GESTIÓN DOCUMENTAL
Ventajas
y
Desventajas
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Mejor Organización
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Su elaboración incluye procesos tradicionales
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Genera confianza, Costos pueden ser diversos
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Es fundamental en el manejo y tratamiento de la información
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Enfoque digital, mejora calidad
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Fácil exportación
Mejor Administración de recursos informativos
Uso de aplicaciones diversas
Propósito
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Contar con los formatos adecuados
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Identificar y proteger información vital
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Mejorar la gestión de los procesos
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Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo
.
Evaluar la gestión documental
Enfoques
POR SU NATURALEZA
ENFOQUE CLÁSICO
IMPORTANCIA
Dejar Constancia
Simplificación de Trabajo
ANÁLISIS
Dimensiones de formularios
Duplicación de formas
Exceso de formularios
Formularios para trámites no necesarios
FUENTE DE INFORMACIÓN
Uso interno
Diseñadas para presentación de resultados
Producto de un consultor externo
Uso Comercial
Autoridad Normativa, uso interno, uso de acciones
Propuestas de fabricantes
REQUERIMIENTOS DE USO
INTERNOS
Instrumento Juridico
Pautas dictadas por órganos de gobierno
Desagregación de funciones
Determinación de objetivos y programas
Definición de procesos
Proceso de toma de decisiones
Traducción en procedimientos
EXTERNOS
Cambios del entorno
Decisiones de globalización de entidad
Pactos, convenios nacionales e internacionales
Atención a demandas de clientes o proveedores
DISEÑO
ELEMENTOS FUNCIONALES
Identificación
Logotipo
Título
Fecha
Número de hoja
Orden de los componentes
Secuencia de datos
Flujo del trabajo
Cuerpo
Instrucciones al pie
CONDICIONES PARA SU LLENADO
MANUAL
MÁQUINA
CLASES DE FORMULARIOS
Línea
Formulario sencillo
Columnas
Contiene columnas y reglones para su llenado
Se usa cuando los datos son afectados por varios datos fijos
Casillas
Se utiliza para formularios con información excesiva
Combinado
Incluye más de una alternativa de presentación
Visualización
Fácil comprensión
Unidad
Trazo homogéneo
División Modular
Orden y estandarización
Agrupación y jerarquización
Saturación
Movimiento
Ritmo
Imagen residual
Claridad
Distribución correcta y accesble
ELEMENTOS MATERIALES
Papel
Materia prima base
Tintas y carbones
Elementos complementarios
Presentación
Estructura y funcionalidad
ALTERNATIVAS PARA ELABORACIÓN
Offset
Mimeógrafo
Linotipo
Fotograbado
Rotograbado
Máquina
Computadora
RECURSOS DE APOYO
Programación orientada al objeto
Cliente/Servidor
Intercambio electrónico de datos
Correo electrónico
Blog
Multimedia
Redes
ENFOQUE DIGITAL
Reduce los costos de captura manual
Comprime los tiempos
Aumenta la calidad de los datos
HERRAMIENTAS
Alta de documentos
Búsqueda de documentos
Navegación de documentos
Administración de Usuarios
Administración de alta/baja de carpetas o bibliotecas
Exportación CD
Exportación/grabación
Importación CD
Indexación
Hojas de control
Estadísticas BD
Agenda
Mensajería Interna
VENTAJAS DE SU USO
Reducción significativa de los tiempos de respuesta
Reducción significativa del gasto de papel
Centralización de datos
Control del acceso a los datos
Búsqueda y localización inmediata de documentos
VENTAJAS POR CONCEPTO
Espacio
Tiempo
Seguridad
Transporte y envío de documentos
SISTEMAS DE APLICACIÓN
SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Combina la digitalización y la administración de documentos
Captura los formatos en papel o electrónicos
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINSITRATIVOS
Efectúa el seguimiento de los procesos administrativos
Detecta cuellos de botella
Agiliza la gestión administrativa
Diseña, ejecuta y audita procesos de flujos de trabajo
Implementa y conserva sistemas administrativos
SISTEMA DE ANÁLISIS DE EJECUTIVO DE DATOS
Tableros para el análisis de indicadores
Métodos de proyección
Modelos de tendencias
Semáforos y alarmas
Gráficas interactivas
Navegación flotante
Creación y administración de escenarios
SISTEMA DE BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN CORPORATIVA
Plataforma comprensiva para recuperar datos
Administra remota o localmente
Acciona la búsqueda en intranets, extranet y web site
Facilita su uso y escalabilidad
Incrementa la productividad
Acelera el manejo de documentos
Potencia las inversiones
Principios
ALMACENAMIENTO
Sitio físico (unos archivos documentales donde se guarda papel)
Sitio virtual (una base de datos en un servidor, un programa en la nube) con una base física (el hardware).
RECUPERACIÓN
Sistema para encontrar un documento dentro de un conjunto de documentos.
CLASIFICACIÓN
Factor clave que permite localizar con facilidad documentación
SEGURIDAD
Copias de Seguridad
CUSTODIA
Conservación obligatoria de algunos documentos durante un tiempo determinado
DISTRIBUCIÓN
Envió a determinadas personas, según se requiera
REGLAS DEL WORKFLOW
Proceso, recursos implicados que se requieren y siguen para la distribución del documento
CREACIÓN DE DOCUMENTOS
Registro de creación y modificaciones que se realicen a un documento
AUTENTIFICAR DOCUMENTOS
Sistema de autentificación; firmas difitales
Concepto
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Es una herramienta o medio de comunicación impreso
en un instrumento de reproducción gráfica que contiene
información fija y espacio para información variable.
