создать отчет СЗВ - М в программе 1С бухгалтерия

Данные о сотрудниках (ФИО, ИНН, СНИЛС) - те кто устроен официально

Отправить в портале Пенсионного фонда России

Получить положительный протокол в портале

Квартальные отчеты (срок до 10 дней)

Создать в 1С отчеты с данными о сотрудниках:

4 ФСС

6 НДФЛ

РСВ

Отправить отчеты в Пенсионный фонд России, фонд соц страхования, в налоговую инспекцию по телекоммуникационным каналам связи (электронная сдача отчетности)

Получить положительный протокол

ЦКП

Сданные отчеты в гос. органы в срок

Критерий выхода

Отправлено уведомление Директору в КСУ о своевременной сдаче отчётности

KPI

Исполнение процедур в срок

Тест "Передача отчетности по штату в гос.органы"

Ссылка

a

Организация работы в программе 1С (тех поддержка)

Критерий входа

Служебная записка на подключение к 1С от РО

Запрос от менеджеров/РО

Цель

Организовать работу сотрудника в программе 1С8

Процесс

1. Получить служебную записку на создание пользователя от РО

2. Создать пользователя в 1С с правами по должности

3. Отправляем РО логин и пароль

4. Консультировать пользователей по запросу

5. Сделать учебные материалы по запросу

ЦКП

Работа сотрудника в программе 1С8 организована

Критерий выхода

Работа в программе 1С8 настроена

KPI

Исполнение заявок в журнале срок

Тест "Организация работы в программе 1С (тех поддержка)"

Ссылка

a

Создание статистик

Критерий входа

Запрос на создание статистики в КСУ

Цель

Создать статистику согласно запросу

Процесс

1. Принять запрос в журнале заявок

Ссылка

Инструкция по работе с журналом

Форма тех задания для создания статистик

2. Если не хватает данных, необходимо запросить их у заказчика в течении 1 дня

Срок создания для простых статистик не более 3 дней

Срок создания для сложных статистик не более 2 недель

3. Создать статистику согласно заявке

Инструкция по созданию статистик в КСУ

\\dc\public\1. ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛА\1 ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ\КСУ Инсайт внедрение

4. Разместить статистку на РС заказчика

Инструкция

\\dc\public\1. ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛА\1 ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ\КСУ Инсайт внедрение

5. Предварительно презентовать статистику заказчику

6. Если статистика согласована, то провести мини обучение под запись в Skype (5 мин) как работает статистика с и где она находится

7. Сохранить видео на гугл диск Востока

Ссылка на папку

8. Не более 3 дней заказчик должен попрактиковаться в использовании статистики и если все понятно, заказчик должен отметить задачу как выполненную в журнале заявок

ЦКП

Статистика создана и презентована заказчику в срок

Критерий выхода

Заказчик принял исполненную задачу (галочка в журнале)

Статистика

KPI

Отсутствие просроченных задач по созданию статистик

Тест "Создание статистик"

Ссылка

a

Инвестирование Краснодарский край

Критерий входа

Поручение директора

Оплаты кредитов

Цель

Выполнить поручение от директора

Процесс

Поручение директора

Сбор информации, занесение, предоставление информации об объектах

Таблица

Оплаты кредитов

1. Открыть таблицу и посмотреть сроки и сумму оплат по кредиту

2. Оповестить сотрудника об оплате и выдать денежные средства под подпись

ЦКП

Во время занесённые и предоставление данные для директора

Критерий выхода

Таблица заполнена

Тест "Инвестирование Краснодарский край"

Ссылка

Экономическая аналитика по запросам (не менее 1 недели)

Критерий входа

Запрос на предоставление данных или анализ данных

Цель

Провести анализ, сформулировать выводы и решения

Процесс

1. Принять запрос в журнале заявок

Ссылка

Инструкция по работе с журналом

2. Если не хватает данных, необходимо запросить их у заказчика в течении 1 дня

3. Создать форму таблицы и согласовать ее с заказчиком

4. Собрать данные и внести их в таблицу

5. Проанализировать данные согласно запросу

6. Отправить в Skype данные заказчику с вариантами готовых решений

7. Получить корректировки и исправить анализ

8. Отправить окончательный вариант анализа

ЦКП

Проведенный анализ, предложены варианты решений

Критерий выхода

Заказчик принял исполненную задачу (галочка в журнале)

Статистика

KPI

Отсутствие просроченных задач по экономической аналитике

Тест "Экономическая аналитика"

Ссылка

a

Проставление квот в начале периода (планы) - ежемесячно

Критерий входа

Новый месяц

Цель

Проставить квоты по отделам

Процесс

Зайти в отчет на гугл диске Востока - лист 2

Список отчетов и квот для проставления в начале месяца

Собрать данные из отчета и перенести их в 1С

ЦКП

Квоты проставлены в срок

Критерий выхода

Квоты проставлены в срок

Планирование/Отчетность

Критерий входа

Должностная обязанность

Цель

Отчитаться о выполнении плана

Процесс

Годовая

1. Создать план на год (сентябрь-октябрь)

2. Декомпозировать план по задачам по месяцам

3. Согласовать план с РО

4. Защитить план:

Создать презентацию по плану

Презентовать ее на совещании РО

5. В течении года ежемесячно сверяться с поставленным планом на год, при отклонении написать ЗРС директору с решением

Ежемесячная

1. Спланировать месяц в отчете "Ход проектов" по задачам и проектам в соответствии с планом года, не позднее 2 числа каждого месяца

Ход проектов

2. При необходимости внести корректировки и согласовать план месяца с РО

3. Заполнить факты по задачам и проектам 30-31 числа каждого месяца

Еженедельная

1. Сформировать в недельном плане квоты по показателям

решить в каком формате

2. В течении недели выполнять заданные показатели

3. В четверг заполнить отчет по выполненным квотам

4. Отправить отчет/скрин отчета РО

Ежедневная

1. В конце рабочего дня написать РО в личные сообщения краткий отчет по форме

2. Получить обратную связь от РО по отчету

ЦКП

Выполненные планы на 100% по всем показателям

Критерий выхода

В срок сданные планы/отчетность

Тест "Планирование/отчетность"

Ссылка

a

Мотивация

Критерий входа

Постановка плана на месяц

Цель

Поставить план на месяц и согласовать с директором

Процесс

1. Инициировать показатели (KPI) и внести их в свою мотивационную карту. Самостоятельно сделать предложения по целям и согласовать с фин. директором

мотивационная карта прикрепить

2. Перенести показатели из мотивационной карты в задачи месяца в ход проектов

Ход проектов

3. В конце месяца вписать факт выполнения показателей в мотивационную карту

4. Заполнить факты по KPI из Хода проектов не позднее 3 числа следующего месяца и отправить фин. директору на проверку

ЦКП

Согласованный план на месяц

Критерий выхода

Согласованный план на месяц

ИПР

Критерий входа

Рост сотрудника

Цель

Повысить квалификацию сотрудника

Процесс

Пройти ежегодную аттестацию на профессиональные компетенции, способности и навыки

Пройти беседу с РО по результатам аттестации

Создать с РО план развития проф компетенций и способностей на год

ЦКП

подтема

Критерий выхода

подтема

Карьерный рост

Бланк карьерного роста