ENTREPRISE PRIVEE

Définition

L'inventaire des licences d’exploitation et des autorisations administratives est une liste détaillée de toutes les licences, permis, et autres autorisations que l'entreprise doit obtenir pour fonctionner légalement.

Procédure

- Identification des licences et autorisations requises

- Rassembler tous les documents relatifs aux licences et autorisations déjà obtenus.

- Créer un registre ou une base de données pour enregistrer toutes les informations sur chaque licence et autorisation

- Mettre en place un calendrier de suivi pour les renouvellements des licences et autorisations.

- Assigner des responsabilités pour le suivi des échéances et la demande de renouvellement en temps opportun.

- Définir des politiques d'accès pour garantir que les documents sont accessibles aux personnes autorisées, notamment lors des audits ou des inspections.

Destinataires

La Direction Générale , la responsables de département , le service juridique , le service de conformité/risk management , le responsable des opérations , les auditeurs internes et externes mais aussi le service administratif

Définition

Les contrats internes formalisent les relations et les obligations entre les différentes divisions ou équipes d'une entreprise.

Procédure

Les contrats sont négociés entre les parties internes concernées avec l'aide du service juridique .

Après la signature les contrats sont archivés dans un système de gestion interne des documents, et leur mise en œuvre est suivie par les responsables concernés.

- Les contrats internes peuvent être révisés régulièrement pour s'assurer qu'ils restent pertinents et adaptés aux besoins de l'entreprise.

Destinataire

Les départements concernés , le service juridique , les ressources humaines et la direction générale

Définition

Elle régit l'utilisation des systèmes, réseaux, et données pour garantir la sécurité, la confidentialité, et l'efficacité des ressources informatiques.

Procédure

Création par le service informatique pour encadrer l'accès, l'utilisation des équipements, et la gestion des données.

Approbation par la direction.

Diffusion aux employés via intranet ou sessions d'information.

Suivi de l’application des règles et gestion des incidents de sécurité.

Révision régulière en fonction des nouvelles menaces ou technologies.

Destinataires

Tous les employés

Définition

C'est un document destiné aux employés qui fournit des instructions sur l'utilisation des outils, logiciels, systèmes ou équipements internes.

Procédure

Rédigé par le service technique ou informatique, pour guider les employés dans l’utilisation des systèmes.

Approbation par les responsables concernés (informatique, RH, etc.).

Mise à disposition des employés via l'intranet ou en version imprimée.

Révisions régulières pour refléter les changements dans les systèmes ou procédures internes.

Destinataires

Tous les employés

Définition

C'est un ensemble de procédures visant à garantir la continuité des opérations informatiques en cas de sinistre, panne, ou cyberattaque.

Procédure

Créé par l’équipe informatique pour identifier les risques, définir les systèmes critiques, et établir des plans de secours.

Approbation par la direction et les équipes de gestion des risques.

Réalisation régulière de tests pour vérifier l’efficacité du plan.

Révision périodique en fonction des nouveaux risques ou évolutions technologiques.

Destinataires

Équipe informatique , la Direction générale , les responsables des services critiques et les auditeurs

Définition

Ce sont des fichiers enregistrant l'activité des systèmes informatiques et permettant de surveiller et d'analyser le fonctionnement des systèmes pour identifier les anomalies

Procédure

Automatisée par les systèmes pour enregistrer les événements critiques.

Les logs sont conservés dans un espace sécurisé avec accès restreint.

Les équipes IT analysent les logs pour détecter les incidents ou anomalies.

Les logs sont archivés selon une politique de rétention pour une durée définie.

Les paramètres de collecte peuvent être ajustés selon les besoins.

Destinataires

Équipe informatique , les administrateurs systèmes , les auditeurs et la sécurité informatique

Définition

Les PV sont des documents écrits qui capturent les points clés discutés, les décisions prises, les votes, et les actions à entreprendre suite à une réunion

Procédure

la rédaction premièrement

La validation car il est souvent révisé et approuvé par les participants de la réunion

la distribution aux participants de la réunion et aux autres parties prenantes concernées une fois validé

il y a l'archivage car les PV sont conservés dans un système de gestion documentaire interne.

