Mecánica del proceso administrativo: Planeación
PREMISAS
En la elaboración de un plan se puede tener certeza sobre la existencia de determinados eventos, mas no así de otros que afectarán su desarrollo; es necesario para ello, hacer uso de diversas suposiciones que permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro.
La premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.
Las premisas, de acuerdo con su naturaleza
Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en lo largo de los propósitos. Algunas de ellas son: variaciones en el capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de aquellos que los controlan (accionistas) y, a menudo, de los subordinados.
Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear. Las premisas externas pueden ser:
De carácter político:
°Estabilidad política del país.
°Sistemas de gobierno.
°Intervención estatal en los negocios.
°Restricciones a la importación y exportación.
°Relaciones internacionales.
De carácter legal:
-Tendencias fiscales:
º Impuestos sobre ciertos artículos o servicios.
º Forma de pago de impuestos.
º Exenciones de impuestos.
º impuesto sobre utilidades.
-Tendencias en la legislación:
º Laboral.
º Mejoramiento del ambiente.
º Descentralización de empresas en las zonas urbanas.
Económicas:
°Deuda pública.
°Fenómenos inflacionarios.
°Nivel de salarios.
°Nivel de precios.
°Poder adquisitivo de la población.
°Ingreso per cápita.
°Renta nacional.
°Producto nacional bruto.
°Inversión extranjera.
Sociales:
Crecimiento y distribución demográfica.
Movilidad de la población.
Empleo y desempleo.
Nuevas construcciones y obras públicas.
Alfabetización.
Sistemas de salubridad e higiene.
Técnicas:
°Rapidez de los avances tecnológicos.
°Cambios en los sistemas.
Otros factores:
Competencia.
Posición en el mercado.
Políticas de operación.
Cambios en la demanda.
Maquinaria y equipo disponibles.
Productividad e ingreso nacional.
Distribución del ingreso.
Fuentes de financiamiento.
Transporte
Comportamiento de los consumidores.
Programas de investigación, etc.
PRESUPUESTOS
El presupuesto es el instrumento de planeación fundamental de muchas organizaciones, dado que obliga a la compañía a realizar por anticipado una recopilación numérica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital, utilización de trabajo o de horas máquina trabajando.
Es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
PROGRAMAS
Son esquemas donde se establecen la secuencia de actividades especificas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Un programa es la mezcla de objetivos, metas, estrategias, políticas, reglas, asignaciones de trabajo, así como los recursos financieros, humanos y materiales requeridos para su cumplimiento; es por ello que son del tipo de plan más difícil de entender.
OBJETIVOS
Los objetivos son las metas a las que queremos llegar, son una declaración específica de los resultados que buscamos. Éstas tienen que ser consistentes e identificadas con el propósito fundamental que guía nuestros esfuerzos.
Estos deben ser cuantificables para que permitan medir el grado alcanzado. Deben tener una gran perspectiva de tiempo y ser ambiciosos además de factibles.
ESTRATEGÍA
Las estrategias son cursos de acción general, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas para superar al enemigo.
Estrategia se refiere a la forma en la cual competirá una empresa para posicionarse y expandir sus operaciones en el mercado.
Estrategia es el enfoque general de las acciones que se ejecutarán para alcanzar los objetivos.
NORMAS O REGLAS
En una empresa se determinarán una serie de normas (reglas) con el fin de normar la disciplina de todos sus miembros, y para ello dispondrá de un reglamento interior de trabajo, que debe ser formulado cumpliendo con las disposiciones legales que marca la Ley Federal de Trabajo para la validez de su aplicación.
M A N U A L
Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información, instrucciones, historia, organización, políticas o procedimientos de una empresa, lo cual se considera necesario para la mejor ejecución del trabajo.
Existen diferentes tipos de manuales, entre ellos:
+ Manual de bienvenida.
+ Manual de procedimientos.
+ Manual de organización.
+ Manual de políticas.
+ Manual de objetivos.
+ Reglamento Interior de Trabajo.
P O L Í T I C A S
Una política es:
Una decisión que se aplica a todas las situaciones similares además de ser una manera consistente de tratar a la gente.
Un lineamiento que facilita las decisiones en actividades rutinarias.
En su acepción más sencilla, una política es un enunciado que señala criterios guías para tomar decisiones.
PROCEDIMIENTOS
Son planes que describen detalladamente la secuencia de pasos que deben seguirse para ejecutar ciertas actividades de la manera más eficiente.
El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben de realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.
Los procedimientos determinan el orden lógico desde el punto de vista del tiempo, esfuerzo y costo para así realizar una serie de actividades.