SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

Dominio de la gestión administrativa que asegura la economía y la eficacia de las operaciones desde la creación, mantenimiento y utilización, hasta la afectación final de los documentos.

Primera edad: Forman el archivo de oficina.

Segunda edad: Forman el archivo Intermedio.

Tercera edad: Forman el archivo histórico.

Archivo de Gestión: Reúnen documentación con vigencia administrativa y jurídica, de uso continuo y que son usados para el ejercicio de las funciones.

Archivo Histórico: Responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad los documentos archivísticos que constituyen la memoria histórica de la institución productora.

Archivo Central: Gestión de documentos archivísticos y que permanecen en él hasta su destino final. Luego se envían al archivo Central.

Incorporación: Engloba las actividades relacionadas con el ingreso de un documento al sistema de gestión de archivo y comprende los siguientes subprocesos:

Recepción de documentos

Verificación contra la Tabla de Retención

Registro

Organización: Facilitar la localización de los documentos, proporcionando la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género. Subgeneros:

Clasificación

Signaturación y sellado

Ordenación

Descripción

Almacenamiento: Conjunto de acciones y medidas para garantizar un adecuado acceso, uso, mantención, protección y/o conservación de los documentos en el archivo.

Consulta de documentos: Comprende el derecho de acceder a las informaciones contenidas en actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos.

Transferencia: Proceso de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro del sistema, involucra el cambio de la custodia, la propiedad y/o la responsabilidad de los documentos de archivo. Dos tipos de transferencia:

Transferencia Primaria

Transferencia Secundaria