GENERALIDADES DEL ARCHIVO
Historia
Conjunto de documentos almacenados en algún medio
Ayudar en la recuperación y archivo de la documentación.
que la búsqueda, localización e identificación de un documento sean llevadas con éxito.
Objetivos
Organizar, localizar y consultar en forma rápida, fácil y segura
Conservar las fuentes históricas
Acelerar su guarda
Registrar datos útiles
Clases
Estructura
Centralizada
Una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación.
Toda la documentación de pequeña empresa.
Documentos de consulta de la grande y mediana empresa
Descentralizado
Funciona repartido entre las diferentes dependencias o departamentos de una institución.
Archivos técnicos de personas y confidencial
Para oficinas que funciones en diferentes locales o regiones
Usos
Activo
Satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
Para documentos actuales y anteriores que estén en trámite
Semi-activo
Representa el cambio de documentación en intervalos determinados para su consulta esporádica.
Para conservar documentos que serán consultados una o dos veces al año.
Permanente
Comprende el traspaso definitivo para su conservación perpetua.
Para conservar documentos por largos periodos de tiempo de acuerdos o disposiciones.