Herramientas internas de
Comunicación
Memoria de la organización
Es muy importante ya que este documento nos recuerda su historia y todas las cosas que tuvo que pasar , nos recuerda muchas eventos que dicha empresa o institución vivió.
Por ejemplo este documento de utiliza en :
✅ Universidades, colegios .....
✅Para hacerle honor a alguien importante.
✅Recordar la historia de una empresa o institución.
Cartas personales
La importancia de las cartas se centra en la posibilidad de comunicar de modo diferido, sin depender de un dispositivo o medio que conecte de manera simultánea al remitente y al destinatario.
Las cartas personales se usan para comunicar:
⭕ Para acompañar regalos de cumpleaños o de aniversarios, en los que se quiere expresar sentimientos.
⭕ Como evidencias de la historia o como fuentes de información del pasado.
⭕ Para documentos legales o laborales que requieren de un respaldo físico.
Anexos a la nómina
Este documento es importante dentro de una empresa, ya que ahí se lleva un control de todas las retenciones, por ley y adicionales, del salario de los empleados. De esta operación se obtiene la cantidad final que un trabajador recibirá y la que la empresa invertirá en un periodo determinado.
Por ejemplo se utiliza en estos casos :
🔵 Definir pagos y deducciones.
🔵 Dar de alta a nuevos empleados y clasificarlos según su tipo.
🔵 Definir peridos de pagos y calendarios.
Tablón de anuncios
Es un tablón de anuncios es vital para cada empresa, pues deja constancia de aquellas informaciones que son importantes para los trabajadores . Aparte de que se puede hacer un tablón físico y virtual y no se gasta mucho dinero , la verdad es que es una herramienta muy útil.
Se usa para informar:
☑ Acerca de cumpleaños o reuniones.
☑ Anuncios importantes.
☑ Normas y políticas de la empresa.
Buzón de sugerencias
El buzón de sugerencias es una propuesta importante e interesante. es una herramienta que permite conocer las distintas inquietudes y manifestaciones de los grupos de interés con el objetivo de fortalecer el servicio ofrecido y continuar en el camino hacia la excelencia
Usos:
➡️ Para presentar sus propuestas.
➡️ Dar recomendaciones e ideas.
➡️ Presentar quejas.
Resumen de prensa diario
Otro documento que tiene que tener todo empresa o institución. Este documento informa y entretiene a los empleados acerca de los diferentes temas.
Se usa para informar acerca sobre:
❎ Logros.
❎ Acontecimientos.
❎ Reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa.
Informe de la reunión
Es indispensable este documento porque por medio de él se oficializa todo lo que se habló en dicha información.
Hay que redactarlo para:
🟪 Para validar todo lo que se habló.
🟪 No hayan malentendidos.
🟪 Se cumpla todo lo que se dijo en la reunión.
Intranet
Gracias a la intranet, las organizaciones consiguen mejorar la comunicación interna y colaboración de los trabajadores a la hora de compartir información general, documentos y datos importantes, debido a que estos son compartidos a través de carpetas accesibles desde cualquier dispositivo u ordenador de la empresa.
Algunos ejemplo:
🟩 Mejorar la cultura de la empresa.
🟩 Comunicar objetivos e iniciativas de la empresa.
🟩 Creación y envío de formularios en línea.
Jornadas de puertas abiertas
Es muy importante porque da a conocer una marca o empresa desde dentro para aumentar el conocimiento sobre el público que se elija.
En caso de :
🟠 Aumentar las ventas.
🟠 Obtener popularidad.
🟠 Atraer nuevos cliente.
Revista interna
En empresa o institución
Las revistas internas son muy importantes porque actúan como una visión tangible y unificada de una empresa o marca que te puede servir para hacerte notar.
En las situaciones donde se sacan a relucir las revistas internas son:
⭕ Quieren dar noticias importantes sobre logros (certificaciones, metas obtenidas, equipos representativos, etc).
⭕ Informarán sobre algún evento o capacitación.
⭕ Cuenta como la empresa
Circular
Es importante porque dicta órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.
Las circulares se usan usualmente para comunicar:
✔Cambios de horarios.
✔Aplicaciones de encuestas.
✔Algún ascenso del personal.
Manual del empleado
El manual del empleado es importante tenerlo, porque es la clave para regular y ordenar los protocolos y normativas internas de la empresa. Es una herramienta fundamental a la hora de ejecutar y hacer cumplir órdenes e instrucciones del empresario.
El manual del empleado se usa con frecuencia en casos como:
🔴 Procesos disciplinarios.
🔴Evitar acciones legales como despidos injustificados.
🔴 Recomendaciones de seguridad laboral.
Manual de funciones de cada puesto
Es de gran importancia para la empresa que desea superarse, pues realiza ordenamientos de las actividades, deberes y responsabilidades de cada puesto
Este manual se aplica para :
🟢 Documentar los distintos puestos de trabajo.
🟢 Establecer o completar el organigrama.
🟢 Facilita la función de prevención de riesgos laborales.
Presentación
Es de importancia la presentación porque por ella conseguirás que tu audiencia te recuerde, conectarás con ellos emocionalmente, podrás posicionarte y distinguirte de la competencia, e, incluso, que tu audiencia te recomiende a otros clientes.
Hacer una presentación es indispensable para estas ocasiones:
▶️ Juntas de trabajo importantes.
▶️ Al querer presentar alguna propuesta.
▶️ Dar algún informe sobre algo.
Reuniones
Uno de los beneficios de estas juntas es que fomentan la participación y generan motivación entre los colaboradores de una compañía, ya que son tomados en cuenta para la toma de decisiones o para el planteamiento de soluciones, cuando así sea el caso.
Las reuniones se hacen para:
🔺️ Para informar a los empleados sobre la estrategia general y la dirección de la empresa.
🔺️Para elaborar una decisión sobre un determinado problema.
🔺️Investigación colectiva y desarrollo de planes de trabajo.
Eventos internos
Sirve para darnos a conocer como empresa o para presentar el servicio o producto innovador con el que salimos al mercado.
Se hacen eventos internos para:
🟨 Unir a los integrantes de dicha empresa.
🟨 Aumentar el compromiso y la motivación.
🟨 Mejora la reputación.
Manual de acogida o de inducción
Finalidad de fomentar la ágil integración del trabajador a la empresa.
Se utiliza para:
1️⃣ Dar la bienvenida al nuevo miembro a la plantilla.
2️⃣ Explicar la historia de la empresa y su por qué.
3️⃣ Dar a conocer los valores y la filosofía empresarial.