Teoría de la Macro Evalucación de los Documentos de Archivo

El Archivo General aplica una variante al modelo Canadiense, el cual se desarrolla en dos etapas.
a) La investigación del significado comparativo de las funciones del gobierno
b) Validación de los resultados obtenidos mediante la consulta a la comunidad interesada

Lo que cambia es que se evalúa cada ente por separado, dando prioridad a las necesidades del ente; se definen 9 indicadores u objetivos e individualizaron veinticinco funciones gubernamentales principales que estuvieran sujetas a una evaluación comparativa

Aplicaron el sistema de la escala descendente top Down, y así identificar los documentos que deberían ser conservados permanentemente

se realizan análisis de estructura y funciones del gobierno y así poder ubicar el contenido de los temas seleccionados

a) Procesos de policitas y administración del estado: documentos que fijan políticas y administración, ingresos, economía, relaciones exteriores y defensa, seguridad y administración de justicia; fijación y aplicación de políticas social y cultural

b) Interacción entre estado y los ciudadanos: documentos relacionados con las condiciones socio-demográficas: relaciones estado-individuos, comunidades y organizaciones no formales, la influencia del estado en el entorno particular

se desarrolló el proyecto MYDPs (multi year diposition plans o planes de descarte multi anuales)

identificar los documentos más importantes para su respectiva conservación

se establecieron cuatro niveles de instituciones y se fijaron reglas para la conservación, eliminación y muestreo

Se decidió que los documentos tenían un valor permanente y se incluyeron todo tipo de documentos, en todos sus soportes

acumulación de los documentos y un retraso calculado en 40 años en el tratamiento documental

se creó el método “PIVOT

los documentos que produjo no deben ser conservados permanentemente, de esta manera de propusieron reducir un 95% de sus archivos.

Hacia 2003 el archivo nacional decide modificar el proyecto e incluir algunas mejoras, tales como el análisis del valor informativo y el estudio histórico de la sociedad holandesa

En sus inicions era una labor neta del administrador o dada al criterio del archivista

para Manuel Vázquez, los oficinistas perdian las ganancias en la venta del papel, por lo que archivistas e historiadores intervinieron para salvar documentos con valor secundario

Antonia Heredia, considera que la evaluacióncobra gran progragonismo por depender de ella la solucion al terrible problema que no es solo de volumen documental sino de volumen de información

Analisis Documental, analizar cada tipo documental, caracteres internos y externos y asi definir las series

Evaluación sobre Bases Definidas conservar lo mas amplio posible, de infomracion registrada en documentos nacidos de gestión

Analisis de los Valores Primarios y Secundarios ligado a la función de pueba administrativa, legal o financiera

Evaluación Funsional: consiste en analisas las funsiones de gestion de la entidad

Evaluación Prgresiva: evaluar los documentos a lo largo del ciclo vital del documentos, se van eliminando los documentos de menor valor

surge en Canada en la decada de los 90

terry Cook: convinación entre la teoria, la estrategia y evaluar el universo funsional y estructural

sugiere a los archivistas ser especialmente sensibles al carácter politico y filosófico de cada uno de los documentos

Para realizar el proceso de macro evaluación, se deben tener en cuenta dos preguntas básicas que son: ¿Qué funciones (o actividades) deberían ser documentadas y quién tuvo algún motivo y la responsabilidad de crear un documento, qué tipo de documento sería y con quién se relacionaría esa persona para su producción?,