Importancia
-
Repercute directamente en la fluidez y precisión con la que se
puede hacer frente a todos los asuntos relacionados con el
desarrollo de proyectos, procesos, funciones, instalación y operación de
sistemas y la definición de procedimientos relacionados con una
prestación de servicios o venta de productos eficaces.
Beneficios
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• Entender la forma en que la gestión documental facilita que la
información se comparta y aproveche con mayor eficiencia como un
recurso colectivo.
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Valorar la importancia que reviste la gestión documental para la puesta en práctica de las estrategias de negocio en tiempo real.
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Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la organización.
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Conocer los aspectos metodológicos necesarios para el manejo eficaz de la documentación en todo tipo de formato.
Objetivos
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Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de
la organización.
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• Identificar y proteger información vital.
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Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.
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Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
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Administrar eficazmente los recursos y sistemas destinados al
manejo de la información de la organización.
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Interrelacionar correctamente la gestión documental con la
estructura organizacional.
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Evaluar la gestión documental de la organización.
UTILIZACIÓN
USO NORMAL
No requiere de autorizaciones múltiples o estudios exhaustivos
CAMBIOS
Implementación de procesos de depuración, mayor contenido técnico
RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL
Operativamente
Forma Especializada
Nivel directivo
Unidades de apoyo técnico
unidades encargadas de la administración de los recursos
Instrumentos de Control
Cuestionario para el análisis de formularios
Catálogo de formularios
Tarjeta para control interno de formularios
Unidades de almacenamiento
METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO
Y CONTROL DE FORMULARIOS
DETERMINACIÓN DE LA FACTIBILIDAD DEL ESTUDIO
Contexto de aplicación que afecta
Recursos humanos con preparación técnica
Recursos materiales y tecnológicos de soporte
Programa de Trabajo
Autorización para efectuar el estudio
INVESTIGACIÓN
Recopilación de formularios
Clasificación
Procesos
Función
Unidad Administrativa
Denominación
Características Físicas
Cliente o usuario
ANÁLISIS DE FORMULARIOS
Fijación de prioridades
Tipo de organización
Número de unidades administrativas
Cantidad de empleados
Volúmen de productos
Elevado consumo de formularios
Examen
Consideraciones de tipo funcional
Identificación del formulario
Objetivo
Información que contiene
Estructura
Secuencia de datos
Tipo de formularios
Consideraciones de tipo material
Tamaño
Papel
Color de papel y tinta
Tipo de impresión
Carbonizado
Tipo de encuadernación
Número de copias
Diseño de formularios
Consideraciones de tipo funcional
Información básica
Título
Secuencia de datos
Espacios
Para rellenar a mano
Llenando a máquina
Número de copias
Clase de formulario
Consideraciones de tipo material
Papel
Medidas
Tintas
Numero de foliada
Tipo de letra
Carbones
Vocabulario
Márgenes
Encuadernación
Talón
Abanico
Juegos
Métodos de reproducción
Objeto de la impresión
Cantidad de formularios requeridos
Presentación
Costo
Equipo recomendable
Aspectos de visualización
Implementación
Prueba Piloto
Claridad del lenguaje
Facilidad de llenado
Ajuste de los formularios
Información que requieran mayor o menor espacio
Información que debe eliminarse y las razones de ello
Información que debe aparecer
Distribución del juego y justificación
Formulación de instructivos
Claro
Preciso
Conciso
Evaluación
Usuarios
Propósitos
Dónde, cuando y cuanto tiempo
Destino final
Control de Formularios
Clasificación de formularios
Formulación del catálogo de formularios
Control sobre la creación de formularios
Correcta distribución de espacios, facilidad de llenado
Adecuada elección del tipo de impresión
Influencia que ejerce
Efecto esperado
Beneficios que reportan
Control sobre reimpresión de formularios
Control de los formularios en el almacen
Formulación de un programa de abastecimiento
Conocimiento de las necesidades
Comunicación eficaz
Existencia de un sistema de información
Pronta atención de las requisiciones
Preguntas de apoyo para el análisis, diseño y control de formularios
Encabezado
Datos Fijos
Codificación
Identificación de las copias
Datos variables
Estructura del formulario
Tamaño
Tipo de papel
Color
Tipografía
INDICADORES
CUALITATIVOS
Grado en que imprimen
Modo en que racionaliza
Manera en la que fomenta
Medida en que constituyen un medio para imprimir
CUANTITATIVOS
Total de formularios utilizados/
Total de formularios programados
Formularios utilizados/
Monto del presupuesto para papelería
Estudios de gestión documental realizados/
Total de estudios autorizados
Personal responsable del sistema de gestión documental/
Total de personal
Personal capacitado para operar el sistema de gestión documental/
Total de personal asignado al sistema
Costo del sistema de gestión documental/
Presupuesto asignado a sistemas
Estrategias corporativas/
Sistemas de gestión documental
Estrategias de negocio/
Sistemas de gestión documental
Estrategias funcionales/
Sistemas de gestión documental