Destinataires :

Les participants de la réunion , la direction générale , les chefs de département/équipes , le service juridique ou conformité et les auditeurs internes.

Définition

Les procédures de sécurité sont des directives établies pour protéger les personnes, les biens, et les données de l'entreprise.

Procédure

Évaluer les dangers potentiels.

Créer des instructions claires pour chaque risque.

Former les employés sur les procédures.

Intégrer les procédures dans les opérations quotidiennes.

Réviser régulièrement les procédures.

Prévoir des réponses aux incidents.

Destinataire

Tous les employés

Définition

Ce sont des règles et directives établies pour réguler le comportement des employés, standardiser les pratiques de travail, et assurer la conformité aux lois et aux valeurs de l'organisation.

Procédure

Rédaction par la direction et les services concernés pour couvrir divers domaines (RH, sécurité, éthique).

Validation par la direction générale.

Diffusion aux employés via réunions, intranet, ou manuels.

Sessions pour s'assurer que les employés comprennent et respectent les politiques.

Révision périodique pour rester en phase avec les évolutions légales ou organisationnelles.

Destinataires

Tous les employés

Prévisions budgétaires

Définition

Les prévisions budgétaires anticipent les revenus, dépenses, et flux de trésorerie de l'entreprise

Procédure

Analyser les données passées pour identifier les tendances et établir des hypothèses .

Estimer les revenus et dépenses en tenant compte des contraintes et objectifs de l'entreprise.

Soumettre les prévisions aux responsables concernés pour validation.

Rédiger le rapport de prévisions budgétaires et le présenter à la direction pour approbation.

Comparer régulièrement les performances réelles aux prévisions et ajuster si nécessaire.

Destinataires

La direction générale , la direction financière le comité de gestion et les responsables de département

Définition

Le tableau de bord est un outil de gestion qui regroupe les indicateurs clés de performance d'une entreprise.

Procédure

Rassembler les KPI auprès des services concernés.

Identifier les tendances et écarts, puis transformer les données en visualisations claires.

Intégrer les nouvelles données régulièrement dans le tableau de bord.

Partager avec les destinataires concernés.

Destinataires

La direction générale, les responsables de départements, le conseil d'administration et l'équipe opérationnele

Définition

Il organise les tâches , en définissant les activités, les ressources nécessaires, les délais, et les responsables pour assurer une exécution efficace des opérations.

Procédure

Identifier les buts à atteindre pour la période couverte par le planning.

Lister les tâches nécessaires, définir les délais, et assigner les responsabilités.

Identifier et allouer les ressources .

Surveiller l'avancement des tâches et ajuster le planning en fonction des imprévus ou des changements.

Destinataires

La Direction générale , les Directeurs et responsables de département , les Chefs de projets et les équipes opérationnelles

Définition

Il organise les interventions pour assurer le bon fonctionnement des équipements et infrastructures.

Procédure

Recenser les équipements nécessitant une maintenance.

Déterminer les tâches à réaliser, les dates, et les responsables.

Assigner les techniciens et le matériel nécessaire.

Contrôler l’exécution des tâches et ajuster le planning

Destinataires

La Direction technique, les responsables de maintenance , les techniciens et les opérateurs

Définition

L'inventaire est une liste détaillée des documents utilisés dans les opérations quotidiennes d'une entreprise

Procédure

Faire une liste des types de documents qui doivent être inclus dans l'inventaire

Classifier les documents selon sa méthode choisie.

Créer un registre ou une base de données centralisée où sont enregistrées toutes les informations pertinentes sur chaque document

S'assurer que les documents sont sécurisés en fonction de leur niveau de confidentialité.

Définir des politiques d'accès

Destinataires

La Direction Générale , le responsable de département , l'équipe de conformité/ risk management , l'équipe informatique , l'auditeurs internes et le personnel administratif